Segment and follow up
Je kan contacten segmenteren op basis van alle events en custom properties die we synchroniseren tussen HubSpot en WebinarGeek. Zo kan je een Smart List/List aanmaken en hier alle WebinarGeek properties voor gebruiken.
Stel dat je alle contacten wil zoeken die een webinar langer dan 5 minuten hebben bekeken, dan kan dat heel gemakkelijk:
Je kan hier ook de contact properties voor gebruiken. Maak bijvoorbeeld een lijst van kijkers die in de laatste maand een webinar hebben bekeken en maak voor deze lijst een custom workflow:
Hiermee kan je bijvoorbeeld het volgende doen:
Zoek naar alle contacten die zich wel registreerden voor je webinar, maar het webinar niet hebben bekeken. Stuur deze vervolgens een opvolgmail.
Zoek naar je contacten die het meest betrokken zijn bij je webinars (zoals kijken, polls en calls to action).
Volg contacten op die op je call to action hebben geklikt, vragen hebben geteld of andere formulieren hebben ingevuld.
Filter je contacten op basis van degenen die je webinars het hoogst of laagst waarderen op basis van je evaluatieformulier.
Verstuur bevestigingsmails met HubSpot
Met HubSpot is het mogelijk je eigen opgemaakte bevestigingsmail te sturen, in plaats van de standaard bevestigingsmail van WebinarGeek. Je stelt je eigen properties, marketing e-mails en workflow in.
Let op! Dit werkt niet voor webinar series omdat inschrijvingen voor een serie op hetzelfde moment in HubSpot binnenkomen.
Als eerst maak je een mail klaar die je wil gebruiken als bevestigingsmail. Kies hiervoor een ‘Automated’ e-mail. Je gebruikt hier twee proporties voor:
'Last Registered Webinar Local Datetime', dit is de datum en tijd waarop het webinar plaatsvindt. Het wordt weergegeven in de tijdzone van de inschrijver.
'Last Registered Webinar Link', dit is de unieke kijklink waarmee een inschrijving toegang heeft tot het webinar.
De twee aangepaste properties voeg je toe met de ‘Personalize’ optie.Houd er rekening mee dat er bij een on demand webinar geen ‘Last registered webinar local datetime’ is, omdat een on demand webinar geen vaste datum heeft.
Om de ‘Bekijk webinar’ knop te bewerken, klik je op de knop en gebruik je de URL:
{{contact.last_registered_webinar_link}}.
Als je wil dat de link op de ‘add to calender’ pagina uitkomt gebruik je deze URL:
{{contact.last_registered_webinar_link}}?add_to_calendar=1
Vervolgens moet je een workflow maken die de e-mail verstuurt zodra een contact zich inschrijft voor een (nieuw) webinar.
Maak een workflow met een inschrijf trigger als contact property, om te triggeren wanneer property ‘Last registered webinar link’ gelijk is aan ‘Is known’. Zo zorg je ervoor dat het elke keer dat iemand zich inschrijft voor een webinar gebeurt.
Als actie stuur je de mail die je hebt aangemaakt.
Klik op de enrollment trigger en ga erna naar ‘Re-enrollment’ instellingen. Hier sta je toe dat contactpersonen die aan de criteria voldoen zich opnieuw kunnen inschrijven in je workflow. Als je dit instelt, zorg je ervoor dat wanneer een contact zich later inschrijft voor een tweede webinar, er een nieuwe bevestigingsmail wordt verzonden.
Tenslotte ga je naar je webinar in WebinarGeek. Klik op ‘Webinar bewerken’, dan op ‘E-mails’ en daarna bewerk je de bevestigingsmail. Hier schakel je de bevestigingsmail uit.
Om te testen registreer je jezelf voor het webinar, als het goed is ontvang je een mail via HubSpot met de bevestiging van je registratie. Je kan het verifiëren op je contactpersonen tijdlijn, waar je ook gelijk kan checken of alles goed is gegaan.
Meerdere kijklinks voor een HubSpot contact
Wanneer je inschrijvingen hebt lopen voor meerdere webinars wil je natuurlijk wel dat de kijkers de juiste link ontvangen. Omdat alleen de nieuwste webinar kijklink in Hubspot beschikbaar is als Contact Property moet je, wanneer er meerdere links zijn per contact, elke kijklink apart opslaan.
Hieronder zie je een voorbeeld van een Automation Workflow waarmee de kijklinks in een aparte property worden opgeslagen. Zo kan je deze gelijktijdig of afzonderlijk van elkaar gebruiken in jouw e-mails.
De bovenstaande Automation Workflow zorgt ervoor dat, wanneer de ‘Last registered link’ bekend is, deze afhankelijk van de titel opgeslagen wordt in een nieuwe property, namelijk Webinar A of Webinar B. Dat zou je bijvoorbeeld ook op datum kunnen splitsen. Zodra de Automation voltooid is, komt de link van elk webinar automatisch in de property terecht.
In de Workflow kan je ervoor kiezen om nieuwe properties aan te maken voor het opslaan van de links.
Bevestigingsmails versturen voor live en on demand webinars
Je kan de datum en tijd voorwaardelijk maken. Dat is handig als je mails stuurt voor zowel on demand als live webinars, want de datum en tijd gelden niet voor je on demand webinars. Je kan dit doen door bijvoorbeeld een if/then branch aan je workflow toe te voegen. Bevat je webinar link het woord ‘ondemand’? Dan wordt het herkend als een on demand webinar en kan je een andere mail sturen zonder datum en tijd als je die voorwaarde stelt.
Over herinnerings- en follow-up mails
In theorie is het ook mogelijk om herinnerings- en follow-up mails te sturen via HubSpot. Dit vereist wel een complexere workflow. Je kan bijvoorbeeld een workflow maken die de ‘Last registered webinar date’ één dag voor het webinar triggert. Handig om te weten is wel dat dit niet werkt als een contact zich in de tussentijd inschrijft voor een ander webinar. Dat komt omdat beide properties dan worden bijgewerkt. Helaas staat HubSpot niet toe dat tijdlijn properties worden gebruikt in e-mails, anders was dat wel mogelijk.
Een marketing opt-in veld gebruiken voor HubSpot
Je kan WebinarGeek’s toestemmingveld functie gebruiken als een marketing opt-in veld voor de HubSpot integratie. Lees dit artikel voor meer informatie over marketing opt-in fields op account en webinar niveau.
Hoe het marketing opt-in veld werkt met HubSpot
Wanneer iemand zich aanmeldt voor het webinar met het marketing opt-in toestemmingsveld sturen wij naar HubSpot op of zij het toestemmingsveld wel of niet aangevinkt hebben. Deze data komt bij HubSpot binnen als een property met de naam ‘last_registered_marketing_optin‘.
Let op! Deze property slaat de toestemming data op van de meest recente webinar aanmelding van die gebruiker. Als ze zich hierna voor een ander webinar inschrijven wordt de data overschreven.
Als iemand het vakje aanvinkt zal de property doorkomen als ‘Yes’.
Doet iemand dat niet, zal het doorkomen als ‘No’.
Wanneer er geen toestemmingsveld op de registratiepagina staat zal de property leeg zijn.
Let op! De meeste HubSpot accounts zullen automatisch de property gebruiken, maar bij sommigen zal het handmatig ingesteld moeten worden. Neem contact met ons op via de chat als je hulp nodig hebt.