Regeln für den Datenlebenszyklus sind nur für Enterprise-Kunden verfügbar.
Mit Regeln für den Datenlebenszyklus lassen sich Webinardaten nach Ende des Webinars automatisch verarbeiten. Webinare können archiviert, die Abonnentendaten der Webinare anonymisiert oder die Webinare vollständig gelöscht werden.
Bitte beachten! Anonymisierte oder gelöschte Daten gehen dauerhaft verloren und können nicht wiederhergestellt werden.
Verfügbare Datenvorgänge
Für die Verarbeitung von Webinardaten stehen drei Vorgänge zur Auswahl.
Anonymisierung: Anonymisiert die Abonnentendaten des Webinars. Dabei werden alle personenbezogenen Daten, über die eine Person identifiziert werden könnte, durch anonyme Daten ersetzt. Die Webinarstatistiken bleiben erhalten, ohne personenbezogene Daten aufzubewahren.
Archivierung: Archiviert das Webinar. Archivierte Webinare behalten alle Daten, erscheinen jedoch nicht mehr in der Webinarliste. So bleibt das Konto übersichtlich. Dabei werden keine Daten anonymisiert oder gelöscht.
Löschung: Löscht die Ausstrahlung des Webinars und die dazugehörigen Daten. Dadurch gehen alle Daten zur Webinar-Ausstrahlung dauerhaft verloren. Die Ausstrahlung wird vollständig entfernt, einschließlich aller Statistiken. Wenn das Webinar keine weiteren Ausstrahlungen enthält, wird das gesamte Webinar gelöscht.
So funktionieren Regeln für den Datenlebenszyklus
Schritt 1: Erstellung
Eine Regel für den Datenlebenszyklus wird erstellt. Dabei wird Folgendes festgelegt:
Welcher Vorgang ausgeführt werden soll (Anonymisierung, Archivierung oder Löschung);
wie viele Tage seit der Webinar-Ausstrahlung vergangen sein müssen bzw. bei einem On demand-Webinar seit Ende seines Verfügbarkeitszeitraums;
ob die Regel nur für Live- und automatisierte Webinare, nur für On demand-Webinare oder für alle drei Typen gelten soll.
Die Regel für den Datenlebenszyklus wird sofort aktiviert. Die Datenverarbeitung beginnt jedoch erst später.
Schritt 2: Ermittlung der zu verarbeitenden Webinare
Am Montag um 9:00 Uhr MESZ prüft das System das Konto auf Webinare, die den für die Regel zum Datenlebenszyklus ausgewählten Einstellungen entsprechen.
Schritt 3: Die Liste der zu verarbeitenden Webinare wird per E-Mail gesendet
Das System sendet eine E-Mail mit einer Liste der Webinare, die von den Regeln für den Datenlebenszyklus verarbeitet werden, sowie dem jeweils auszuführenden Vorgang. Bei einem Fehler bleiben 5 Tage Zeit, sich bei WebinarGeek anzumelden und den Vorgang vor der Ausführung abzubrechen. Abgebrochene Vorgänge werden in der folgenden Woche erneut versucht.
Schritt 4: Webinare werden verarbeitet
Nach Ablauf der 5 Tage werden die Webinare gemäß den Regeln für den Datenlebenszyklus verarbeitet.
Wichtige Informationen
Anonymisierung und Löschung von Daten sind endgültig
Anonymisierte und gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Die Regeln für den Datenlebenszyklus sollten daher sorgfältig geprüft und die wöchentlichen E-Mails beachtet werden, um unbeabsichtigten Datenverlust zu verhindern.
Regeln für On demand-Webinare basieren auf dem Verfügbarkeitsdatum
Beim Erstellen einer Regel für den Datenlebenszyklus wird „Tage seit der Ausstrahlung“ festgelegt. Bei On demand-Webinaren ist dies die Anzahl der Tage seit dem Ende der Verfügbarkeit des On demand-Webinars. On demand-Webinare ohne begrenzte Verfügbarkeit werden nicht verarbeitet.
Webinare mit mehreren Ausstrahlungen
Bei Verwendung des Vorgangs „Archivierung“ für Webinare mit mehreren Ausstrahlungen müssen alle Ausstrahlungen des Webinars beendet sein, bevor die Regel für den Datenlebenszyklus aktiviert wird.
Bei den Vorgängen „Anonymisierung“ und „Löschung“ wird jede Ausstrahlung separat verarbeitet.
Regeln für den Datenlebenszyklus verwalten
Eine Regel für den Datenlebenszyklus erstellen
Oben rechts auf „Konto“ klicken.
Auf „Mein Konto“ klicken.
Unter „Webinare“ zu „Datenlebenszyklus“ gehen.
Auf „Neue Regel“ klicken.
Einen Vorgang, die Anzahl der Tage seit der Ausstrahlung und die Webinar-Typen auswählen, für die die Regel gelten soll.
Auf „Regel hinzufügen“ klicken.
Die Regel wurde nun erstellt und aktiviert. Die ersten passenden Webinare werden am Montag um 9:00 Uhr MESZ verarbeitet.
Eine Regel für den Datenlebenszyklus bearbeiten
Oben rechts auf „Konto“ klicken.
Auf „Mein Konto“ klicken.
Unter „Webinare“ zu „Datenlebenszyklus“ gehen.
Unter „Vorgang“ auf den Vorgangstyp der zu bearbeitenden Regel klicken.
Änderungen vornehmen und auf „Regel aktualisieren“ klicken.
Die Regel wurde nun bearbeitet und aktiviert. Die ersten passenden Webinare werden am Montag um 9:00 Uhr MESZ verarbeitet.
Eine Regel für den Datenlebenszyklus löschen
Oben rechts auf „Konto“ klicken.
Auf „Mein Konto“ klicken.
Unter „Webinare“ zu „Datenlebenszyklus“ gehen.
Auf das Papierkorb-Symbol neben der zu löschenden Regel klicken.
Auf „OK“ klicken.
Die Regel wurde nun gelöscht und nicht mehr verarbeitet.
Einen Vorgang einer Regel für den Datenlebenszyklus abbrechen
Eine E-Mail mit der Liste der zur Verarbeitung bereitstehenden Webinare ist eingegangen, enthält aber einen Fehler? Kein Problem: Mit den folgenden Schritten lässt sich der Vorgang innerhalb von 5 Tagen nach Erhalt der E-Mail abbrechen.
Oben rechts auf „Konto“ klicken.
Auf „Mein Konto“ klicken.
Unter „Webinare“ zu „Datenlebenszyklus“ gehen.
Auf „Verarbeitungsverlauf“ klicken.
Neben dem richtigen Datum auf „Abbrechen“ klicken.
Auf „OK“ klicken.
Die Regel für den Datenlebenszyklus wird in der nächsten Woche erneut ausgeführt. Das Problem daher möglichst schnell beheben.