HubSpot

WebinarGeek biedt een integratie met HubSpot waarmee gegevens uit WebinarGeek direct in je HubSpot-CRM komen!

Dina avatar
Geschreven door Dina
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Nederlandse ondertiteling beschikbaar


HubSpot is een populair systeem voor inbound marketing en sales. Een belangrijk onderdeel van de HubSpot tools is het CRM-systeem, waarmee je producten en interacties tussen je bedrijf en klanten kan beheren. WebinarGeek biedt een integratie met HubSpot waarmee gegevens uit WebinarGeek direct in je HubSpot-CRM komen. Die kan je weer gebruiken om leads op te volgen of je contacten te segmenteren.

Ben je op zoek naar de documentatie over de eerste versie van de WebinarGeek & Hubspot-integratie? Klik dan hier.

Hoe werkt WebinarGeek samen met HubSpot?

Zodra je HubSpot is gekoppeld aan WebinarGeek, staat de basis al goed en profiteer je van de volgende mogelijkheden:

  • Al je webinarregistraties worden automatisch naar HubSpot verzonden of geüpdatet.

  • Al het kijkgedrag en alle acties van je webinarkijkers worden automatisch als events naar HubSpot verzonden. Denk hierbij aan polls, calls to action, vragen, evaluatieformulieren en uiteraard gegevens als kijktijd.

  • Elk contact in HubSpot krijgt van 2 WebinarGeek custom properties met de datum waarop je contact als laatst een webinar heeft bekeken en wanneer deze zich voor het laatst voor een webinar heeft aangemeld. Deze informatie kan je gebruiken om je contacten te segmenteren.

Activeer de integratie

Je kan WebinarGeek verbinden met HubSpot via de volgende stappen:

Stap 1: Klik Verbind op je integratiespagina

Ga naar ‘Account’ en klik op ‘Integraties’ om de integratiespagina te bezoeken. Klik vervolgens op de HubSpot-integratie en klik op ‘Verbind’. Je wordt doorgestuurd naar HubSpot waar je moet inloggen (als je nog niet ingelogd bent).

HubSpot verbinden met Webinargeek

Stap 2: Selecteer je HubSpot-account

Als je account is gekoppeld aan meerdere HubSpot-omgevingen, kies dan het juiste HubSpot-account.

Je HubSpot account selecteren

Stap 3: Sta WebinarGeek toe te verbinden met je HubSpot-account

WebinarGeek heeft toestemming nodig om je contacten te kunnen beheren. Zo kunnen we je HubSpot forms uitlezen om nieuwe webinarregistraties te verwerken. En kunnen we ook timeline events aanmaken voor webinaractiviteit. Ook hebben we informatie van je account nodig om te weten met welke account er een verbinding is gemaakt. Klik op ‘Grant access’ als je hiermee akkoord gaat. Je wordt daarna teruggestuurd naar WebinarGeek.

Webinargeek toestemming verlenen om toegang te hebben tot je HubSpot account

Stap 4: Je integratie is opgezet!

Als de verbinding succesvol is, maken we een standaard set met triggers voor je aan. Vanaf dit moment gaat de data al 2 kanten op voor nieuwe inschrijvers en activiteit. Je kan de triggers verder aanpassen of inrichten naar wens.

Een verbonden HubSpot integratie

Overzicht van events

Standaard maken we voor de koppeling een set triggers aan. Deze gebruiken de krachtige Timeline API van HubSpot om events te sturen met pakketjes informatie op basis van kijk- en registratiegedrag. We registreren hierbij de volgende events:

  • Nieuwe registratie
    Zodra iemand zich voor je webinar aanmeldt, wordt een contact aangemaakt of geüpdatet. Er wordt dan ook een event op de tijdlijn geplaatst met de informatie uit de aanmelding. Dit is de enige trigger die extra registratievelden naar HubSpot verstuurd, zoals land, telefoonnummer, enzovoort.

  • Nieuwe stem in poll
    Als iemand in een webinar op een poll stemt, vind je op de tijdlijn van de contact op welke poll de kijker heeft gestemd met welk antwoord in welk webinar.

