Organiser un webinaire implique de nombreuses tâches moins visibles. Il n’est pas toujours possible de le présenter seul. Tu peux donc ajouter des membres à l’équipe afin de répartir les tâches.
Les différents membres de l’équipe
WebinarGeek propose les membres d’équipe par défaut suivants :
Présentateur principal : Le présentateur principal a accès à toutes les fonctionnalités. Il peut notamment démarrer et arrêter le webinaire, gérer les autres membres de l’équipe pendant le webinaire et contrôler le chat.
Co-présentateur : Peut jouer le rôle de présentateur ; peut rejoindre le webinaire avec la vidéo et l’audio sur invitation, gérer les interactions et le contenu (diapositives et vidéos) pendant son temps de parole, ainsi que le chat (privé et public) et les spectateurs.
Modérateur : Peut répondre dans le chat (privé et public) aux questions des spectateurs ou les transmettre aux présentateurs. Peut activer ou désactiver le chat. Le modérateur peut également gérer les spectateurs. Lorsque la scène est ouverte, les modérateurs peuvent aussi monter sur scène et être audibles et visibles.
Le nombre de modérateurs et de co-présentateurs que tu peux ajouter dépend de ton forfait. Consulte notre page des tarifs.
Aperçu rapide des possibilités de chaque rôle utilisateur
| Présentateur principal | Co-présentateur | Modérateur |
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Démarrer ou terminer le webinaire | ☑️ | ❌ | ❌ |
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Gérer la scène | ☑️ | ❌ | ❌ |
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Peut être audible et visible | ☑️ | ☑️ | ☑️ (lorsque la scène est ouverte) |
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Contrôler les interactions | ☑️ | ☑️ | ❌ |
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Contrôler la présentation et partager l’écran | ☑️ | ☑️ | ❌ |
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Contrôler l’insertion de vidéos | ☑️ | ☑️ | ❌ |
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(Dés)activer le chat | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Peut répondre aux messages du chat (privés) | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Utiliser le chat d’équipe | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Gérer les spectateurs (bannir du chat) | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Gérer les questions-réponses | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Démarrer une réponse en direct aux questions-réponses | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Répondre par écrit aux questions-réponses | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
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Disponible avec le streaming RTMP | ☑️ | ❌ | ☑️ |
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Ajouter des membres à l’équipe
Tu peux ajouter des membres à l’équipe dans l’assistant de création du webinaire après avoir publié ton webinaire, ou pendant le webinaire depuis sa page.
Avant un webinaire
Après avoir publié un nouveau webinaire, tu seras redirigé vers le tableau de bord. C’est là que tu peux ajouter des présentateurs supplémentaires, des modérateurs ou créer un membre d’équipe personnalisé, puis les gérer.
Pour ajouter un membre supplémentaire à l’équipe, suis les étapes ci-dessous :
Trouve ton webinaire dans l’aperçu de tes webinaires et clique sur son titre.
Fais défiler la page vers le bas et clique sur « Ajouter un membre à l’équipe » sous « Équipe du webinaire ».
Renseigne les informations de la personne que tu souhaites inviter en tant que membre de l’équipe, ou sélectionne un membre existant dans la liste déroulante.
Tu peux éventuellement saisir un libellé personnalisé pour le membre de l’équipe.
Sélectionne le rôle ou crée un membre d’équipe personnalisé.
Si tu ne souhaites pas envoyer l’invitation immédiatement, décoche la case à côté de « Envoyer l’e-mail d’invitation ».
Clique sur « Enregistrer » ou « Enregistrer et en ajouter un autre ».
Pendant un webinaire en direct
Tu as oublié d’ajouter un membre à l’équipe avant de démarrer le webinaire ? Pas d’inquiétude, tu peux aussi ajouter des membres pendant le webinaire. Suis les étapes ci-dessous :
Ouvre l’onglet « Présence » dans la barre latérale
Clique sur le bouton « Inviter un membre à l’équipe »
Clique sur « Inviter quelqu’un »
Saisis les informations du membre de l’équipe et choisis d’afficher le lien d’invitation ou de l’envoyer par e-mail. Si tu choisis d’afficher le lien, tu devras le partager manuellement. Sinon, l’invitation est envoyée à l’adresse e-mail du membre de l’équipe.
Attention ! Si tu ajoutes des membres à l’équipe pendant ton webinaire en direct, tu peux uniquement les supprimer depuis l’interface de la page du webinaire, et non en modifiant le webinaire.
Supprimer un membre de l’équipe
Avant un webinaire
Si tu souhaites supprimer un membre de l’équipe ajouté avant le webinaire, suis ces étapes :
Trouve ton webinaire dans l’aperçu de tes webinaires et clique sur son titre.
Clique sur « Modifier le webinaire » et fais défiler la page jusqu’à « Équipe du webinaire ».
Clique sur « Modifier » > « Supprimer le membre de l’équipe » à côté du membre que tu souhaites supprimer.
Confirme dans la fenêtre contextuelle que tu souhaites supprimer le membre de l’équipe.
Pendant un webinaire en direct
Les membres ajoutés pendant un webinaire en direct ne peuvent être supprimés de l’équipe que lorsque tu es dans le webinaire. Tu ne peux pas les supprimer avec l’autre méthode.
Ouvre l’onglet « Présence » dans la barre latérale
Clique sur le bouton « Inviter un membre à l’équipe »
Clique sur l’icône de corbeille à côté du membre que tu souhaites supprimer
Clique sur « Bannir »
Le membre a maintenant été supprimé du webinaire.
Envoi du lien d’invitation
Pour inviter un utilisateur du webinaire, envoie-lui un e-mail. Suis les étapes suivantes :
Trouve ton webinaire dans l’aperçu de tes webinaires et clique sur son titre.
Fais défiler la page jusqu’à « Équipe du webinaire ».
À côté du membre de l’équipe, clique sur « Options » > « Envoyer l’e-mail d’invitation ».
Cet e-mail contient deux liens uniques permettant à la personne de participer au webinaire avec le rôle qui lui a été attribué. Un lien est destiné au webinaire de test (lorsque tu utilises « Dry run » et démarres une diffusion de test) et l’autre au véritable webinaire en direct :
Le lien destiné à un utilisateur du webinaire est valable pour l’ensemble du webinaire, y compris toutes les diffusions. En cliquant sur le lien d’invitation, la personne recevra le rôle que tu lui as attribué dans le webinaire.
Tu peux aussi envoyer l’invitation à toute ton équipe du webinaire en une seule fois au lieu de l’envoyer individuellement. Pour cela :
Clique sur le webinaire et fais défiler la page jusqu’à « Équipe du webinaire ».
Clique sur « Renvoyer les invitations à tout le monde ».
Si un membre de l’équipe a déjà reçu l’invitation, l’e-mail renvoyé comprendra une note indiquant que le programme du webinaire a peut-être changé. S’il n’a pas encore reçu d’invitation, l’e-mail renvoyé ne comprendra pas cette note.
Tester avec un membre de l’équipe
Tu souhaiteras peut-être effectuer un test avant le webinaire pour t’assurer que les instructions sont claires pour tous les membres de l’équipe. Tu peux le faire lors d’un test à blanc, comme expliqué dans cet article.
Mots-clés : répartir, groupe, ensemble