Zapier ist ein webbasiertes Tool, mit dem sich verschiedene Anwendungen miteinander verbinden lassen. So kann WebinarGeek mit mehr als 6.000 weiteren Tools verbunden werden.
Wenn sich beispielsweise jemand für ein Webinar anmeldet, können alle Anmeldedaten per Gmail per E-Mail gesendet, in einer Google-Tabelle (über Google Docs) oder im CRM-System gespeichert werden.
Viele Organisationen bieten Integrationen mit Zapier an. Welche das sind und welche weiteren Möglichkeiten es gibt, zeigt die Zapier-Website.
Lieber ein Video? In unserem WebinarGeek-Webinar gibt es außerdem eine kurze Zapier-Demo. Darin werden Integrationen wie Stripe, PayPal und Gmail behandelt. Hier klicken um sich anzumelden und dieses On-demand-Webinar anzusehen.
Voraussetzungen
So wird die Zapier-Integration für WebinarGeek verwendet:
Ein Zapier-Konto ist erforderlich (kostenlos oder kostenpflichtig verfügbar).
Ein WebinarGeek-Abonnement mit Marketingintegrationen ist erforderlich.
Zapier-Konto erstellen
Auf der Zapier-Website, lässt sich über den Button „Get Started Free“ ein kostenloses Zapier-Konto erstellen. Es ist auch möglich, sich bei einem bestehenden Zapier-Konto anzumelden oder eines der kostenpflichtigen Abonnements auszuwählen.
Zapier mit WebinarGeek verbinden
Zapier und WebinarGeek arbeiten mithilfe von Zaps. Zaps werden in Zapier verwaltet, empfangen Daten von WebinarGeek und senden sie an ein anderes Tool weiter.
Melde dich bei deinem Zapier-Konto an, um die Verbindung zwischen WebinarGeek und Zapier herzustellen.
Klicke auf „Make a Zap“, um einen Zap zu erstellen.
Suche in „Search apps...“ nach der WebinarGeek-App und wähle sie aus.
Wähle den „Trigger“, also die Aktion, die Daten an Zapier sendet. Zur Auswahl stehen „New Registration“ und „Webinar watched“. Der erste wird aktiviert, wenn sich jemand für dein Webinar anmeldet, der zweite, wenn jemand dein Webinar ansieht.
Klicke im nächsten Schritt auf „Sign in to WebinarGeek“. Anschließend wird ein API-Schlüssel abgefragt.
Öffne nun dein WebinarGeek-Konto in einem anderen Tab oder Fenster. Klicke oben rechts auf deinen Namen und wähle „Integrations“. Wähle anschließend Zapier aus und aktiviere es. Dort findest du deinen persönlichen API-Schlüssel. Kopiere ihn und füge ihn in Zapier ein.
Bitte beachten! API-Anfragen sind begrenzt. Kostenpflichtige Abonnements haben ein API-Limit von 300 Anfragen pro Minute, 5.000 pro Stunde oder 25.000 pro Tag.
Du nutzt eine kostenlose Testversion und möchtest unsere API ausprobieren? Beantrage über den Kundenservice Zugriff. Die Begrenzung beträgt dann 10 Anfragen pro Minute, 100 pro Stunde oder 500 pro Tag.
Die Verbindung wird nun hergestellt und Zapier kann zusammen mit WebinarGeek verwendet werden. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, was mit dieser Verbindung möglich ist. Die Kontodaten werden in Zapier gespeichert, sodass sie beim nächsten Erstellen eines Zaps nicht erneut eingegeben werden müssen.
Probleme beim Einrichten der Verbindung? Stelle sicher, dass die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind.
Zap mit anderen Tools verbinden
Nachdem die Verbindung zwischen WebinarGeek und Zapier hergestellt wurde, kann der Zap konfiguriert und mit anderen Tools verbunden werden.
Nach dem Verbinden des Kontos lässt sich in den Triggern „New Registration“ und „Webinar watched“ festlegen, für welche Webinare der Zap ausgelöst werden soll. Es können alle oder einzelne Webinare ausgewählt werden.
