Segmenteren en opvolgen
Je kunt contacten segmenteren op basis van alle gebeurtenissen en aangepaste eigenschappen die we synchroniseren tussen HubSpot en WebinarGeek. Zo kun je een ‘Smart Segment’ maken en daarvoor alle eigenschappen van WebinarGeek gebruiken.
Als je bijvoorbeeld alle personen wilt vinden die langer dan 5 minuten naar je webinar hebben gekeken, kan dat eenvoudig met segmentatie:
Je kunt hiervoor ook contacteigenschappen gebruiken. Maak bijvoorbeeld een segment van kijkers die de afgelopen maand een webinar hebben bekeken en maak een aangepaste workflow voor dit segment.
Hier zijn enkele voorbeelden van workflows die je met segmentatie kunt maken:
Zoek alle contacten die zich voor het webinar hebben ingeschreven maar niet hebben gekeken en stuur hen een follow-up-mail.
Zoek alle contacten die het meest betrokken zijn bij je webinars (kijken, polls, calls to action enz.).
Volg contacten op die op de call-to-action hebben geklikt, vragen hebben gesteld of andere formulieren hebben ingevuld.
Filter de contacten op basis van de personen die de webinars het laagst of hoogst hebben beoordeeld via het evaluatieformulier.
Gebruik HubSpot om webinarbevestigingsmails te versturen
Je kunt je eigen aangepaste bevestigingsmails via HubSpot versturen in plaats van de bevestigingsmails in WebinarGeek te gebruiken. Dit doe je met aangepaste eigenschappen, marketingmails en een aangepaste workflow.
Let op! Dit werkt niet voor webinarreeksen, omdat inschrijvingen voor een reeks tegelijk in HubSpot aankomen.
Maak eerst een e-mail die je als bevestigingsmail gebruikt. Dit moet een e-mail van het type ‘Automated’ zijn. Hiervoor heb je twee eigenschappen nodig:
‘Last Registered Webinar Local Datetime’, de datum en tijd waarop het webinar plaatsvindt in de tijdzone van de abonnee.
‘Last Registered Webinar Link’, de unieke kijklink waarmee de abonnee het webinar kan bekijken.
Je kunt aangepaste eigenschappen toevoegen via de optie ‘Personalize’. Houd er rekening mee dat een on demand webinar geen ‘Last Registered Webinar Local Datetime’ heeft, omdat een on demand webinar geen datum heeft.
Klik voor de knop ‘Watch webinar’ op de knop om die te bewerken en gebruik vervolgens deze URL:
{{contact.last_registered_webinar_link}}
Als je wilt dat de link doorstuurt naar de pagina ‘Add to calendar’, gebruik dan deze URL: {{contact.last_registered_webinar_link}}&add_to_calendar=1
Maak een workflow die de e-mail verstuurt zodra een contact zich inschrijft voor een (nieuw) webinar.
Maak een workflow met een inschrijvingstrigger voor een contacteigenschap, die wordt geactiveerd wanneer de eigenschap ‘Last Registered Webinar Link’ gelijk is aan ‘is known’. Zo wordt de workflow telkens geactiveerd wanneer iemand zich voor een webinar inschrijft.
Stuur als actie de e-mail die je net hebt gemaakt.
Klik op de inschrijvingstrigger en ga vervolgens naar de instellingen voor ‘Re-enrollment’. Sta toe dat contacten die aan de criteria voldoen zich opnieuw voor je workflow inschrijven. Zo wordt er ook succesvol een nieuwe bevestigingsmail verstuurd wanneer een contact zich later voor een tweede webinar inschrijft.
Ga in WebinarGeek naar je webinar, klik op ‘Edit webinar’, klik op ‘Emails’ en bewerk vervolgens de bevestigingsmail om die uit te schakelen.
Je kunt je nu voor je webinar inschrijven. Als alles goed is verlopen, verstuurt HubSpot een e-mail ter bevestiging van de inschrijving. Je kunt dit controleren in de tijdlijn van een contact. Daar kun je ook nagaan of alles goed is verlopen:
Meerdere kijklinks voor HubSpot-contacten
Als je inschrijvingen voor meerdere webinars hebt lopen, wil je natuurlijk dat je kijkers de juiste link ontvangen. Omdat in HubSpot alleen de meest recente webinar-kijklink als contacteigenschap beschikbaar is, moet je elke kijklink afzonderlijk opslaan wanneer één contact meerdere kijklinks heeft.
