Data lifecycle regels zijn alleen beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Met data lifecycle regels kun je automatisch webinargegevens verwerken nadat webinars zijn afgelopen. Je kunt kiezen om webinars te archiveren, inschrijvers te anonimiseren of webinars volledig te verwijderen.
Beschikbare data-bewerkingen
Er zijn drie bewerkingen waar je uit kunt kiezen bij het verwerken van je webinargegevens:
Anonimiseren: Maakt de gegevens van inschrijvers anoniem. Dit betekent dat alle persoonlijke data die naar een persoon te herleiden is, wordt vervangen door anonieme data. Webinarstatistieken blijven behouden, zonder persoonlijke informatie.
Archiveren: Archiveert het webinar. Gearchiveerde webinars behouden al hun data, maar staan niet meer in je webinarlijst. Zo blijft je account overzichtelijk. Let op dat hierbij geen data wordt geanonimiseerd of verwijderd.
Verwijderen: Verwijdert de webinaruitzending en de bijbehorende data. Dit betekent dat alle data die met de webinaruitzending te maken heeft, voorgoed verloren gaat. Het wordt volledig verwijderd, inclusief alle statistieken. Als er geen andere uitzendingen in het webinar zijn, wordt het hele webinar verwijderd.
Het proces van een data lifecycle regel
Stap 1: Aanmaken
Je maakt een data lifecycle regel. Hier geef je op:
Welke bewerking moet worden uitgevoerd (anonimiseren, archiveren of verwijderen)
Hoeveel dagen er moeten zijn verstreken sinds de webinaruitzending, of bij een on-demand webinar sinds het einde van de beschikbaarheidsperiode
Of de regel moet gelden voor alleen live en geautomatiseerde webinars, alleen on-demand webinars of alle drie de typen
De data lifecycle regel wordt direct geactiveerd. Er wordt echter pas later iets verwerkt.
Stap 2: Detectie van webinars die verwerkt moeten worden
Op maandag om 09:00 uur (CEST) controleert het systeem je account op webinars die voldoen aan de instellingen die je hebt gekozen voor je data lifecycle regel.
Stap 3: Lijst van te verwerken webinars wordt per e-mail verstuurd
Het systeem stuurt je een e-mail met een lijst van de webinars die verwerkt zullen worden door je data lifecycle regel(s) en welke bewerking op deze webinars wordt uitgevoerd. Als er een fout is, heb je 5 dagen om in te loggen in WebinarGeek en het proces te annuleren voordat het wordt uitgevoerd. Geannuleerde processen worden de week daarna opnieuw geprobeerd.
Stap 4: Webinars worden verwerkt
Nadat de 5 dagen zijn verstreken, worden je webinars verwerkt volgens je data lifecycle regel(s).
Belangrijke informatie
Het anonimiseren en verwijderen van data is definitief
Geanonimiseerde en verwijderde data kan niet worden hersteld. Controleer je data lifecycle regels goed en houd de wekelijkse e-mails in de gaten om onbedoeld dataverlies te voorkomen.
Regels voor on-demand webinars zijn gebaseerd op de beschikbaarheidsdatum
Wanneer je een data lifecycle regel maakt, geef je 'Dagen sinds de uitzending' op. Voor on-demand webinars is dit het aantal dagen sinds de beschikbaarheid van het webinar is geëindigd. On-demand webinars zonder beperkte beschikbaarheid worden niet verwerkt.
Webinars met meerdere uitzendingen
Wanneer je de 'Archiveren' of 'Verwijderen' bewerkingen gebruikt voor webinars met meerdere uitzendingen, moeten alle uitzendingen in het webinar zijn afgelopen voordat de data lifecycle regel wordt uitgevoerd.
In het geval van 'Anonimiseren' wordt elke uitzending apart verwerkt en geanonimiseerd.
Data lifecycle regels beheren
Een data lifecycle regel maken
Klik rechtsboven op 'Account'
Klik op 'Mijn account'
Ga naar 'Data lifecycle' onder 'Webinars'
Klik op 'Nieuwe regel'
Kies een bewerking, het aantal dagen dat moet zijn verstreken sinds de uitzending en het type webinar(s) waarop deze van toepassing is
Klik op 'Regel toevoegen'
Je regel is nu aangemaakt en geactiveerd. De eerste webinars die van toepassing zijn, worden verwerkt op maandag om 09:00 uur (CEST).
Een data lifecycle regel bewerken
Klik rechtsboven op 'Account'
Klik op 'Mijn account'
Ga naar 'Data lifecycle' onder 'Webinars'
Klik onder 'Bewerking' op het type bewerking van de regel die je wilt bewerken
Breng je wijzigingen aan en klik op 'Regel bijwerken'
Je regel is nu aangepast en geactiveerd. De eerste webinars die van toepassing zijn, worden verwerkt op maandag om 09:00 uur (CEST).
Een data lifecycle regel verwijderen
Klik rechtsboven op 'Account'
Klik op 'Mijn account'
Ga naar 'Data lifecycle' onder 'Webinars'
Klik op het prullenbak-icoon naast de regel die je wilt verwijderen
Klik op 'OK'
Je regel is nu verwijderd. Hij wordt niet meer uitgevoerd.
Een data lifecycle regelproces annuleren
Heb je een e-mail ontvangen met een lijst van webinars die verwerkt zullen worden, maar zie je een fout? Volg dan de stappen hieronder om het proces binnen 5 dagen na ontvangst van de e-mail te annuleren:
Klik rechtsboven op 'Account'
Klik op 'Mijn account'
Ga naar 'Data lifecycle' onder 'Webinars'
Klik op 'Verwerkingsgeschiedenis'
Klik op 'Annuleren' naast de juiste datum
Klik op 'OK'
De data lifecycle regel wordt de week daarna opnieuw uitgevoerd, dus zorg dat je het probleem zo snel mogelijk oplost.