Nederlandse ondertiteling beschikbaar
HubSpot is een populair systeem voor inbound marketing en sales. Een belangrijk onderdeel van de HubSpot tools is het CRM-systeem, waarmee je producten en interacties tussen je bedrijf en klanten kan beheren.
WebinarGeek biedt een integratie met HubSpot waarmee gegevens uit WebinarGeek direct in je HubSpot-CRM komen. Die kan je weer gebruiken om leads op te volgen of je contacten te segmenteren.
HubSpot is beschikbaar als een add-on in Premium abonnementen en standaard inbegrepen bij Enterprise abonnementen. Neem een kijkje op onze prijspagina voor meer informatie.
Hoe werkt HubSpot met WebinarGeek?
Wanneer je WebinarGeek met HubSpot verbindt, wordt de basis van de integratie automatisch ingesteld. Dat betekent dat je meteen profijt hebt van:
Alle webinar registraties worden automatisch naar HubSpot verzonden of geüpdatet.
Al het kijkgedrag en alle acties van je webinar kijkers worden automatisch als events naar HubSpot verzonden. Denk hierbij aan polls, calls to action, vragen, evaluatieformulieren en uiteraard gegevens als kijktijd.
Elk contact in HubSpot krijgt custom properties waarmee je de contacten kan segmenteren. Een lijst van deze custom properties vind je hier.
HubSpot verbinden
Volg deze stappen om HubSpot te verbinden met WebinarGeek:
Klik rechtsboven op ‘Account’.
Klik op ‘Integraties’.
Kies ‘HubSpot’.
Klik op ‘Verbind’.
Kies, indien nodig, het juiste HubSpot account. Ga anders verder naar stap 6.
Dit scherm zie je alleen wanneer een HubSpot gebruiker met meer dan één account verbonden is.
Geef WebinarGeek toegang tot het HubSpot account door op ‘Connect app’ te klikken.
WebinarGeek heeft verschillende toestemmingen nodig voor de verbinding. De instemming pagina geeft precies aan welke toestemmingen dit zijn en verzoekt om de aanvraag goed te keuren.
Je wordt verwezen naar WebinarGeek. De verbinding is nu compleet en basis triggers zijn aangemaakt.
HubSpot ontkoppelen
HubSpot ontkoppelen van WebinarGeek is snel en makkelijk. Volg deze stappen:
Klik rechtsboven op ‘Account’.
Klik op ‘Integraties’
Kies ‘HubSpot’.
Klik op ‘Opties’.
Kies ‘Ontkoppelen HubSpot’
Let op! Het ontkoppelen van HubSpot betekent dat je triggers verloren gaan. Deze moeten opnieuw aangemaakt worden als je HubSpot opnieuw verbindt.
Verwijder WebinarGeek van een HubSpot-account
WebinarGeek blijft in de applicaties van het HubSpot-account staan. Om het te verwijderen vanuit je lijst van HubSpot applicaties volg je de stappen in HubSpot’s 'Een app verwijderen' artikel.
Data van webinars en inschrijvingen verwijderen
Het ontkoppelen van HubSpot verwijdert automatisch de HubSpot triggers en trigger geschiedenis, maar data van webinars en inschrijvingen worden niet verwijderd. Deze data kan handmatig verwijderd worden door de stappen in ons ‘Registratiedata verwijderen’ artikel te volgen.
Data in HubSpot dat door WebinarGeek aangemaakt is, wordt ook bewaard, zoals bijvoorbeeld contacten, bedrijven en WebinarGeek properties. Als je deze data wilt verwijderen moet je dit binnen HubSpot doen.
Triggers
Triggers geven de koppeling een opdracht om data te synchroniseren tussen WebinarGeek en HubSpot. Wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt, zal de trigger ervoor zorgen dat een bepaald proces wordt uitgevoerd.
Lijst van beschikbare triggers
Deze triggers zijn beschikbaar voor HubSpot:
Nieuwe registratie
Uitschrijving van webinar
Nieuwe kijker
Nieuwe live kijker
Nieuwe replay kijker
Nieuwe kijker start met kijken
Uitzending geannuleerd
Stem in poll
Nieuw quiz antwoord
Nieuwe call to action
Nieuw evaluatie formulier
Nieuw bericht in webinar vragenbox
Toetsing geslaagd
Niet-kijker
Nieuwe chatberichten na webinar
Nieuwe Q&A vraag
HubSpot: Nieuw form ingevuld
Je kan in ons ‘Triggers’ artikel meer informatie vinden over deze triggers.