Bei einer Anmeldung für das ausgewählte Webinar werden im nächsten Schritt die Details der neuesten Anmeldungen angezeigt. So lässt sich prüfen, ob alles funktioniert. Außerdem wird angezeigt, welche Anmeldedaten verfügbar sind.
Im nächsten Schritt wird die „Action“ des Zaps konfiguriert, also was beim Aktivieren des Triggers passieren soll. Es stehen mehr als 1.000 Tools wie Gmail, Trello, Marketo oder HubSpot zur Auswahl. Die Felder der Anmeldung können Feldern in anderen Tools zugeordnet werden.
Beispiel: Nach jeder neuen Anmeldung eine neue Zeile in Google Tabellen hinzufügen
Auch umgekehrt kann WebinarGeek als Action verwendet werden. So lässt sich anhand eines Triggers aus einem anderen Tool jemand für ein Webinar anmelden.
Bitte beachten! Ereignisse werden nicht sofort ausgelöst. Zapier ruft zunächst unsere API auf, woraufhin das Ereignis ausgelöst wird. Wie oft Zapier unsere API aufruft, hängt vom Zapier-Tarif.
Trigger: Neue Anmeldung
Der Trigger „New registration“ sendet die Daten neuer Anmeldungen über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger für neue Anmeldungen kann für ein bestimmtes Webinar oder für alle Webinare ausgeführt werden.
Dabei spielt es keine Rolle, woher die Anmeldungen stammen: Registrierungsseite, Embed, API oder CSV-Import. In allen Fällen werden Daten an Zapier gesendet.
Folgende Daten stehen zu einer angemeldeten Person zur Verfügung:
Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Die Daten aus zusätzlichen Anmeldefeldern, die dem Webinar hinzugefügt wurden.
Das Anmeldedatum und das Datum der Ausstrahlung, für die sich die Person angemeldet hat.
Der Titel des Webinars.
Die „External ID“ der Anmeldung, sofern sie ausgefüllt wurde.
Die eindeutige ID der Anmeldung in WebinarGeek.
Alle Einwilligungsfelder einschließlich der Bezeichnungen.
Die IP-Adresse der Person, die sich angemeldet hat.
Bitte beachten! Alle Daten und Uhrzeiten in Zapier werden im ISO-8601-Format. Mit den Formatierungstools von Zapier lassen sich Daten und Uhrzeiten anpassen. Wie das geht, wird in diesem Artikel von Zapier.
Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“. Außerdem wird die neueste Anmeldung in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Vom Webinar abgemeldet
Der Trigger „Unsubscribed from webinar“ sendet die Daten von Personen, die sich in WebinarGeek von Webinar(en) abmelden, über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger für Abmeldungen kann für ein bestimmtes Webinar oder für alle Webinare ausgeführt werden.
Dabei spielt es keine Rolle, woher die Anmeldung stammt: Registrierungsseite, Embed, API oder CSV-Import. In allen Fällen werden Daten an Zapier gesendet.
Trigger: Neuer Zuschauer
Der Trigger „New viewer“ sendet Daten von Zuschauern aus WebinarGeek über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger kann für Zuschauer eines bestimmten Webinars oder aller Webinare ausgeführt werden.
Dieser Trigger funktioniert für Live-, automatisierte und On-demand-Webinare, jedoch nicht für Wiederholungen.
Dieses Ereignis wird ausgelöst, wenn jemand das Webinar verlässt. Wenn ein Trigger für neue Zuschauer benötigt wird, der ausgelöst wird, sobald jemand ein Live- oder automatisiertes Webinar ansieht, verwende den Trigger „New viewer started watching“.
Die Daten einer Person, die das Webinar angesehen hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“. Der Mehrwert dieses Triggers besteht jedoch darin, dass beim Auslösen auch alle Informationen zum Ansehen verfügbar werden. Dazu gehören Calls to Action und mehr. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Neuer Live-Zuschauer
Der Trigger „New live viewer“ sendet Daten von Zuschauern aus WebinarGeek über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger kann für Zuschauer eines bestimmten Webinars oder aller Webinare ausgeführt werden.
