Mensen die zich inschrijven voor een webinar, laten daarmee persoonsgegevens achter.
Vanwege onder andere de AVG-wetgeving ben je verplicht om inschrijvers om toestemming te vragen om deze gegevens te verwerken en op te slaan.
WebinarGeek maakt het heel eenvoudig om toestemmingsvelden toe te voegen aan de registratiepagina van je webinar.
Het makkelijkste is om dit vanuit je account te doen. Klik rechtsboven op ‘Account’ > ‘Mijn account’ > ‘Toestemmingsvelden’ (onder ‘Privacy & Veiligheid’).
Je kan hier toestemmingsvelden toevoegen die zichtbaar zijn voor al je webinars. Zo kan je met een simpele handeling in 1 keer al je webinars voorzien van een toestemmingsveld.
Hier vind je een voorbeeld van de opties van zo'n toestemmingsveld.
Op accountniveau
Klik rechtsboven op ‘Account’ > ‘Mijn account’ > ‘Toestemmingsvelden’ (onder ‘Privacy & Veiligheid’). Je kan hier toestemmingsvelden toevoegen die zichtbaar zijn voor al je webinars.
Voeg een naam voor intern gebruik toe. Alleen jij als beheerder van het account kan deze naam zien.
Voeg bij 'Tekst naast het vinkje' de tekst toe die op de registratiepagina of het embedded formulier komt te staan naast het vinkje waarmee de inschrijvers hun akkoord kunnen aangeven.
Je kan instellen dat registratie niet mogelijk is zonder toestemming. Klik dan op 'Veld verplicht maken, registratie zonder toestemming niet mogelijk'.
Bij 'Link naar je overeenkomst bijvoegen?' kan je uit de volgende opties kiezen:
Alleen vinkje en tekst laten zien
Met deze optie zien inschrijvers alleen het vinkje en de tekst die je bij 'Tekst naast het vinkje' heb ingevuld.
Link naar een externe URL
Als je deze optie kiest, kan je een link toevoegen naar je overeenkomst. Vul een naam in voor de overeenkomst die zichtbaar is voor bezoekers. Voeg ook een externe URL toe.
Link naar de tekst van een overeenkomst
Hier kan je de tekst van de overeenkomst zelf toevoegen. Deze komt dan als pop-up in beeld als de bezoeker erop klikt. Vul een naam in voor de overeenkomst die zichtbaar is voor bezoekers. Voeg ook de tekst van de overeenkomst toe.
Stel vervolgens in bij welke webinars dit toestemmingsveld moet worden getoond. Als je 'Alle talen' selecteert, wordt het toestemmingsveld bij alle webinars gebruikt. Kies je 'Nederlands', dan is het veld alleen zichtbaar voor bezoekers van webinars waarbij Nederlands als taal is ingesteld. Als je 'Engels' kiest, komt het toestemmingsveld op alle registratiepagina's van in het Engels ingestelde webinars te staan.
Klik vervolgens op 'Toestemmingsveld toevoegen'.
Per webinar instellen
Je kan ook per webinar een apart toestemmingsveld toevoegen. Dit doe je bijvoorbeeld als je bij het ene webinar andere of extra voorwaarden hebt dan bij het andere.
Ga bij het aanmaken of bewerken van je webinar naar 'Registratie' > 'Registratievelden' > '+ Voeg toestemmingsveld toe'. Volg de stappen en klik op 'Toestemmingsveld toevoegen'. Klik hier voor meer uitleg over de stappen.
Heb je ook een algemeen toestemmingsveld in je account? Dan komt het toestemmingsveld voor dit webinar onder de algemene te staan op de registratiepagina.
Als e-mail-opt-in gebruiken
Je kan het toestemmingsveld opslaan als e-mail-opt-in. Dit betekent dat je registraties dan automatisch aan je mailinglijst worden toegevoegd als ze hier toestemming voor geven. Je moet dan wel een e-mailintegratie aan WebinarGeek hebben gekoppeld.
Als je dit wil instellen, zet dan een vink bij 'Dit veld is een e-mail-opt-inveld'.
Als je een toestemmingsveld markeert als e-mail-opt-in, houdt dit het volgende in:
Bij het webinar waar dit veld zichtbaar is, worden gebruikers alleen aan je mailinglijst toegevoegd als ze de optie hebben aangevinkt.
Deze optie werkt automatisch samen met je e-mailintegraties in WebinarGeek. Heb je dus een integratie met MailChimp, Autorespond of een andere e-mailprovider, dan komt wordt iemand automatisch op die mailinglijst geplaatst na het aanvinken van de optie.
Bij webinars waar dit veld niet zichtbaar is, worden gebruikers altijd op je mailinglijst gezet (als je een mailinglijst hebt geconfigureerd).
Toestemmingsveld bewerken/verwijderen
Op accountniveau
Klik rechtsboven op ‘Account’ > ‘Mijn account’ > ‘Toestemmingsvelden’ (onder ‘Privacy & Veiligheid’).
Je kan je toestemmingsveld bewerken of verwijderen door op 'Opties' > 'Bewerk' of 'Verwijder' te klikken.
Per webinar
Klik op het webinar > 'Webinar bewerken' > 'Registratie' > 'Registratievelden'.
Je kan een toestemmingsveld bewerken of verwijderen door op 'Opties' > 'Bewerk' of 'Verwijder' te klikken.
Data voor bewijslast exporteren
Alle data die wordt verzameld via je toestemmingsvelden, is voor jou terug te vinden in de webinarstatistieken. Op die manier kan je altijd voldoen aan de bewijsplicht die de AVG met zich meebrengt.
Om de data te exporteren, klik je in het webinar dashboard op 'Statistieken'. Ga vervolgens naar 'Registraties' > 'Inschrijvingen' en klik op 'Exporteer naar CSV'. Open het CSV-bestand en pas de kolombreedte aan, zodat je de ingevulde kolommen volledig ziet. Lees hier hoe je de kolombreedte automatisch kan aanpassen ('AutoAanpassen').
Het CSV-bestand bevat 3 extra kolommen:
Consents: Hier vind je de toeststemmingsvelden, waar de kijker mee akkoord is gegaan.
Registration source: Hier vind je via welke bron de kijker zich heeft ingeschreven, bijvoorbeeld via de registratiepagina of het embedded formulier.
Registration IP: Hier vind je het IP-adres van de inschrijver.
Trefwoorden: GDPR