Klik hier voor meer informatie over de ‘Nieuw form ingevuld’ trigger.
Acties
Acties zijn wat de software moet doen wanneer een trigger wordt geactiveerd. Je kan bijvoorbeeld instellen dat een contact wordt toegevoegd aan een CRM lijst wanneer ze zich inschrijven voor een webinar.
Lijst van beschikbare acties
Deze acties zijn beschikbaar voor HubSpot:
Voeg event toe aan timeline
Plaatst een update over de betreffende gebeurtenis op de tijdlijn van een contactpersoon in HubSpot.
Voeg contact toe aan CRM lijst
Voegt het contact van een gebeurtenis toe aan een CRM lijst in HubSpot.
Synchroniseer marketing event activiteit
Synchroniseert de activiteit met een marketing event in HubSpot.
Let op! Verschillende triggers hebben verschillende acties. De ‘Nieuw quiz antwoord’ trigger kan bijvoorbeeld niet gebruikt worden om marketing event activiteit te synchroniseren. Je kan in het account zien welke acties voor welke triggers beschikbaar zijn.
De ‘HubSpot: Nieuw form ingevuld’ heeft andere acties omdat het een trigger is die om basis van een HubSpot gebeurtenis werkt. Deze zijn:
Inschrijven voor één webinar
Schrijf het contact in voor een webinar in WebinarGeek.
Inschrijven voor een webinar serie
Schrijf het contact in voor een webinar serie in WebinarGeek.
Lees in ons ‘Triggers’ artikel meer over het instellen van triggers.
Standaard triggers
Wanneer je HubSpot met WebinarGeek verbindt, maakt het systeem automatisch bepaalde triggers aan. Dat zijn deze:
Trigger | Actie |
Nieuwe registratie | Voeg event toe aan timeline |
Nieuwe registratie | Synchroniseer marketing event activiteit |
Nieuwe kijker | Voeg event toe aan timeline |
Nieuwe kijker | Synchroniseer marketing event activiteit |
Uitschrijving van webinar | Synchroniseer marketing event activiteit |
Uitzending geannuleerd | Annuleer marketing event |
Stem in poll | Voeg event toe aan timeline |
Nieuw quiz antwoord | Voeg event toe aan timeline |
Nieuwe call to action | Voeg event toe aan timeline |
Nieuw evaluatie formulier | Voeg event toe aan timeline |
Nieuw bericht in webinar vragenbox | Voeg event toe aan timeline |
In het kort betekent dit dat de verbinding tussen WebinarGeek en HubSpot standaard de inschrijvingen, kijkers en interacties bijhoudt zonder het handmatig in te stellen.
Als je meer triggers nodig hebt kan je deze zelf toevoegen. Hier lees je daar meer over.
Je kan ook de triggers die je niet nodig hebt, verwijderen. Hier lees je daar meer over.
Voeg event toe aan timeline
De ‘Voeg event toe aan timeline’ is de meest gebruikte HubSpot actie. Dit gebruikt de krachtige Timeline API van HubSpot om events te sturen met pakketjes informatie op basis van kijk en registratie gedrag.
Je kan de data die door deze trigger wordt doorgestuurd naar HubSpot vinden door het contact in HubSpot te openen en hun timeline te bekijken.
Let op! Soms moet je de WebinarGeek-integratie in je tijdlijn filters inschakelen om de gebeurtenissen te zien verschijnen, zoals in de onderstaande screenshot.
Velden die we naar HubSpot sturen
De volgende informatie wordt naar HubSpot gestuurd als het gegeven is op het registratie formulier:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Bedrijfsnaam
Functietitel
Land
Provincie
Stad
Postcode
Straat
Huisnummer
Telefoonnummer
We sturen ook de datum en tijd van het webinar en de unieke kijklink van de deelnemer door.
