Heb je het registratieproces via je eigen website of landingspagina doorlopen, of gebruikte je een andere webinartool? Dan kun je je contacten eenvoudig importeren via een .csv-bestand, zodat ze zich niet opnieuw voor je webinar hoeven te registreren.
Deze optie is niet beschikbaar in de Gratis trial. Je kunt contact opnemen met support om deze optie voor je in te schakelen hier.
Een CSV-bestand maken
Je hebt een CSV-bestand nodig om je contacten te importeren. Een CSV-bestand is een speciaal formaat in Excel, Numbers or Google Spreadsheet. Hiermee kun je gegevens eenvoudig beheren en importeren.
Open eerst een leeg Excel-bestand. Maak drie kolommen: één voor ‘email’, één voor ‘first name’ en één voor ‘last name’.
Als je het veld ‘last name’ niet verplicht hebt gemaakt, kun je zelf kiezen of je de kolom ‘last name’ aan het CSV-bestand toevoegt.
Voeg een vierde veld voor ‘company’ toe om een bedrijfsnaam te importeren.
Voeg een vijfde veld voor 'external_id' toe om een externe ID voor deelnemers te importeren.
Meer velden importeren is niet mogelijk.
Voeg na het maken van de eerste kolommen de gegevens van je contacten toe en sla het bestand op als een .csv-document (gescheiden door een lijstscheidingsteken).
Download hier een voorbeeld van een CSV-bestand hier. Klik met de rechtermuisknop en kies > 'Link openen in nieuw tabblad' om de download te starten.
Naast de voornaam, achternaam en het e-mailadres kun je ook de bedrijfsnaam importeren. Voeg hiervoor een extra kolom toe aan je spreadsheet. Geef de vierde kolom (D) de naam ‘company’.
Als je een externe ID voor deelnemers wilt toevoegen, kun je een vijfde kolom toevoegen. Noem deze kolom (E) 'external_id'. In de Statistieken en de export bevat deze kolom de registratienummers van de deelnemers.
Let op! De 'external_id' moet altijd in de vijfde kolom staan, ook als je geen bedrijfsnaam wilt registreren.
Het CSV-bestand ziet er dan zo uit:
Let op! Als je alleen de voornaam en het bedrijf wilt registreren, moet je toch de derde kolom 'lastname' toevoegen. Je kunt die kolom leeg laten.
Je kunt hier om een voorbeeld van een CSV-bestand met een bedrijfsnaam te downloaden. Klik met de rechtermuisknop > nieuw tabblad openen om de download te starten.
Let op! Volgens het fair-usebeleid geldt er een maximumaantal contacten dat je per dag kunt importeren. Je kunt tot tien keer je kijkerslimiet importeren, met een maximum van 10.000, op voorwaarde dat je een gepersonaliseerde e-mailafzender. Als je je eigen e-mailadres nog niet hebt geverifieerd en tijdens de eerste twee weken van je abonnement, kun je tot vijf keer je kijkerslimiet importeren.
Het CSV-bestand uploaden
Ga naar het webinar dashboard en klik op ‘Contacten toevoegen’. Er wordt een venster geopend waarin je op ‘CSV-import’ kunt klikken.
Let op! Het is belangrijk dat het webinar gepubliceerd is voordat je contacten kunt uploaden.
Er wordt een scherm geopend waarin je het CSV-bestand kunt uploaden.
CSV-bestand selecteren
Klik op ‘Bestand selecteren’ en selecteer het CSV-bestand dat je op je computer hebt opgeslagen. Het bestand is nu toegevoegd en klaar om te importeren.
Let op! Zorg ervoor dat het bestand voldoet aan de vereisten die worden beschreven in ‘Een CSV-bestand maken’.
Een uitzending selecteren
Als je webinar meerdere uitzendingen heeft, selecteer dan de juiste uitzending in het vervolgkeuzemenu. Je contacten worden voor deze specifieke uitzending ingeschreven.
Een bevestigingsmail versturen
Stuur een bevestigingsmail naar de geïmporteerde contacten. Je vindt de bevestigingsmail op de webinarpagina onder ‘E-mails’. De bevestigingsmail bevat de unieke kijklink om toegang te krijgen tot het live webinar.
Heb je de confirmation e-mail niet verstuurd tijdens de import, maar wil je dat je contacten de e-mail ontvangen? Dan heb je twee opties:
Verwijder de uitzending en voeg die opnieuw toe. Je kunt de contacten nu opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
Stel een herinneringsmail in en verstuur die. De herinneringsmail bevat ook de unieke kijklink.
Geen bevestigingsmail versturen
Schakel de optie 'Bevestigingsmail versturen' uit om geen bevestigingsmail te versturen. Je moet dan een andere manier vinden waarop deelnemers hun unieke kijklink ontvangen, bijvoorbeeld via je eigen e-mailmarketingsoftware.
Ga naar de Statistieken van je webinar. Klik op 'Registratiepagina' en daarna op 'Abonnees'. Je vindt de unieke kijklinks in het exportbestand dat je hier kunt downloaden.
Importeren
Zodra je het CSV-bestand hebt geüpload, de juiste uitzending hebt geselecteerd en hebt gekozen of je de bevestigingsmail wilt versturen, kun je de import voltooien door op ‘Importereneren’ te klikken.
Zodra de import is voltooid, krijg je een overzicht van de geïmporteerde gegevens.
