Lorsque tu respectes, par exemple, la réglementation RGPD, il est nécessaire de demander le consentement pour traiter/enregistrer les données personnelles des personnes qui s’inscrivent. À cette fin, WebinarGeek te permet de créer des champs de consentement et de les ajouter à toutes tes pages d’inscription. Le plus simple est de les ajouter depuis ton compte.
Au niveau du compte
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte » dans le menu déroulant.
Accède à « Confidentialité et sécurité ».
Clique sur « Champs de consentement ».
Clique sur « Ajouter un champ de consentement ».
Ajoute un « Nom à usage interne » ; seul le propriétaire du compte le verra.
Ajoute un « Texte à côté de la case à cocher ». Ce texte s’affichera sur la page d’inscription ou le formulaire intégré, à côté de la case à cocher, où les inscrits peuvent indiquer s’ils acceptent les conditions générales.
Tu peux empêcher les personnes de s’inscrire si elles ne donnent pas leur consentement. Pour ce faire, clique sur « Rendre le champ obligatoire, inscription impossible sans consentement ».
Choisis le type de champ de consentement parmi les trois types disponibles.
« Afficher uniquement la case à cocher et le texte » : la personne qui s’inscrit verra uniquement la case à cocher et le texte que tu as ajouté dans « Texte à côté de la case à cocher ».
« Lien vers une URL externe » : tu peux ajouter ici un lien vers ton accord. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, et ajoute une URL externe.
« Lien vers un texte d’accord » : tu peux ajouter ici ton propre texte d’accord, qui apparaîtra dans une fenêtre contextuelle lorsque le visiteur cliquera dessus. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, et ajoute ton texte.
Configure les webinaires auxquels ce champ de consentement s’applique. Avec « Toutes les langues », ce champ de consentement sera utilisé pour chaque webinaire ; avec « Néerlandais », il sera utilisé pour tous les webinaires configurés en néerlandais ; et avec « Anglais », il sera appliqué à tous les webinaires configurés en anglais.
N’oublie pas de cliquer sur « Créer le consentement » pour enregistrer tes modifications !
Configurer pour chaque webinaire
Tu peux créer un champ de consentement distinct pour chaque webinaire. Par exemple, tu peux le faire si tu as défini des conditions différentes pour chaque webinaire.
Suis ces étapes pour configurer un champ de consentement pour un webinaire spécifique :
Trouve ton webinaire dans ta liste de webinaires et clique sur son titre.
Clique sur le bouton « Modifier le webinaire ».
Accède à « Inscription ».
Accède à « Champs d’inscription ».
Clique sur « Ajouter un champ de consentement » en bas de la page.
Ajoute un « Nom à usage interne » ; seul le propriétaire du compte le verra.
Ajoute un « Texte à côté de la case à cocher ». Ce texte s’affichera sur la page d’inscription ou le formulaire intégré, à côté de la case à cocher, où les inscrits peuvent indiquer s’ils acceptent les conditions générales.
Tu peux empêcher les personnes de s’inscrire si elles ne donnent pas leur consentement. Pour ce faire, clique sur « Rendre le champ obligatoire, inscription impossible sans consentement ».
Choisis le type de champ de consentement parmi les trois types disponibles.
« Afficher uniquement la case à cocher et le texte » : la personne qui s’inscrit verra uniquement la case à cocher et le texte que tu as ajouté dans « Texte à côté de la case à cocher ».
« Lien vers une URL externe » : tu peux ajouter ici un lien vers ton accord. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, et ajoute une URL externe.
« Lien vers un texte d’accord » : tu peux ajouter ici ton propre texte d’accord, qui apparaîtra dans une fenêtre contextuelle lorsque le visiteur cliquera dessus. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, et ajoute ton texte.
N’oublie pas de cliquer sur « Créer le consentement » pour enregistrer tes modifications !
As-tu également un champ de consentement général actif dans ton compte ? Le champ de consentement distinct s’affichera sous le champ général.
Utiliser comme inscription à la liste de diffusion
Tu peux choisir d’enregistrer le champ de consentement comme champ d’inscription à une liste de diffusion. Cela signifie que les personnes qui s’inscrivent seront automatiquement ajoutées à une liste de diffusion après avoir donné leur consentement. Veille à configurer ton intégration d’e-mails avec WebinarGeek pour activer cette fonctionnalité.
Coche la case « Ce champ est un champ d’inscription à une liste de diffusion ».
Lorsque tu marques un champ de consentement comme « inscription à la liste de diffusion », cela signifie ce qui suit :
Pour le webinaire où ce champ est visible, les utilisateurs seront ajoutés à une liste de diffusion uniquement si cette option est activée.
Cette option fonctionne automatiquement avec tes intégrations d’e-mails dans WebinarGeek. Ainsi, lorsque tu as configuré une intégration avec MailChimp, Autorespond ou tout autre fournisseur d’e-mails pris en charge, une personne sera automatiquement ajoutée à cette liste de diffusion si elle a coché le champ de consentement requis.
Pour les webinaires où ce champ n’est pas visible, les utilisateurs seront toujours ajoutés à ta liste de diffusion (si tu as configuré une liste de diffusion).
Modifier/supprimer un champ de consentement
Au niveau du compte
Suis les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer des champs de consentement dans ton compte :
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte » dans le menu déroulant.
Accède à « Confidentialité et sécurité ».
Clique sur « Champs de consentement ».
Clique sur les trois points à côté du champ de consentement que tu souhaites modifier ou supprimer.
Choisis « Modifier » pour modifier le champ de consentement ou « Supprimer » pour le supprimer de ton compte.
Pour chaque webinaire
Suis les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer des champs de consentement pour chaque webinaire :
Trouve ton webinaire dans ta liste de webinaires et clique sur son titre.
Clique sur le bouton « Modifier le webinaire ».
Accède à « Inscription ».
Accède à « Champs d’inscription ».
Clique sur « Options ».
Choisis « Modifier » pour modifier le champ de consentement ou « Supprimer » pour le supprimer du webinaire.
Exporter les données pour justifier du consentement
Toutes les données collectées via tes « champs de consentement » sont disponibles dans les statistiques de ton webinaire. Tu peux ainsi toujours satisfaire aux exigences du RGPD concernant la preuve du consentement.
Clique sur « Statistiques » dans le tableau de bord de ton webinaire, accède à « Inscriptions » > « Abonnés », puis clique sur « Exporter vers CSV ». Ouvre le fichier .CSV et adapte la largeur des colonnes pour voir correctement toutes les colonnes renseignées. Clique ici pour en savoir plus sur l’ajustement automatique de la largeur des colonnes.
Le fichier .CSV contient deux colonnes supplémentaires :
Consentements : tu y trouveras les champs de consentement acceptés par le participant.
Source d’inscription : tu y trouveras la source depuis laquelle le participant s’est inscrit, par exemple la page d’inscription, un formulaire intégré ou une autre source.
Mots-clés : champs d’autorisation