Heb je meer data nodig in HubSpot? Gebruik dan onze Zapier integratie.
Let op! Non-standaard worden alleen als timeline properties doorgestuurd met de ‘Nieuwe registratie’ trigger. Je kan de data inzien maar het niet gebruiken voor workflows of personalisatie.
Contact properties
Zodra er een event binnenkomt, maken we een WebinarGeek ‘contact group’ aan binnen je HubSpot contact. Hier slaan we de volgende gegevens op:
Last registered webinar date
De datum en tijd van het meest recente webinar waar iemand zich voor geregistreerd heeft.
Last registered webinar name
De naam van dit webinar.
Last viewed webinar date
De datum en het tijdstip waarop iemand voor het laatst een webinar bekeek.
Last viewed webinar name
De naam van dit webinar.
Last registered webinar local datetime
De datum en tijd van het laatste webinar waarvoor het contact zich heeft geregistreerd, weergegeven in de datum en tijdzone van die inschrijving.
Last registered webinar link
De unieke kijklink voor die inschrijving, van het laatste webinar waarvoor diegene zich heeft geregistreerd.
Last registered marketing opt-in
Of het contact wel of niet toestemming heeft gegeven voor marketingcampagnes bij het laatste webinar waar ze zich voor geregistreerd hebben.
Last registered webinar source
De aangepaste link die het contact heeft gebruikt bij het laatste webinar waar ze zich voor geregistreerd hebben.
De HubSpot contact properties worden alleen toegevoegd met de trigger ‘Post event to timeline’. Wanneer de contactpersoon alleen wordt toegevoegd aan een CRM-lijst, worden de contact properties niet gevuld.
Let op! Last registered webinar local datetime & link worden pas doorgestuurd bij registraties van na 1 maart 2021.
Exclusieve functies
Onze HubSpot integratie heeft verschillende functies die niet beschikbaar zijn bij andere integraties. Hier leggen wij ze uit.
Gebruik HubSpot forms voor nieuwe registraties
Let op! Wil je HubSpot forms gebruiken voor nieuwe registraties, en je HubSpot-integratie was al opgezet voor 22 juli 2019? Verbind HubSpot dan opnieuw om additionele toestemming te verlenen. Klik op ‘Opties’ naast HubSpot op de integratiepagina en dan op ‘Reconnect HubSpot’.
Je kan registraties voor je webinar laten verwerken door HubSpot forms en deze direct aan WebinarGeek koppelen. Volg deze stappen om dat in te stellen:
Klik rechtsboven op ‘Account’.
Klik op ‘Integraties’.
Kies ‘HubSpot’.
Klik op ‘Nieuwe trigger’.
Kies ‘HubSpot: Nieuw form ingevuld’.
Kies ‘Inschrijven voor één webinar’ voor een enkel webinar of ‘Inschrijven voor een webinar serie’ voor een webinar serie.
Kies de HubSpot form die gebruikt moet worden om inschrijvingen te verzamelen.
Selecteer het webinar (of de webinar serie) waar de inschrijvingen terecht moeten komen.
Klik op ‘Voeg trigger toe’.
Optioneel kan je ook de URL van de pagina opgeven waar het formulier is ingevuld. Deze URL kan van een HubSpot page zijn, maar kan ook een URL zijn van een externe website of waar dan ook. Zo heb je een onbeperkt aantal mogelijkheden om webinar registraties via HubSpot te laten binnenkomen en te verwerken.
Let erop dat je de URL inclusief ‘https://’ invult, dus de volledige URL. Houd er ook rekening mee dat we alles in de URL na en vanaf een vraagteken (?) of hashtag (#) uit de URL halen als we de form submissions verwerken. Dus dit deel van de URL moet je niet en kan je niet invullen of gebruiken.
Let op! Inschrijvingen die vanuit HubSpot forms komen zullen altijd de tijdzone gebruiken die in jouw WebinarGeek account is ingesteld. Houdt dit in het achterhoofd wanneer je e-mails verstuurd, omdat het betekent dat variabelen op basis van de tijdzone misschien niet met de lokale tijdzone van de inschrijving overeenkomen.
Belangrijke details over HubSpot forms
Alleen marketing, pop-up en captured forms worden ondersteund.
