De webinaromgeving is de uitzendpagina voor je live webinars en testwebinars.

Er is slechts één verschil tussen de webinaromgevingen voor testwebinars en live webinars: je kunt testkijkers toevoegen. Verder werken beide versies van de webinaromgeving op dezelfde manier, al worden testwebinars niet opgenomen zoals live webinars.

Je kunt de omgeving voor een live webinar openen vanaf 3 uur vóór de geplande uitzending. De omgeving voor een testwebinar kun je daarentegen altijd openen. Volg deze stappen om de webinaromgeving te openen:

Als je live webinar pas over meer dan 3 uur gepland staat, staat er op de knop ‘Hier open je je webinar’.

Als je voor het eerst een webinaromgeving opent, vraagt WebinarGeek toestemming om je camera en microfoon te gebruiken. Kies 'Toestaan tijdens bezoek aan de site' voor permanente toestemming of 'Deze keer toestaan' voor tijdelijke toestemming. Daarna kom je in het voorbereidingsscherm, waar je de camera en microfoon kiest die je wilt gebruiken.

Dit scherm zie je wanneer je een webinar opent dat nog niet is gestart:

Neem even de tijd om je instellingen te configureren. Kies de juiste camera en microfoon en controleer de audio-indicator onder de video om na te gaan of je gekozen microfoon goed werkt. Geen zorgen: je kunt dit later nog wijzigen.

Klik wanneer je klaar bent op 'Webinar openen' om naar de webinaromgeving te gaan.

Je kunt ook deelnemen aan een webinar nadat het is gestart. In de voorbereidingsruimte van het webinar verandert dan het een en ander. Wanneer je de voorbereidingsruimte van een gestart webinar opent, zie je het volgende scherm:

Zodra je instellingen zijn geconfigureerd, kun je 'Deelnemen buiten de stage' of 'Deelnemen aan de stage' kiezen om naar de webinaromgeving te gaan.

Verbonden presentatoren verschijnen onmiddellijk op het scherm voor zowel kijkers als teamleden wanneer ze 'Deelnemen aan de stage' kiezen.

In de webinaromgeving zie je hoe het webinar er voor de kijker uitziet. Gebruik de knoppen onder de video om te bepalen welke elementen je wilt tonen.

Webinarteamleden met de machtiging 'Stage beheren' kunnen de namen van presentatoren op iemands camerabeeld tonen of verbergen. Beweeg hiervoor met je muis over de naam van de presentator en klik erop. De naam wordt dan verborgen; klik er opnieuw op om hem weer zichtbaar te maken. Deze wijziging geldt voor iedereen in het webinar.

Wil je een presentator altijd in beeld houden? Door een presentator vast te pinnen, blijft die presentator altijd zichtbaar voor het publiek, zelfs wanneer een andere presentator spreekt in de layout ‘Actieve spreker’. Elk teamlid met de machtiging ‘Stage beheren’ kan presentatoren vastpinnen. Je kunt maar één presentator tegelijk vastpinnen.

Beweeg de muis over de video van de presentator en klik rechtsboven op de knop met drie puntjes. Kies vervolgens ‘Vastpinnen op stage’.

Een kleine indicator linksboven in de video van de presentator geeft aan dat de presentator momenteel is vastgepind.

Gebruik hetzelfde menu en kies ‘Losmaken van stage’ om een presentator los te maken.

Wil je tijdens een webinar je gekozen camera of microfoon wijzigen, of de streamkwaliteit aanpassen? Klik dan onder de sidebar aan je rechterkant op 'Instellingen' en kies 'Apparaatinstellingen'.

Er wordt een instellingenvenster geopend waarin je de geselecteerde camera en microfoon kunt wijzigen, net zoals in het voorbereidingsscherm. De beschikbare Features zijn de audio-indicator om te testen of je gekozen microfoon goed werkt, de schakelaar voor ruisonderdrukking, de instelling voor gespiegeld videovoorbeeld en de optie voor video van hoge kwaliteit. Sluit het instellingenvenster na je wijzigingen met de ‘x’ rechtsboven.

Aan de rechterkant van de webinaromgeving staat een sidebar waarmee je je content beheert, de Q&A bedient en de chat gebruikt.

Je kunt de sidebar indien nodig verbergen of de grootte aanpassen. Klik op de knop 'Sidebar sluiten' of sleep de linkerrand van de sidebar. Je kunt de sidebar ook in- of uitschakelen met Ctrl + S. Vervang op een Mac Ctrl door Cmd.

Je kunt ook met de sneltoets Ctrl + alt + 1/2/etc. naar een bepaald tabblad in de sidebar gaan.

Webinarteamleden kunnen de sidebar als pop-out openen en gebruiken in een ander browservenster of zelfs op een ander apparaat, zoals een telefoon of tablet. Met de onderstaande stappen kun je de sidebar openen op een ander apparaat of in een browservenster op hetzelfde apparaat. Voor het eerste scan je een QR-code, voor het tweede krijg je een link.