  • Nieuw antwoord in quiz
    Als iemand tijdens een webinar een quizvraag beantwoordt, plaatsen we op de tijdlijn van de contact welk antwoord deze kijker heeft gekozen en of dit het juiste antwoord is.

  • Nieuwe call to action
    Als iemand op je call to action klikt, deze invult of via de call to action naar een andere website gaat, dan wordt dit geregistreerd.

  • Nieuwe kijker
    Als iemand je webinar heeft bekeken, wordt de kijkinformatie en het feit dat iemand heeft gekeken gesynchroniseerd. Dit geldt ook voor de replay als er niet live is gekeken.

  • Nieuw evaluatieformulier
    Als iemand het evaluatieformulier van je webinar invult, worden de vragen en antwoorden naar je HubSpot verzonden.

  • Nieuwe webinar vraag
    Als iemand je webinaropname kijkt (replay, automated of on demand), en je hebt de vragenbox aan staan, dan worden gestelde vragen naar je HubSpot verzonden.

  • Toetsing geslaagd

    Triggered nadat een kijker geslaagd is voor de toetsing van je webinar.

Let op! HubSpot werkt alleen met data en niet met tijden, waardoor je altijd de start van de dag in de UTC tijdzone zal zien bij datum velden in de tijdlijn.

Voorbeeld van de gegevens van een ingevuld WebinarGeek evaluatie formulier in HubSpot

Let op! Soms moet je de WebinarGeek-integratie in je tijdlijnfilters inschakelen om de gebeurtenissen te zien verschijnen, zoals in de onderstaande screenshot.

HubSpot tijdlijnfilters met Webinargeek integratie ingeschakeld

Contact properties

Zodra er een event binnenkomt, maken we een WebinarGeek ‘contact group’ aan binnen je HubSpot contact. Hier slaan we de volgende gegevens op:

  • Last registered webinar date
    De datum en tijd van het meest recente webinar waar iemand zich voor geregistreerd heeft.

  • Last registered webinar name
    De naam van dit webinar.

  • Last viewed webinar date
    De datum en het tijdstip waarop iemand voor het laatst een webinar bekeek.

  • Last viewed webinar name
    De naam van dit webinar.

  • Last registered webinar local datetime: De datum en tijd van het laatste webinar waarvoor het contact zich heeft geregistreerd, weergegeven in de datum en tijdzone van die inschrijving.

  • Last registered webinar link: De unieke kijklink voor die inschrijving, van het laatste webinar waarvoor diegene zich heeft geregistreerd.

  • Last registered marketing optin: Of het contact wel of niet toestemming heeft gegeven voor marketing campagnes bij het laatste webinar waar ze zich voor geregistreerd hebben.

  • Last registered webinar source: De aangepaste link die het contact heeft gebruikt bij het laatste webinar waar ze zich voor geregistreerd hebben.

De HubSpot contact properties worden alleen toegevoegd met de trigger "Post event to timeline". Wanneer de contactpersoon alleen wordt toegevoegd aan een CRM-lijst, worden de contact properties niet gevuld.

Let op! Last registered webinar local datetime & link worden pas doorgestuurd bij registraties van na 1 maart 2021.

Contact data voor een HubSpot contact gecreëerd door de integratie

Deze properties kan je gebruiken om je contacten te segmenteren. Gebruik deze bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in je HubSpot-contacten die de laatste maand een webinar van je hebben bekeken. Of juist in contacten die zich wel hebben geregistreerd, maar niet hebben gekeken.

Tip! Gebruik je het 'Bedrijf' registratieveld voor je webinars? Dan hebben de contacten in HubSpot een property met de bedrijfsnaam. Je kan HubSpot zo instellen dat er ook bedrijven in de CRM aangemaakt worden en dat de contacten automatisch met het juiste bedrijf geassocieerd zijn. Hier lees je daar meer over.