WebinarGeek verwerkt alleen de velden ‘firstname’, ‘lastname’, ‘email’ en ‘company’ vanuit het HubSpot form.
Je moet de ‘email’ en ‘first name’ velden gebruiken in het HubSpot form. Als je de ‘last name’ en ‘company’ velden verplicht hebt gemaakt in WebinarGeek moeten deze ook in de form staan.
De velden ‘email’ en ‘first name’ verplicht zijn om te gebruiken in je HubSpot form. Afhankelijk van je webinar is ‘last name’ of ‘company’ ook verplicht (welke velden verplicht zijn, kan je zelf instellen).
De inschrijving kan niet plaatsvinden als je gebruikmaakt van ‘progressive fields’ in je HubSpot form.
Nieuwe inschrijvingen worden binnen 5 minuten verwerkt en krijgen dan dus ook de bevestigingsmail toegezonden.
Je kan HubSpot niet gebruiken om bevestigingsmails te versturen als je een HubSpot form gebruikt om inschrijvingen te verzamelen.
Wanneer je een trigger aanmaakt worden alleen registraties vanaf dat moment verwerkt. Als je al inschrijvingen had op het HubSpot form komen deze niet door naar WebinarGeek.
HubSpot-inschrijvingen krijgen als waarde ‘hubspot’ voor het ‘registration_source’-veld. Zo zie je precies wie er vanuit HubSpot komt.
HubSpot marketing events
HubSpot marketing events zijn een manier om een overzicht te hebben van al jouw online evenementen, zoals webinars. Het hosten van online evenementen kost nogal wat moeite en met marketing events kun je gemakkelijk zien of je tijd en middelen goed zijn besteed.
Zie gemakkelijk welke van jouw evenementen een hogere ROI (return of investment) hebben dan andere en om te zien of een evenement het resultaat had waarop je hoopte. In de activiteit van het marketing event kun je zien hoeveel mensen zich hebben geregistreerd voor een evenement en of ze deze bijgewoond hebben of niet.
HubSpot marketing events integratie instellen
Eerst moet je HubSpot verbinden met WebinarGeek. Je kan de stappen eerder in dit artikel volgen om dit te doen.
Vier triggers voor marketing event activiteit worden automatisch aangemaakt wanneer je HubSpot verbindt. Deze worden aangemaakt op accountniveau, wat betekent dat ze voor alle webinars binnen het account werken. Als je een webinar wilt uitsluiten kan dit door accountniveau triggers uit te zetten voor individuele webinars.
Trigger | Actie |
Nieuwe registratie | Synchroniseer marketing event activiteit |
Nieuwe kijker | Synchroniseer marketing event activiteit |
Uitschrijving van webinar | Synchroniseer marketing event activiteit |
Uitzending geannuleerd | Annuleer marketing event |
Deze vier zijn nodig voor een juiste verbinding met HubSpot’s marketing events. Je kan ze gemakkelijk weer toevoegen als je ze per ongeluk verwijdert.
Let op! Was jouw HubSpot verbinding ingesteld voor 4 juni 2022? Dan moet je HubSpot opnieuw verbinden om ons toestemming te geven.
Belangrijke details over HubSpot marketing events
Het marketing event wordt aangemaakt in HubSpot nadat het webinar de eerste registratie heeft ontvangen.
Als je de titel van het webinar of de datum van een uitzending wijzigt, wordt het evenement bijgewerkt nadat een trigger afgaat. Je kan de update dwingen door een (neppe) inschrijving toe te voegen.
Registraties die een replay van het webinar bekijken, activeren ook de trigger 'Nieuwe kijker', dit betekent dat de evenementactiviteit van het webinar kan veranderen zolang de herhaling beschikbaar is.
Alle webinars die bestonden voordat er triggers voor marketing events aan jouw account werden toegevoegd, hebben geen nauwkeurige weergave in HubSpot.
In het geval van een webinar serie zal elk webinar een apart marketing event in HubSpot zijn.
HubSpot tips & tricks
Lees ons 'Geavanceerde HubSpot workflows' artikel voor meer gedetailleerde informatie over HubSpot's functies en geavanceerde functies en workarounds.