Regels voor de gegevenslevenscyclus zijn alleen beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Met regels voor de gegevenslevenscyclus kun je webinargegevens automatisch verwerken zodra de webinars zijn afgelopen. Je kunt webinars archiveren, de abonneegegevens van de webinars anonimiseren of de webinars volledig verwijderen.
Let op! Gegevens die geanonimiseerd of verwijderd zijn, gaan voorgoed verloren en kunnen niet worden hersteld.
Beschikbare gegevensbewerkingen
Je kunt uit drie bewerkingen kiezen wanneer je je webinargegevens verwerkt.
Anonimisering: Anonimiseert de abonneegegevens van je webinar. Dit betekent dat alle persoonsgegevens die naar een individu kunnen leiden, worden vervangen door anonieme gegevens. Zo blijven de webinarstatistieken behouden zonder dat persoonlijke informatie wordt bewaard.
Archivering: Archiveert de webinar. Gearchiveerde webinars behouden al hun gegevens, maar worden niet langer in je webinarlijst weergegeven. Zo blijft je account overzichtelijk. Let op: hierdoor worden geen gegevens geanonimiseerd of verwijderd.
Verwijdering: Verwijdert de webinaruitzending en de bijbehorende gegevens. Dit betekent dat alle gegevens van de webinaruitzending voorgoed verloren gaan. De uitzending wordt volledig verwijderd, inclusief alle statistieken. Als de webinar geen andere uitzendingen bevat, wordt de volledige webinar verwijderd.
Het proces voor regels voor de gegevenslevenscyclus
Stap 1: Aanmaken
Je maakt een regel voor de gegevenslevenscyclus. Hier geef je het volgende op:
welke bewerking moet plaatsvinden (anonimisering, archivering of verwijdering);
hoeveel dagen er moeten zijn verstreken sinds de webinaruitzending of, bij een on demand webinar, sinds het einde van de beschikbaarheidsperiode;
of de regel alleen van toepassing is op live en geautomatiseerde webinars, alleen op on demand webinars of op alle drie de typen.
De regel voor de gegevenslevenscyclus wordt onmiddellijk geactiveerd. Er wordt echter pas later iets verwerkt.
Stap 2: Webinars detecteren die moeten worden verwerkt
Op maandag om 9.00 uur CEST controleert het systeem je account op webinars die voldoen aan de instellingen die je voor je regel voor de gegevenslevenscyclus hebt gekozen.
Stap 3: Lijst met te verwerken webinars wordt per e-mail verzonden
Het systeem stuurt je een e-mail met een lijst van de webinars die door je regel(s) voor de gegevenslevenscyclus worden verwerkt en de bewerking die erop wordt uitgevoerd. Is er een fout? Dan heb je 5 dagen om je aan te melden bij WebinarGeek en het proces te annuleren voordat het wordt uitgevoerd. Geannuleerde processen worden de volgende week opnieuw geprobeerd.
Stap 4: Webinars worden verwerkt
Na 5 dagen worden je webinars verwerkt volgens je regel(s) voor de gegevenslevenscyclus.
Belangrijke informatie
Anonimisering en verwijdering van gegevens zijn definitief
Geanonimiseerde en verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld! Controleer je regels voor de gegevenslevenscyclus daarom goed en houd de wekelijkse e-mails in de gaten om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen.
Regels voor on demand webinars zijn gebaseerd op de beschikbaarheidsdatum
Wanneer je een regel voor de gegevenslevenscyclus maakt, geef je 'Dagen sinds de uitzending' op. Voor on demand webinars is dit het aantal dagen sinds de beschikbaarheid van de on demand webinar is geëindigd. On demand webinars zonder beperkte beschikbaarheid worden niet verwerkt.
Webinars met meerdere uitzendingen
Wanneer je de bewerking 'Archivering' gebruikt voor webinars met meerdere uitzendingen, moeten alle uitzendingen in de webinar zijn afgelopen voordat de regel voor de gegevenslevenscyclus wordt geactiveerd.
Bij de bewerkingen 'Anonimisering' en 'Verwijdering' wordt elke uitzending afzonderlijk verwerkt.
Regels voor de gegevenslevenscyclus beheren
Een regel voor de gegevenslevenscyclus maken
Klik rechtsboven op 'Account'.
Klik op 'Mijn account'.
Ga onder 'Webinars' naar 'Gegevenslevenscyclus'.
Klik op 'Nieuwe regel'.
Kies een bewerking, het aantal dagen dat sinds de uitzending moet zijn verstreken en het (de) type(s) webinar waarop de regel van toepassing is.
Klik op 'Regel toevoegen'.
Je regel is nu gemaakt en geactiveerd. Je eerste toepasselijke webinars worden op maandag om 9.00 uur CEST verwerkt.
Een regel voor de gegevenslevenscyclus bewerken
Klik rechtsboven op 'Account'.
Klik op 'Mijn account'.
Ga onder 'Webinars' naar 'Gegevenslevenscyclus'.
Klik onder 'Bewerking' op het bewerkingstype van de regel die je wilt bewerken.
Breng je wijzigingen aan en klik op 'Regel bijwerken'.
Je regel is nu bewerkt en geactiveerd. Je eerste toepasselijke webinars worden op maandag om 9.00 uur CEST verwerkt.
Een regel voor de gegevenslevenscyclus verwijderen
Klik rechtsboven op 'Account'.
Klik op 'Mijn account'.
Ga onder 'Webinars' naar 'Gegevenslevenscyclus'.
Klik op het prullenbakpictogram naast de regel die je wilt verwijderen.
Klik op 'OK'.
Je regel is nu verwijderd. Hij wordt niet langer verwerkt.
Een proces voor een regel voor de gegevenslevenscyclus annuleren
Heb je een e-mail ontvangen met een lijst van webinars die klaar zijn voor verwerking, maar zie je een fout? Geen zorgen: volg de onderstaande stappen om het proces binnen 5 dagen na ontvangst van de e-mail te annuleren.
Klik rechtsboven op 'Account'.
Klik op 'Mijn account'.
Ga onder 'Webinars' naar 'Gegevenslevenscyclus'.
Klik op 'Verwerkingsgeschiedenis'.
Klik naast de juiste datum op 'Annuleren'.
Klik op 'OK'.
De regel voor de gegevenslevenscyclus wordt volgende week opnieuw uitgevoerd, dus los het probleem zo snel mogelijk op.