Voeg een contact toe aan een lijst

Je kan los van de standaard triggers ook nog een custom trigger aanmaken. Dit kan per account, maar ook per webinar. De trigger kan bijvoorbeeld zijn ‘Nieuwe registratie’. De tweede actie die we mogelijk maken is ‘Voeg contact toe aan CRM-lijst’. Deze actie zorgt ervoor dat iemand aan je Hubspot-lijst wordt toegevoegd. Je kan deze bijvoorbeeld gebruiken om op basis van specifieke webinars contacten in een specifieke lijst te plaatsen.

Let op! Voor deze trigger kan je alleen statische lijsten gebruiken.

Een HubSpot CRM-lijst genaamd 'My Webinar List'

Segmenteer en follow-up!

Doordat we de Timeline API gebruiken, kan je je contacten segmenteren op basis van alle events en custom properties die we synchroniseren tussen HubSpot en WebinarGeek. Zo kan je een Smart List/List aanmaken en hier alle WebinarGeek properties voor gebruiken. Stel dat je alle contacten wil zoeken die een webinar langer dan 5 minuten hebben bekeken, dan kan dat heel gemakkelijk:

Een HubSpot 'Smart List' met contacten die langer dan 5 minuten een webinar hebben bekeken

Je kan hier ook de contact properties voor gebruiken. Maak bijvoorbeeld een lijst van kijkers die in de laatste maand een webinar hebben bekeken en maak voor deze lijst een custom workflow:

Een HubSpot 'Smart List' van de contacten die in de afgelopen maand een webinar hebben bekeken

Hiermee kan je bijvoorbeeld het volgende doen:

  • Zoek naar alle contacten die zich wel registreerden voor je webinar, maar het webinar niet hebben bekeken. Stuur deze vervolgens een opvolgmail.

  • Zoek naar je contacten die het meest betrokken zijn bij je webinars (zoals kijken, polls en calls to action).

  • Volg contacten op die op je call to action hebben geklikt, vragen hebben geteld of andere formulieren hebben ingevuld.

  • Filter je contacten op basis van degenen die je webinars het hoogst of laagst waarderen op basis van je evaluatieformulier.

Gebruik HubSpot Forms voor nieuwe registraties

Belangrijk: wil je HubSpot forms gebruiken voor nieuwe registraties, en je HubSpot-integratie was al opgezet voor 22 juli 2019? Verbind HubSpot dan opnieuw om additionele toestemming te verlenen. Klik op ‘Opties’ naast HubSpot op de integratiepagina en dan op ‘Reconnect HubSpot’.

Je kan registraties voor je webinar laten verwerken door HubSpot forms en deze direct aan WebinarGeek koppelen. Hiervoor kan je de trigger ‘HubSpot: nieuw form ingevuld’ aanmaken. Deze trigger wordt uitgevoerd zodra er een specifiek HubSpot form is ingevuld. Alleen marketing, pop-up en captured forms worden ondersteund.

Kies vervolgens voor de actie ‘Inschrijven voor webinar’ en specificeer om welk webinar of welke webinar serie het gaat. Je kan hier ook een on demand webinar kiezen.

Let op! Je webinar moet gepubliceerd zijn voor je een webinar kan kiezen.

Let op! Deelnemers die zich inschrijven via een HubSpot form worden ingeschreven met de tijdzone die in jouw WebinarGeek account ingesteld staat op het moment dat het webinar aangemaakt is. Dit betekent dat e-mails die zij ontvangen jouw account's tijdzone zullen gebruiken.

Meer dan één uitzending kiezen is niet mogelijk, wanneer je mensen de keuze wilt geven voor meerdere uitzendingen zou je meerdere forms kunnen gebruiken of een Zapier automatisering.

Let op! Als je de HubSpot forms trigger gebruikt voor een webinar serie kan de bevestigingsmail niet verstuurd worden via HubSpot. Dit komt doordat HubSpot alleen de kijklink opslaat van het laatste webinar waar iemand zich voor ingeschreven heeft, dus de inschrijver zal in dat geval alleen de link voor één van de webinars in de serie ontvangen. Bij het gebruik van de bevestigingsmail binnen WebinarGeek ontvangt de kijker alle links.

