Les règles de cycle de vie des données sont uniquement disponibles pour les clients Enterprise.
Les règles de cycle de vie des données te permettent de traiter automatiquement les données des webinaires une fois ceux-ci terminés. Tu peux choisir d’archiver les webinaires, d’anonymiser les données des inscrits aux webinaires ou de supprimer entièrement les webinaires.
Attention ! Les données anonymisées ou supprimées sont définitivement perdues et ne peuvent pas être récupérées.
Opérations disponibles sur les données
Tu peux choisir parmi trois opérations pour traiter les données de tes webinaires.
Anonymisation : anonymise les données des inscrits à ton webinaire. Cela signifie que toutes les données personnelles qui pourraient permettre d’identifier une personne sont remplacées par des données anonymes, ce qui préserve les statistiques du webinaire sans conserver d’informations personnelles.
Archivage : archive le webinaire. Les webinaires archivés conservent toutes leurs données, mais n’apparaissent plus dans ta liste de webinaires, ce qui permet de garder ton compte bien organisé. Note que cela n’anonymise ni ne supprime aucune donnée.
Suppression : supprime la diffusion du webinaire et ses données. Cela signifie que toutes les données liées à la diffusion du webinaire sont définitivement perdues. Elle sera entièrement supprimée, y compris toutes ses statistiques. S’il n’y a aucune autre diffusion dans le webinaire, le webinaire entier est supprimé.
Processus des règles de cycle de vie des données
Étape 1 : création
Tu crées une règle de cycle de vie des données. Ici, tu indiques :
quelle opération doit être effectuée (anonymisation, archivage ou suppression) ;
combien de jours doivent s’être écoulés depuis la diffusion du webinaire ou, dans le cas d’un webinaire à la demande, depuis la fin de sa période de disponibilité ;
si la règle doit s’appliquer uniquement aux webinaires en direct et automatisés, uniquement aux webinaires à la demande, ou aux trois types.
La règle de cycle de vie des données est activée immédiatement. Cependant, aucun traitement n’aura lieu avant plus tard.
Étape 2 : détection des webinaires à traiter
Le lundi à 9 h 00 CEST, le système vérifie dans ton compte les webinaires qui correspondent aux paramètres que tu as choisis pour ta règle de cycle de vie des données.
Étape 3 : envoi par e-mail de la liste des webinaires à traiter
Le système t’envoie un e-mail contenant la liste des webinaires qui seront traités par tes règles de cycle de vie des données, ainsi que l’opération qui sera effectuée sur chacun d’eux. En cas d’erreur, tu disposes de 5 jours pour te connecter à WebinarGeek et annuler le processus avant son exécution. Les processus annulés seront relancés la semaine suivante.
Étape 4 : traitement des webinaires
Une fois les 5 jours écoulés, tes webinaires seront traités conformément à tes règles de cycle de vie des données.
Informations importantes
L’anonymisation et la suppression des données sont définitives
Les données anonymisées et supprimées ne peuvent pas être récupérées ! Pense à bien vérifier tes règles de cycle de vie des données et à surveiller les e-mails hebdomadaires afin d’éviter toute perte de données involontaire.
Les règles pour les webinaires à la demande sont basées sur la date de disponibilité
Lorsque tu crées une règle de cycle de vie des données, tu indiques un nombre de « jours depuis la diffusion ». Pour les webinaires à la demande, il s’agit du nombre de jours écoulés depuis la fin de la disponibilité du webinaire à la demande. Les webinaires à la demande sans disponibilité limitée ne seront pas traités.
Webinaires avec plusieurs diffusions
Lorsque tu utilises l’opération « Archivage » pour des webinaires avec plusieurs diffusions, toutes les diffusions du webinaire doivent être terminées avant l’activation de la règle de cycle de vie des données.
Dans le cas des opérations « Anonymisation » et « Suppression », chaque diffusion est traitée séparément.
Gérer les règles de cycle de vie des données
Créer une règle de cycle de vie des données
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte ».
Accède à « Cycle de vie des données » sous « Webinaires ».
Clique sur « Nouvelle règle ».
Choisis une opération, le nombre de jours qui doivent s’être écoulés depuis la diffusion et le ou les types de webinaires auxquels la règle doit s’appliquer.
Clique sur « Ajouter une règle ».
Ta règle a maintenant été créée et activée. Tes premiers webinaires concernés seront traités le lundi à 9 h 00 CEST.
Modifier une règle de cycle de vie des données
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte ».
Accède à « Cycle de vie des données » sous « Webinaires ».
Sous « Opération », clique sur le type d’opération de la règle que tu veux modifier.
Effectue tes modifications et clique sur « Mettre à jour la règle ».
Ta règle a maintenant été modifiée et activée. Tes premiers webinaires concernés seront traités le lundi à 9 h 00 CEST.
Supprimer une règle de cycle de vie des données
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte ».
Accède à « Cycle de vie des données » sous « Webinaires ».
Clique sur l’icône de corbeille à côté de la règle que tu veux supprimer.
Clique sur « OK ».
Ta règle a maintenant été supprimée. Elle ne sera plus traitée.
Annuler un processus de règle de cycle de vie des données
Tu as reçu un e-mail avec la liste des webinaires prêts à être traités, mais tu vois une erreur ? Pas de souci, suis simplement les étapes ci-dessous pour annuler le processus dans les 5 jours suivant la réception de l’e-mail.
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte ».
Accède à « Cycle de vie des données » sous « Webinaires ».
Clique sur « Historique de traitement ».
Clique sur « Annuler » à côté de la date correcte.
Clique sur « OK ».
La règle de cycle de vie des données sera de nouveau exécutée la semaine suivante, alors veille à corriger le problème dès que possible.