Hieronder staat een voorbeeld van een Automation Workflow waarmee de kijklinks in een afzonderlijke eigenschap worden opgeslagen, zodat je ze zowel afzonderlijk als tegelijk in je e-mails kunt gebruiken.
De bovenstaande Automation Workflow zorgt ervoor dat de ‘Last registered link’, zodra die bekend is, wordt opgeslagen in een nieuwe eigenschap op basis van de titel, in dit geval Webinar A of Webinar B. Je kunt dit bijvoorbeeld ook op basis van datum opsplitsen. Zodra de automatisering is ingesteld, worden de links voor elk webinar automatisch in de eigenschap geplaatst.
Je kunt ervoor kiezen om in de Workflow nieuwe eigenschappen te maken waarin je de links opslaat.
Tip! Het is niet langer nodig om op naam te filteren. Je kunt nu filteren op basis van de Watch ID (WID), die je aan het einde van de URL na de ‘?’ vindt.
Bevestigingsmails versturen voor zowel live als on demand webinars
Als je bevestigingsmails verstuurt voor zowel on demand als live webinars, kun je het gedeelte in de e-mail over de datum en tijd voorwaardelijk maken, aangezien dit niet van toepassing is op on demand webinars. Je kunt hiervoor een if/then-tak aan je workflow toevoegen. Als de webinarlink het woord ‘ondemand’ bevat, is de inschrijving voor een on demand webinar. Als aan die voorwaarde is voldaan, kun je dus een andere e-mail zonder datum en tijd versturen.
Over herinneringsmails en follow-up-mails
In theorie zou het ook mogelijk moeten zijn om herinneringsmails en follow-up-mails via HubSpot te versturen, maar daarvoor zijn complexere workflows nodig. Je kunt bijvoorbeeld een workflow maken die wordt geactiveerd wanneer de ‘Last Registered Webinar Date’ voor een contact nog één dag in de toekomst ligt, en vervolgens met ‘Last Registered Webinar Link’ een herinneringsmail voor één dag vooraf versturen. Als een contact zich ondertussen voor een ander webinar inschrijft, werkt dit echter niet, omdat beide eigenschappen dan worden bijgewerkt. Helaas staat HubSpot niet toe dat tijlijn-eigenschappen in e-mails worden gebruikt, want daarmee zou dit allemaal wel mogelijk zijn.
Gebruik een marketingopt-inveld voor HubSpot
Je kunt de toestemmingsveld-functie van WebinarGeek gebruiken als marketingopt-inveld voor je HubSpot-integratie. Lees dit artikel voor meer informatie over het maken van marketingopt-invelden op account- en webinarniveau.
Hoe het marketingopt-inveld met HubSpot werkt
Wanneer iemand zich inschrijft voor een webinar met het marketingopt-in-toestemmingsveld, ontvangt HubSpot gegevens over de vraag of de gebruiker het toestemmingsvakje heeft aangevinkt. Deze gegevens worden naar HubSpot doorgestuurd als een eigenschap met de naam ‘last_registered_marketing_optin’.
Let op! Deze eigenschap slaat de toestemmingsgegevens op voor het meest recente webinar waarvoor de gebruiker zich heeft ingeschreven. Wanneer de gebruiker zich daarna voor een ander webinar inschrijft, worden de gegevens overschreven.
Als iemand het toestemmingsvakje aanvinkt, wordt de eigenschap ingesteld op ‘Yes’.
Als iemand het toestemmingsvakje niet aanvinkt, wordt de eigenschap ingesteld op ‘No’.
Als er geen toestemmingsvakje op de registratiepagina staat, is de eigenschap leeg.
Let op! De meeste HubSpot-accounts gebruiken deze eigenschap automatisch, maar sommige moeten deze mogelijk handmatig configureren. Neem contact met ons op via de chat als je problemen ondervindt.