Dieser Trigger funktioniert für Live- und automatisierte Webinare. Für On-demand-Webinare und Wiederholungen funktioniert er nicht.
Dieses Ereignis wird am Ende des Webinars ausgelöst. Wenn ein Trigger für neue Zuschauer benötigt wird, der ausgelöst wird, nachdem jemand ein Live- oder automatisiertes Webinar ansieht, verwende den Trigger „New viewer started watching“.
Die Daten einer Person, die das Webinar angesehen hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“. Der Mehrwert dieses Triggers besteht jedoch darin, dass beim Auslösen auch alle Informationen zum Ansehen verfügbar werden. Dazu gehören Calls to Action und mehr. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Neuer Zuschauer hat mit dem Ansehen begonnen
Der Trigger „New viewer started watching“ sendet Daten von Zuschauern aus WebinarGeek über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger kann für Zuschauer eines bestimmten Webinars oder aller Webinare ausgeführt werden.
Dieser Trigger funktioniert für Live-, automatisierte und On-demand-Webinare sowie für Wiederholungen und die Wiederholung von gestern.
Dieses Ereignis wird ausgelöst, sobald jemand mit dem Ansehen beginnt.
Da der Trigger ausgelöst wird, nachdem ein neuer Zuschauer mit dem Ansehen begonnen hat, wird die Wiedergabezeit nicht korrekt an Zapier übermittelt. Verwende einen der anderen Zuschauer-Trigger, wenn korrekte Wiedergabezeiten benötigt werden.
Die Daten einer Person, die das Webinar angesehen hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“. Der Mehrwert dieses Triggers besteht jedoch darin, dass beim Auslösen auch alle Informationen zum Ansehen verfügbar werden. Dazu gehören Calls to Action und mehr. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Neuer Zuschauer einer Wiederholung
Der Trigger „New replay viewer“ sendet Daten von Zuschauern aus WebinarGeek über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger kann für Zuschauer eines bestimmten Webinars oder aller Webinare ausgeführt werden.
Dieser Trigger funktioniert für Wiederholungen und die Wiederholung von gestern.
Dieses Ereignis wird ausgelöst, nachdem jemand mit dem Ansehen beginnt.
Die Daten einer Person, die das Webinar angesehen hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“. Der Mehrwert dieses Triggers besteht jedoch darin, dass beim Auslösen auch alle Informationen zum Ansehen verfügbar werden. Dazu gehören Calls to Action und mehr. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Nicht erschienen bei Live- oder automatisiertem Webinar
Der Trigger „No Show Live or Automated Webinar“ sendet Daten von Zuschauern aus WebinarGeek über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger kann für Zuschauer eines bestimmten Webinars oder aller Webinare ausgeführt werden.
Dieser Trigger funktioniert für Live- oder automatisierte Webinare. Für On-demand-Webinare oder Wiederholungen funktioniert er nicht.
Dieses Ereignis wird ausgelöst, wenn ein Live- oder automatisiertes Webinar endet und ein Abonnent es nicht angesehen hat.
Die Daten einer Person, die das Webinar angesehen hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Neue Zahlung
Der Trigger „New payment“ sendet Daten aller neu abgeschlossenen Zahlungen über Zapier an andere Tools.
Wichtig für diesen Trigger:
Der Trigger für neue Anmeldungen kann für ein bestimmtes Webinar oder für alle Webinare ausgeführt werden.
Es werden nur abgeschlossene Zahlungen einbezogen. So kann beispielsweise anhand dieses Triggers eine Rechnung im Buchhaltungssystem erstellt werden.
Die Daten einer Person, die für das Webinar bezahlt hat, entsprechen den Feldern unter „New registration“ und enthalten zusätzlich Zahlungsinformationen wie Zahlungsdatum, Betrag und Zahlungsmethode. Das ist beispielsweise nützlich, um eine Rechnung zu erstellen. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Subscription payments“.