Een CSV-bestand importeren voor een reeks
Je kunt contacten via een CSV-bestand in één keer importeren voor de volledige webinarreeks. In het CSV-importscherm van een webinarreeks kun je data voor meerdere webinars selecteren. Alle contacten uit het CSV-bestand worden geregistreerd voor alle uitzendingen die je selecteert. Wijzig een datum via het vervolgkeuzemenu in “Niet inschrijven” om die uit te sluiten.
Als je ervoor kiest een bevestigingsmail te versturen, ontvangen alle abonnees één e-mail met de unieke link voor elk webinar in je reeks.
Herinneringsmails bevatten alleen een link voor het specifieke webinar waarvoor je de e-mail hebt gemaakt. In tegenstelling tot de bevestigingsmail bevatten herinneringsmails dus geen links naar alle webinars in een reeks.
Houd er na het importeren van contacten voor een reeks rekening mee dat "Geregistreerde abonnees" verwijst naar het totale aantal abonnees dat aan alle webinars van de reeks is toegevoegd. Als je 500 contacten uploadt voor twee webinars in een reeks, geeft "Geregistreerde abonnees" dus 1000 weer.
Importerengeschiedenis
Na het importeren van je contacten kun je de importgeschiedenis bekijken. Volg deze stappen:
Klik op je webinar.
Klik onder 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen' > 'CSV-import'.
Aan de rechterkant vind je de importgeschiedenis.
Je kunt op deze pagina ook nieuwe contacten importeren!
‘Totaal’ toont hoeveel contacten er in het CSV-bestand zijn gevonden.
‘Geregistreerd’ toont hoeveel contacten voor je webinar zijn geregistreerd.
Op deze pagina kun je ook controleren of je de bevestigingsmail hebt verstuurd.
Let op! Een contact kan slechts één keer per uitzending worden geregistreerd.
Namen met speciale tekens importeren (UTF-8)
Niet alle versies van Excel ondersteunen het opslaan van CSV-bestanden in UTF-8. In nieuwere versies van Excel (2016+) zie je de optie om op te slaan als “CSV UTF-8 (door komma's gescheiden) (*.csv)”. Als je namen met speciale tekens (zoals ë) in je contactenlijst hebt, heb je deze optie nodig.
Een andere oplossing is Google Spreadsheets gebruiken:
Kopieer alle gegevens uit het CSV-bestand.
Maak een lege spreadsheet in Google Spreadsheets.
Plak de gegevens uit het Excel-document in de Google-spreadsheet.
Download het bestand als een CSV-bestand van Google Spreadsheets.
Het document is nu opgeslagen als een CSV-bestand in UTF-8-formaat.
Let op! Open het bestand niet meer met Excel. Daardoor wordt de opmaak overschreven en moet je het proces opnieuw uitvoeren.
Problemen oplossen bij het importeren van contacten
Als er tijdens het importeren een fout optreedt, controleer dan de volgende stappen.
Staan er speciale tekens in het bestand? Soms kun je die niet zien. Volg deze instructies.
Controleer de volgorde van de rijen en kolommen in het CSV-bestand:
In rij 1, kolom A, moet email.
In rij 2, kolom B, moet first name.
In rij 3, kolom C, moet last name.
In rij 4, kolom D, moet company.
Geïmporteerde contacten hebben geen e-mail ontvangen
Dit kan aan de volgende drie punten liggen:
De optie voor bevestigingsmails is uitgeschakeld. Je kunt dit controleren wanneer je je webinar bewerkt onder ‘E-mails’.
De contacten waren al geregistreerd of zijn al eerder geïmporteerd.
Je hebt de optie voor bevestigingsmails uitgeschakeld tijdens het importeren.
Je kunt dit probleem oplossen met de volgende stappen:
Delete the broadcast and add it again. Je kunt de contacten nu opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
Stel een herinneringsmail in en verstuur die. De unieke kijklink staat in deze e-mail.
Eén contact handmatig toevoegen
Je kunt één contact handmatig aan je webinar toevoegen. Ga naar het webinar dashboard en klik op ‘Contacten toevoegen’ > 'Eén contact handmatig toevoegen'. Er wordt een formulier geopend waarmee je één contact kunt registreren. Zorg ervoor dat je de tijdzone van de kijker en de juiste uitzending selecteert.
Wanneer je handmatig een kijker aan een reeks toevoegt, kun je aangeven voor welke webinars en uitzendingen je die wilt inschrijven. Gebruik de vervolgkeuzemenu's of selectievakjes (on demand webinar) om de uitzendingen te wijzigen of een webinar uit te sluiten. Als je ervoor kiest een bevestigingsmail te versturen, ontvangt de kijker één e-mail met alle kijklinks.
Veelgestelde vragen
Kan ik contacten importeren voor een betaald webinar?
Ja, dat kan! Tijdens het importeren verschijnt er een optie om aan te geven of de kijkers het webinar zonder betaling mogen bekijken.
Wat is het maximumaantal contacten dat ik kan importeren?
Je kunt tien keer zoveel contacten importeren als het aantal kijkers in je abonnement.
Kan ik geïmporteerde contacten verwijderen?
Je kunt registraties beheren en verwijderen in de Statistieken van het webinar.
Klik op 'Registraties' > 'Alle abonnees' > 'Abonneeopties' > het prullenbakpictogram.