Een HubSpot form trigger aanmaken

Optioneel kan je ook de URL van de pagina opgeven waar het formulier is ingevuld. Deze URL kan van een HubSpot page zijn, maar kan ook een URL zijn van een externe website of waar dan ook. Zo heb je een onbeperkt aantal mogelijkheden om webinarregistraties via HubSpot te laten binnenkomen en te verwerken.

Let erop dat je de URL inclusief ‘https://’ invult, dus de volledige URL. Houd er ook rekening mee dat we alles in de URL na en vanaf een vraagteken (?) uit de URL halen als we de form submissions verwerken. Dus dit deel van de URL moet je niet en kan je niet invullen of gebruiken. Dus als je https://www.webinargeek.com/pagina invult en iemand registreert zich op https://www.webinargeek.com/pagina?utm_campaign=newsletter, dan verwerken we deze registratie zonder problemen.

Belangrijk om te weten is dat:

  • Alleen marketing, pop-up en captured forms worden ondersteund.

  • WebinarGeek alleen de velden ‘firstname’, ‘lastname’, ‘email’ en ‘company’ verwerkt vanuit het HubSpot form

  • De velden ‘email’ en ‘firstname’ verplicht zijn om te gebruiken in je HubSpot form. Afhankelijk van je webinar is ‘lastname’ of ‘company’ ook verplicht (welke velden verplicht zijn, kan je zelf instellen).

  • De inschrijving kan niet plaatsvinden als je gebruikmaakt van ‘progressive fields’ in je HubSpot form. Dit zorgt er namelijk voor dat verplichte informatie zoals ‘firstname’ niet in je form zit (omdat het als veld uit het formulier wordt gehaald).

  • Nieuwe inschrijvingen binnen 5 minuten worden verwerkt en dan dus ook de bevestigingsmail krijgen toegezonden.

  • Als je een trigger aanmaakt, alleen registraties vanaf dat moment worden verwerkt. Dus als je al inschrijvingen had op je HubSpot form, dan worden deze niet verwerkt.

  • HubSpot-inschrijvingen ‘hubspot’ als waarde krijgen voor het ‘registration_source’-veld van een inschrijving. Zo kan je precies meten wie vanuit HubSpot komt.

  • Custom fields worden alleen maar meegegeven als timeline property. Als je een eigen registratieveld toevoegt, zoals ‘lidmaatschapsnummer’, wordt dit meegestuurd met de trigger ‘nieuwe registratie’. Je kan deze inzien maar niet gebruiken voor workflows of personalisatie.

HubSpot gebruiken om bevestigingsmails te sturen.

Met HubSpot is het mogelijk je eigen opgemaakte bevestigingsmail te sturen, in plaats van de standaard bevestigingsmail van WebinarGeek. Je stelt je eigen properties, marketing e-mails en workflow in.

Let erop dat dit bij webinar series niet goed werkt omdat registraties voor een serie op hetzelfde moment binnenkomen in HubSpot. Daardoor verstuurt HubSpot niet meerdere mails. Voor webinars die niet binnen een serie vallen, en on demand webinars, werkt het wel goed.

Als eerst maak je een mail klaar die je wil gebruiken als bevestigingsmail. Kies hiervoor een ‘Automated’ e-mail. Je gebruikt hier twee proporties voor:

  1. ‘Last registered webinar local datetime’, dit is de datum en tijd waarop het webinar plaatsvindt. Het wordt weergegeven in de tijdzone van de inschrijver.

  2. ‘Last registered webinar link’, dit is de unieke kijklink waarmee een inschrijving toegang heeft tot het webinar.

De e-mail ziet er dan ongeveer zo uit:

Een voorbeeld van een bevestigingsmail verzonden via HubSpot

De twee aangepaste properties voeg je toe met de ‘Personalize’ optie. Dit zijn beiden ‘contact’ properties. Houd er rekening mee dat er bij een on demand webinar geen ‘Last registered webinar local datetime’ is, omdat een on demand webinar geen vaste datum heeft. Je kan het voorwaardelijk toevoegen.

