Datenlebenszyklus-Regeln sind nur für Enterprise-Kunden verfügbar.
Mit Datenlebenszyklus-Regeln kannst du Webinar-Daten automatisch verarbeiten, nachdem Webinare beendet sind. Du kannst wählen, ob du Webinare archivieren, Teilnehmerdaten anonymisieren oder Webinare vollständig löschen möchtest.
Verfügbare Datenvorgänge
Es gibt drei Vorgänge, aus denen du wählen kannst, wenn du deine Webinar-Daten verarbeitest:
Anonymisieren: Anonymisiert die Daten der Teilnehmer deines Webinars. Das bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf eine Person zurückgeführt werden können, durch anonyme Daten ersetzt werden. Webinar-Statistiken bleiben erhalten, ohne persönliche Informationen.
Archivieren: Archiviert das Webinar. Archivierte Webinare behalten alle ihre Daten, werden aber nicht mehr in deiner Webinarliste angezeigt. So bleibt dein Account übersichtlich. Bitte beachte, dass dabei keine Daten anonymisiert oder gelöscht werden.
Löschen: Löscht die Webinar-Übertragung und die zugehörigen Daten. Das bedeutet, dass alle Daten, die mit der Webinar-Übertragung verbunden sind, dauerhaft verloren gehen. Alles wird vollständig gelöscht, einschließlich aller Statistiken. Wenn es keine weiteren Übertragungen im Webinar gibt, wird das gesamte Webinar gelöscht.
Der Prozess einer Datenlebenszyklus-Regel
Schritt 1: Erstellung
Du erstellst eine Datenlebenszyklus-Regel. Hier gibst du an:
Welche Vorgang ausgeführt werden soll (Anonymisieren, Archivieren oder Löschen)
Wie viele Tage seit der Webinar-Übertragung vergangen sein müssen oder, bei einem On-Demand-Webinar, seit dem Ende des Verfügbarkeitszeitraums
Ob die Regel nur für Live- und automatisierte Webinare, nur für On-Demand-Webinare oder für alle drei Typen gelten soll
Die Datenlebenszyklus-Regel wird sofort aktiviert. Es wird jedoch erst später etwas verarbeitet.
Schritt 2: Erkennung von Webinaren, die verarbeitet werden sollen
Am Montag um 09:00 Uhr (CEST) überprüft das System dein Konto auf Webinare, die den Einstellungen deiner Datenlebenszyklus-Regel entsprechen.
Schritt 3: Liste der zu verarbeitenden Webinare wird per E-Mail gesendet
Das System sendet dir eine E-Mail mit einer Liste der Webinare, die durch deine Datenlebenszyklus-Regel(n) verarbeitet werden, und welche Vorgang auf diese Webinare angewendet wird. Wenn ein Fehler vorliegt, hast du 5 Tage Zeit, dich bei WebinarGeek einzuloggen und den Prozess zu abbrechen, bevor er ausgeführt wird. Abgebrochene Prozesse werden in der folgenden Woche erneut versucht.
Schritt 4: Webinare werden verarbeitet
Nachdem die 5 Tage vergangen sind, werden deine Webinare gemäß deiner Datenlebenszyklus-Regel(n) verarbeitet.
Wichtige Informationen
Das Anonymisieren und Löschen von Daten ist endgültig
Anonymisierte und gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Überprüfe deine Datenlebenszyklus-Regeln sorgfältig und behalte die wöchentlichen E-Mails im Blick, um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden.
Regeln für On-Demand-Webinare basieren auf dem Verfügbarkeitsdatum
Wenn du eine Datenlebenszyklus-Regel erstellst, gibst du „Tage seit der Ausstrahlung“ an. Für On-Demand-Webinare ist dies die Anzahl der Tage seit dem Ende der Verfügbarkeit des Webinars. On-Demand-Webinare ohne begrenzte Verfügbarkeit werden nicht verarbeitet.
Webinare mit mehreren Übertragungen
Wenn du die Vorgänge „Archivieren“ oder „Löschen“ für Webinare mit mehreren Übertragungen verwendest, müssen alle Übertragungen im Webinar beendet sein, bevor die Datenlebenszyklus-Regel ausgeführt wird.
Im Fall von „Anonymisieren“ wird jede Übertragung separat verarbeitet und anonymisiert.
Datenlebenszyklus-Regeln verwalten
Eine Datenlebenszyklus-Regel erstellen
Klicke oben rechts auf „Konto“
Klicke auf „Mein Konto“
Gehe zu „Datenlebenszyklus“ unter „Webinare“
Klicke auf „Neue Regel“
Wähle eine Vorgang, die Anzahl der Tage seit der Übertragung und den Webinar-Typ bzw. die Webinar-Typen aus
Klicke auf „Regel hinzufügen“
Deine Regel wurde jetzt erstellt und aktiviert. Die ersten zutreffenden Webinare werden am Montag um 09:00 Uhr (CEST) verarbeitet.
Eine Datenlebenszyklus-Regel bearbeiten
Klicke oben rechts auf „Konto“
Klicke auf „Mein Konto“
Gehe zu „Datenlebenszyklus“ unter „Webinare“
Klicke unter „Vorgang“ auf das Papierkorb-Symbol neben der Regel, die du löschen möchtest
Nimm deine Änderungen vor und klicke auf „Regel aktualisieren“'
Deine Regel wurde jetzt bearbeitet und aktiviert. Die ersten zutreffenden Webinare werden am Montag um 09:00 Uhr (CEST) verarbeitet.
Eine Datenlebenszyklus-Regel löschen
Klicke oben rechts auf „Konto“
Klicke auf „Mein Konto“
Gehe zu „Datenlebenszyklus“ unter „Webinare“
Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der Regel, die du löschen möchtest
Klicke auf „OK“
Deine Regel wurde jetzt gelöscht. Sie wird nicht mehr ausgeführt.
Einen Datenlebenszyklus-Regelprozess abbrechen
Hast du eine E-Mail mit einer Liste von Webinaren erhalten, die verarbeitet werden sollen, aber siehst einen Fehler? Folge dann den Schritten unten, um den Prozess innerhalb von 5 Tagen nach Erhalt der E-Mail abzubrechen:
Klicke oben rechts auf „Konto“
Klicke auf „Mein Konto“
Gehe zu „Datenlebenszyklus“ unter „Webinare“
Klicke auf „Verarbeitungsverlauf“
Klicke auf „Abbrechen“ neben dem richtigen Datum
Klicke auf „OK“
Die Datenlebenszyklus-Regel wird in der folgenden Woche erneut ausgeführt, also stelle sicher, dass du das Problem so schnell wie möglich behebst.