Außerdem wird die neueste Zahlung in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Trigger: Auswertung bestanden
Der Trigger „Assessment passed“ sendet Daten eines Zuschauers über Zapier an andere Tools, wenn dieser eine Auswertung. Damit lassen sich automatisch E-Mails senden, Punkte vergeben oder Zertifikate für Zuschauer erstellen, die die festgelegten Anforderungen erfüllen.
Die an Zapier gesendeten Informationen entsprechen den Informationen, die mit dem Trigger „New registration“ gesendet werden. Beachte, dass die Wiedergabezeiten nach Ende des Webinars möglicherweise etwas Zeit zum Aktualisieren benötigen.
Tipp! Soll nach einer Auswertung ein Zertifikat erstellt werden? Folge den Schritten hier.
Trigger: Vom Webinar abgemeldet
Der Trigger „Unsubscribed from webinar“ sendet Daten aller Teilnehmer, die sich vom Webinar abgemeldet haben, über Zapier an andere Tools.
Dazu gehören Wiedergabezeit, Call to Action und mehr. Eine vollständige Übersicht der Felder findest du in unserer API-Dokumentation unter „Retrieve a subscription“.
Außerdem wird der neueste Zuschauer in Zapier als Beispiel angezeigt (falls vorhanden), sodass diese Felder zum Erstellen eines Zaps verwendet werden können. So einfach ist das!
Action: Für ein einzelnes Webinar anmelden
Neben Triggern können auch Actions erstellt werden. Actions können von anderen Apps ausgelöst werden. Die Action „Subscribe to webinar“ kann ausgelöst werden, um jemanden automatisch für ein Webinar anzumelden.
So funktioniert es:
Die Action meldet jemanden für eine bestimmte Ausstrahlung an. Je nach Webinartyp ist Folgendes erforderlich:
Wähle das Webinar sowie Datum und Uhrzeit aus ( nur Live- oder automatisierte Webinare )
Oder wähle nur das Webinar aus ( On demand )
Pflichtfelder der Anmeldung müssen immer einen Wert enthalten, sonst schlägt die Action fehl. E-Mail-Adresse und Vorname sind immer Pflichtfelder.
Beispiel: Wenn ein Pflichtfeld wie „Unternehmen“ hinzugefügt wurde, muss für dieses Feld ein Wert angegeben werden.
Der Ablauf nach der Anmeldung bleibt gleich. Bei der Anmeldung wird weiterhin eine E-Mail-Bestätigung gesendet, sofern sie nicht deaktiviert wird.
Über Zapier angemeldete Personen werden mit „zapier“ gekennzeichnet, damit sie von anderen Anmeldequellen unterschieden werden können.
Action: Für eine Webinarreihe anmelden
Diese Action kann ausgelöst werden, um jemanden automatisch für alle Webinare einer Reihe anzumelden.
So funktioniert es:
Wähle einfach den Titel der Reihe aus, um die gesamte Reihe der Action zuzuordnen. Zapier listet alle Reihen auf, auch wenn keine Ausstrahlungen geplant sind.
Statt nach dem Reihentitel kann auch nach der Webinar-ID gesucht werden. Die Webinar-ID findest du im Konto, indem du auf das Symbol „?“ neben dem Button „edit webinar“ klickst. Suche nach der Webinar-ID des ersten Webinars deiner Reihe.
Bei einer Reihe mit mehreren Ausstrahlungen pro Webinar wird der Abonnent immer für die früheste Ausstrahlung jedes Webinars angemeldet. Dies kann nicht geändert werden; bestimmte Webinare oder Ausstrahlungen können nicht ausgeschlossen werden.
Pflichtfelder der Anmeldung müssen immer einen Wert enthalten, sonst schlägt die Action fehl. E-Mail-Adresse und Vorname sind immer Pflichtfelder.
Beispiel: Wenn ein Pflichtfeld wie „Unternehmen“ hinzugefügt wurde, muss für dieses Feld ein Wert angegeben werden.