Wil je de sidebar op een ander apparaat openen? Klik dan op 'Sidebar openen op een apparaat'. Je ziet dan een QR-code.

Je kunt de QR-code vervolgens scannen met je telefoon of tablet. Wil je de sidebar in een apart venster openen op hetzelfde apparaat, klik dan op 'Sidebar openen in een apart venster'.

Je aantallen tijdens het webinar bijhouden is eenvoudig met de interface voor het kijkersaantal. Het kijkersaantal is alleen zichtbaar voor het webinarteam. Je kijkers kunnen het niet zien.

Standaard toont de teller het huidige en het totale aantal kijkers, zodat je met een snelle blik op de hoogte blijft. Het eerste getal is het aantal kijkers dat het webinar momenteel bekijkt en het tweede is het totale aantal kijkers dat het webinar tijdens die uitzending heeft gehad.

Klik op de teller voor meer informatie, om de weergave te wijzigen naar het percentage van je kijkerslimiet en om de zichtbaarheid van het kijkersaantal in of uit te schakelen. In het menu voor het kijkersaantal vind je de volgende aanvullende informatie:

Selecteer een van deze opties in het menu om de teller voor snelle weergave naar de gekozen data te wijzigen. De eerste twee kun je tegelijk selecteren, maar het percentage kan alleen afzonderlijk worden getoond.

Kom je in de buurt van je kijkerslimiet? Klik op ‘Nu upgraden’ om naar de abonnementspagina te gaan, waar je je abonnement kunt upgraden naar een hogere kijkerslimiet.

Je kunt het kijkersaantal volledig verbergen door op ‘Kijkersaantal verbergen’ te klikken. Daarna kun je het opnieuw inschakelen door op de teller te klikken.

De hoofdpresentator kan de layout van het webinar wijzigen wanneer er meerdere presentatoren zijn. Klik op de layoutknop onder de sidebar rechts in de webinaromgeving of gebruik een van de sneltoetsen.

Er zijn momenteel drie opties:

Wanneer je klaar bent om je webinar te hosten, klik je op ‘Live webinar starten’ of ‘Testwebinar starten’ om live te gaan. Er verschijnt een pop-upvenster waarin je dit bevestigt en je hoort een subtiel geluid. Wanneer je een live webinar start, begint ook de opname.

Het webinar start nu en de indicatoren op de webinarpagina veranderen mee. Links verandert de statusindicator in ‘LIVE’ en begint de tijdmeter ernaast te lopen. Het getal naast het stagepictogram toont het huidige aantal gebruikers op de stage. Het kijkerspictogram toont hoeveel kijkers je momenteel hebt. Dit aantal is alleen zichtbaar voor het webinarteam. Je kunt dit aantal ook verbergen door op het kijkerspictogram te klikken.

Het is mogelijk dat de verbinding tijdens een webinar hapert. Jij en je kijkers krijgen dan een melding. Soms moet je de pagina vernieuwen. Geen zorgen: je kunt je webinar voortzetten zodra je verbinding is hersteld.

Als je je live webinar meer dan 5 minuten vóór de geplande tijd probeert te starten, verschijnt een melding waarin wordt gevraagd of je zeker weet dat je het webinar wilt starten. Deze melding voorkomt dat kijkers een deel van je webinar missen, omdat ze standaard pas 5 minuten vóór de geplande starttijd de webinaromgeving kunnen openen.

Ben je per ongeluk te vroeg live gegaan? Geen zorgen. Kijkers kunnen de live omgeving al openen, maar zolang je camera en microfoon uitstaan, merken ze weinig. Houd er rekening mee dat deze extra tijd zichtbaar blijft in de replay en opname.

Wil je dit voorkomen? Stop het webinar en hervat het binnen 15 minuten. Binnen die termijn kun je probleemloos opnieuw starten. Na 15 minuten kun je niet meer hervatten, omdat de replay automatisch wordt gegenereerd. Voor je kijkers lijkt het alsof je net live bent gegaan.

Klaar met je webinar? Beëindig het door boven de video op ‘Webinar beëindigen’ te klikken.

Er verschijnt een venster waarin je bevestigt dat je het webinar wilt beëindigen. Klik op ‘Het webinar beëindigen’. Je hoort een subtiel geluid, je bent niet langer zichtbaar of hoorbaar voor de kijkers en de opname stopt.

Als je een Salespagina en/of Evaluatieformulier hebt ingesteld, verschijnt die nu voor de kijkers.

Je kunt in de webinaromgeving blijven om de kijkers te volgen die in het webinar blijven. We raden aan de pagina pas te sluiten wanneer alle kijkers zijn vertrokken, omdat ze nog vragen kunnen stellen.

Als hoofdpresentator kun je bepalen wanneer co-presentatoren op camera verschijnen en hoorbaar zijn. Lees daar hier.