Om de ‘Bekijk webinar’ knop te bewerken, klik je op de knop en gebruik je de URL: {{contact.last_registered_webinar_link}}. Als je wil dat de link op de ‘add to calender’ pagina uitkomt, voeg je daar nog een andere tag aan toe: ?add_to_calendar=1. In je custom bevestigingsmail link je dus naar: {{contact.last_registered_webinar_link}}?add_to_calendar=1

De “Link URL”, zie je in dit voorbeeld:

Een button bewerken in HubSpot

Vervolgens moet je een workflow maken die de e-mail verstuurt zodra een contact zich inschrijft voor een (nieuw) webinar. Je maakt zo’n automatische workflow als volgt:

Maak een workflow met een inschrijftrigger als contact propertie, om te triggeren wanneer propertie ‘Last registered webinar link’ gelijk is aan ‘Is known’. Hiermee zorg je ervoor dat er elke keer een trigger wordt verstuurd als de kijklink wordt bijgewerkt, dus elke keer als iemand zich inschrijft voor een webinar.

Als actie stuur je de mail die je hebt aangemaakt.

Een e-mail workflow maken om contacten bevestigingsmails te verzenden

Je klikt op de enrollment trigger en gaar erna naar ‘Re-enrollment’ instellingen. Hier sta je toe dat contactpersonen die aan de criteria voldoen zich opnieuw kunnen inschrijven in je workflow. Als je dit instelt, zorg je ervoor dat wanneer een contact zich later inschrijft voor een tweede webinar, er een nieuwe bevestigingsmail wordt verzonden.

De instellingen van de 'Re-enrollment' configureren om contacten die al eerder ingeschreven nogmaals ingeschreven kunnen worden

Tenslotte ga je naar je webinar in WebinarGeek. Klik op ‘Webinar bewerken’ > ‘E-mails’ > Bewerk bevestigingsmail. Hier schakel je de bevestigingsmail uit. Je bevestigingsmail wordt nu enkel met HubSpot verzonden en niet met WebinarGeek.

Zo makkelijk is het! Om te testen registreer je jezelf voor het webinar, als het goed is ontvang je een mail via HubSpot met de bevestiging van je registratie. Je kan het verifiëren op je contactpersonen tijdlijn, waar je ook gelijk kan checken of alles goed is gegaan.

Actiegeschiedenis die iemand toont die zich aanmeldt voor een webinar en een bevestigingsmail dat vervolgens is verzonden

Meerdere kijklinks voor een HubSpot contact

Wanneer je inschrijvingen hebt lopen voor meerdere webinars wil je natuurlijk wel dat de kijkers de juiste link ontvangen. Omdat alleen de nieuwste webinar kijklink in Hubspot beschikbaar is als Contact Property moet je, wanneer er meerdere links zijn per contact, elke kijklink apart opslaan.

Hieronder zie je een voorbeeld van een Automation Workflow waarmee de kijklinks in een aparte Property worden opgeslagen. Zo kan je deze gelijktijdig of afzonderlijk van elkaar gebruiken in jouw e-mails.

Voorbeeld van een HubSpot automation workflow waarmee meerdere kijklinks opgeslagen kunnen worden per kijker

De bovenstaande Automation Workflow zorgt ervoor dat, wanneer de ‘Last registered link’ bekend is, deze afhankelijk van de titel opgeslagen wordt in een nieuwe Property, namelijk Webinar A of Webinar B. Dat zou je bijvoorbeeld ook op datum kunnen splitsen. Zodra de Automation voltooid is komt de link van elk webinar automatisch in de Property terecht.

In de Workflow kan je er voor kiezen om nieuwe properties aan te maken voor het opslaan van de links.

Een extra optie kiezen

Je kan de datum en tijd voorwaardelijk maken. Dat is handig als je mails stuurt voor zowel on demand als live webinars, want de datum en tijd gelden niet voor je on demand webinars. Je kan dit doen door bijvoorbeeld een if/then branch aan je workflow toe te voegen. Bevat je webinarlink het woord ‘ondemand’? Dan wordt het herkent als een on demand webinar en kan je een andere mail sturen zonder datum en tijd als je die voorwaarde stelt.