Der Ablauf nach der Anmeldung bleibt gleich. Bei der Anmeldung wird weiterhin eine E-Mail-Bestätigung gesendet, sofern sie nicht deaktiviert wird. Wenn du eine E-Mail-Bestätigung über WebinarGeek sendest, erhalten Abonnenten eine einzelne E-Mail mit allen Links zum Ansehen der jeweiligen Webinare.
Über Zapier angemeldete Personen werden mit „zapier“ gekennzeichnet, damit sie von anderen Anmeldequellen unterschieden werden können.
Action: Für den ersten verfügbaren Ausstrahlungstermin anmelden.
Dieser Workaround kann ausgelöst werden, um jemanden automatisch für den nächsten verfügbaren Termin eines Webinars anzumelden. Grundsätzlich werden dieselben Schritte wie oben verwendet, jedoch mit einem Webinar, das nicht Teil einer Reihe ist.
So funktioniert es:
Wähle einfach den Titel der Reihe aus, um die gesamte Reihe der Action zuzuordnen. Zapier listet alle Reihen auf (in diesem Fall das einzelne Webinar), auch wenn keine Ausstrahlungen geplant sind.
Statt nach dem Reihentitel kann auch nach der Webinar-ID gesucht werden. Die Webinar-ID findest du im Konto, indem du auf das Symbol „?“ neben dem Button „edit webinar“ klickst. Suche nach der Webinar-ID des Webinars.
Pflichtfelder der Anmeldung müssen immer einen Wert enthalten, sonst schlägt die Action fehl. E-Mail-Adresse und Vorname sind immer Pflichtfelder.
Beispiel: Wenn ein Pflichtfeld wie „Unternehmen“ hinzugefügt wurde, muss für dieses Feld ein Wert angegeben werden.
Der Ablauf nach der Anmeldung bleibt gleich. Bei der Anmeldung wird weiterhin eine E-Mail-Bestätigung gesendet, sofern sie nicht deaktiviert wird. Wenn du eine E-Mail-Bestätigung über WebinarGeek sendest, erhalten Abonnenten eine einzelne E-Mail mit allen Links zum Ansehen der jeweiligen Webinare.
Über Zapier angemeldete Personen werden mit „zapier“ gekennzeichnet, damit sie von anderen Anmeldequellen unterschieden werden können.
Verfügbare Felder für „Subscribe“-Actions
Folgende Anmeldefelder können einbezogen werden:
Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse
Unternehmensname
Telefon
Land
Zeitzone
Externe ID
Zusätzliche Felder (mit derselben Bezeichnung wie das zusätzliche Feld)
Benutzerdefiniertes Feld (zum Nachverfolgen der Anmeldequelle)
Achte darauf, immer die als Pflichtfelder festgelegten Felder einzubeziehen.
Zertifikat erstellen
Mit Zapier lässt sich ein Zertifikat für dein Webinar erstellen, sobald eine Auswertung bestanden wurde. Dafür kann diese diese Zap-Vorlage verwendet werden.
Erstelle in Google Präsentationen ein Zertifikat mit Textvariablen auf Folien, damit der Name des Teilnehmers automatisch angezeigt wird, und verwende diese Präsentation als Vorlage für Zertifikate. Das Zertifikat kann als PDF-Anhang per E-Mail gesendet werden.
Bitte beachten! Das Auswertungsmodul funktioniert für Live-, automatisierte und On-demand-Webinare, jedoch nicht für Wiederholungen. Beachte dies bei Verwendung der obigen Zapier-Vorlage, da statt einer Wiederholung ein On-demand-Webinar angeboten werden muss.
Beratung
Falls Unterstützung benötigt wird oder ein besonders komplexer Ablauf geplant ist, kann jederzeit nach unseren Beratungsleistungen gefragt werden. So wird sichergestellt, dass die Zapier-Integration mit WebinarGeek reibungslos funktioniert.
Inspiration: Zap-Vorlagen
Einige Zap-Vorlagen für den direkten Einstieg:
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Schlagwörter: Zaps, verbinden, Zoho, Ablauf