Datum en tijd voorwaardelijk maken voor bevestigingsmails

Over herinnerings- en follow-up mails

In theorie is het ook mogelijk om herinnerings- en follow-up mails te sturen via HubSpot. Dit vereist wel een complexere workflow. Je kan bijvoorbeeld een workflow maken die de ‘Last registered webinar date’ één dag voor het webinar triggert. Handig om te weten is wel dat dit niet werkt als een contact zich in de tussentijd inschrijft voor een ander webinar. Dat komt omdat beide properties dan worden bijgewerkt. Helaas staat HubSpot niet toe dat tijdlijn properties worden gebruikt in e-mails, anders was dat wel mogelijk.

Een marketing opt-in veld gebruiken voor HubSpot

Je kan WebinarGeek’s toestemmingsveld functie gebruiken als een marketing opt-in veld voor de HubSpot integratie.

Marketing opt-in toestemmingsveld maken voor een enkel webinar

  1. Zoek het webinar waar je een marketing opt-in veld voor wilt gebruiken in jouw overzicht.

  2. Bewerk het webinar.

  3. Ga nu naar ‘Registratie’ > ‘Registratievelden’.

  4. Klik op ‘Voeg toestemmingsveld toe’

    Een toestemmingsveld toevoegen

  5. Kies een naam voor intern gebruik en de tekst om naast het vinkje te laten zien.

  6. Wil je dat toestemming vereist is? Maak dan het veld verplicht met het vakje bij ‘Veld verplicht maken, registratie zonder toestemming niet mogelijk’.

  7. Kies hoe je de overeenkomst wilt laten zien.

  8. Klik het email opt-in vakje aan.

De informatie van het toestemmingsveld invullen

Het toestemmingsveld zal nu zichtbaar zijn op de registratiepagina van jouw webinar.

Marketing opt-in toestemmingsveld voor alle webinars maken

  1. Ga naar ‘Account’ > ‘Mijn account’ > ‘Toestemmingsvelden’.

  2. Kies een naam voor intern gebruik en de tekst om naast het vinkje te laten zien.

  3. Wil je dat toestemming vereist is? Maak dan het veld verplicht met het vakje bij ‘Veld verplicht maken, registratie zonder toestemming niet mogelijk’.

  4. Kies hoe je de overeenkomst wilt laten zien.

  5. Klik het email opt-in vakje aan.

  6. Gebruik indien nodig het dropdown menu om te kiezen bij welke talen webinars dit toestemmingsveld gebruikt moet worden.

Tip! Je kan dit toestemmingsveld altijd nog uitzetten voor specifieke webinars door dat webinar te bewerken en dit toestemmingsveld uit te zetten.

Een toestemmingsveld toevoegen voor alle webinars

Het toestemmingsveld zal nu zichtbaar zijn op al de registratiepagina's van de nieuwe webinars die de gekozen taal hebben.

Hoe het marketing opt-in veld werkt met HubSpot

Wanneer iemand zich aanmeldt voor het webinar met het marketing opt-in toestemmingsveld sturen wij naar HubSpot op of zij het toestemmingsveld wel of niet aangevinkt hebben.

Deze data komt bij HubSpot binnen als een property met de naam ‘last_registered_marketing_optin‘.

Let op! Deze property slaat de toestemming data op van de meest recente webinar aanmelding van die gebruiker. Als ze zich hierna voor een ander webinar inschrijven wordt de data overschreven.

Als iemand het vakje aanvinkt zal de property doorkomen als ‘Yes’.

Doet iemand dat niet, zal het doorkomen als ‘No’.

Wanneer er geen toestemmingsveld op de registratiepagina staat zal de property leeg zijn.

Let op! De meeste HubSpot accounts zullen automatisch de property gebruiken, maar bij sommigen zal het handmatig ingesteld moeten worden. Neem contact met ons op via de chat als je hulp nodig hebt.

Was dit een antwoord op uw vraag?