La salle de webinaire est la page de diffusion de vos webinaires en direct et de test.

La seule différence entre les salles de webinaire pour les tests et les webinaires en direct réside dans la possibilité d'ajouter des participants pour les tests. Hormis cela, les deux versions fonctionnent de la même manière, à ceci près que les webinaires de test ne sont pas enregistrés, contrairement aux webinaires en direct.

La salle de webinaire en direct est accessible 3 heures avant la diffusion prévue. La salle de webinaire de test, quant à elle, est accessible à tout moment. Pour ouvrir la salle de webinaire, suivez les étapes suivantes :

Si votre webinaire en direct est programmé dans plus de 3 heures, le bouton affichera plutôt « C’est ici que vous ouvrirez votre webinaire ».

Si c'est la première fois que vous ouvrez une salle de webinaire, WebinarGeek vous demandera l'autorisation d'utiliser votre caméra et votre microphone. Choisissez « Autoriser pendant la visite du site » pour une autorisation permanente ou « Autoriser cette fois-ci » pour une autorisation temporaire. Vous accéderez alors à l'écran de préparation, où vous pourrez sélectionner la caméra et le microphone que vous souhaitez utiliser.

Voici l'écran que vous verrez en entrant dans un webinaire qui n'a pas encore commencé :

Prenez un instant pour configurer vos paramètres. Choisissez la caméra et le microphone appropriés et vérifiez l'indicateur audio sous la vidéo pour vous assurer que le microphone fonctionne correctement. Pas d'inquiétude ! Vous pourrez modifier ces paramètres ultérieurement.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur « Accéder au webinaire » pour vous rendre dans la salle de webinaire.

Il est également possible de rejoindre un webinaire après son début. Cela implique quelques modifications dans la salle de préparation du webinaire. Lorsque vous accédez à la salle de préparation d'un webinaire déjà commencé, l'écran suivant s'affiche :

Une fois vos paramètres configurés, vous pouvez choisir « Rejoindre hors scène » ou « Rejoindre la scène » pour accéder à la salle de webinaire.

Les présentateurs connectés apparaîtront immédiatement à l'écran pour les spectateurs et les membres de l'équipe s'ils choisissent « Rejoindre la scène ».

La salle de webinaire vous montre comment le webinaire apparaîtra aux spectateurs. Utilisez les boutons situés sous la vidéo pour choisir les éléments à afficher.

Les membres de l'équipe webinaire disposant de l'autorisation « Gérer la scène » peuvent désormais afficher ou masquer le nom du présentateur sur l'image de la caméra d'un participant. Pour ce faire, survolez le nom du présentateur avec votre souris, puis cliquez dessus. Cela le masquera ; un second clic le rendra visible. Cette action modifie l'affichage pour tous les participants au webinaire.

Souhaitez-vous qu'un présentateur soit toujours visible à l'écran ? Épingler un présentateur garantit qu'il reste toujours visible pour le public, même lorsqu'un autre présentateur prend la parole. Mise en page « Haut-parleur actif »Tout membre de l'équipe disposant de l'autorisation « Gérer la scène » peut épingler les présentateurs. Un seul présentateur peut être épinglé à la fois.

Pour épingler un présentateur, déplacez la souris sur la vidéo du présentateur et appuyez sur le bouton à trois points en haut à droite, puis choisissez « Épingler à la scène ».

Un petit indicateur en haut à gauche de la vidéo du présentateur indiquera que celui-ci est actuellement épinglé.

Pour désépingler un présentateur, utilisez le même menu et choisissez « Désépingler de la scène ».

Si vous souhaitez modifier votre caméra, votre microphone ou ajuster la qualité du flux pendant un webinaire, cliquez sur « Paramètres » sous la barre latérale à votre droite, puis choisissez « Paramètres de l’appareil ».

Cela ouvrira une fenêtre de paramètres où vous pourrez modifier la caméra et le microphone sélectionnés, comme dans l'écran de préparation. Cette fenêtre comprend également un indicateur audio pour vérifier le bon fonctionnement du microphone, l'activation/désactivation de la réduction du bruit, l'option d'aperçu vidéo en miroir et l'option vidéo haute qualité. Une fois vos modifications effectuées, fermez la fenêtre de paramètres en appuyant sur la croix (x) en haut à droite.

La partie droite de la salle de webinaire est dédiée à une barre latérale qui vous permet de contrôler votre contenu, de gérer la session de questions-réponses et d'utiliser le chat.

La barre latérale peut être masquée ou redimensionnée à tout moment. Il suffit d'appuyer sur le bouton « Fermer la barre latérale » ou de faire glisser son bord gauche. Vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl + S pour afficher ou masquer la barre latérale. Sur Mac, remplacez Cmd par Ctrl.

Pour accéder à un onglet spécifique de la barre latérale, vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl + alt + 1/2/etc.

Les participants au webinaire peuvent détacher la barre latérale et l'utiliser dans une autre fenêtre de navigateur ou même sur un autre appareil, comme un téléphone ou une tablette. En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez ouvrir la barre latérale sur un autre appareil ou dans une fenêtre de navigateur sur le même appareil. Pour le premier cas, vous pouvez scanner un code QR ; pour le second, vous pouvez obtenir un lien.

Pour ouvrir la barre latérale sur un autre appareil, cliquez sur « Ouvrir la barre latérale sur un appareil ». Un code QR s'affichera alors.

Vous pouvez ensuite scanner le code QR avec votre téléphone ou votre tablette. Si vous souhaitez ouvrir la barre latérale dans une nouvelle fenêtre tout en utilisant le même appareil, cliquez sur « Ouvrir la barre latérale dans une nouvelle fenêtre ».

Le suivi du nombre de participants pendant le webinaire est simple grâce à l'interface dédiée. Ce nombre est uniquement visible par l'équipe organisatrice ; les participants ne peuvent pas le voir.

Par défaut, le compteur affiche le nombre actuel de spectateurs et le nombre total de spectateurs, vous permettant ainsi de rester informé en un coup d'œil. Notez que le premier chiffre correspond au nombre de spectateurs qui regardent actuellement le webinaire, et le second au nombre total de spectateurs enregistrés pendant cette diffusion.

Cliquez sur le compteur pour afficher plus d'informations, modifier l'affichage pour qu'il corresponde au pourcentage de votre limite de spectateurs et activer/désactiver la visibilité du nombre de spectateurs. Voici les informations supplémentaires disponibles dans le menu du nombre de spectateurs :

Sélectionnez l'une de ces options dans le menu pour afficher les données sélectionnées à l'aide du compteur rapide. Les deux premières peuvent être sélectionnées simultanément, mais le pourcentage ne peut être affiché que seul.

Votre limite de spectateurs approche ? Cliquez sur le bouton « Passer à un forfait supérieur » pour être redirigé vers la page d’abonnement, où vous pourrez augmenter votre limite de spectateurs.

Vous pouvez masquer complètement le nombre de spectateurs en appuyant sur « Masquer le nombre de spectateurs ». Vous pouvez le réactiver en cliquant ensuite sur le compteur.

Lors d'un webinaire à plusieurs intervenants, l'animateur principal peut modifier la mise en page. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Mise en page » situé sous la barre latérale à droite de la salle de webinaire ou utilisez l'un de nos raccourcis.

Actuellement, il existe trois options :

Lorsque vous êtes prêt(e) à animer votre webinaire, cliquez sur « Démarrer le webinaire en direct » ou « Lancer une répétition » pour le démarrer. Une fenêtre contextuelle vous demandera de confirmer votre action et vous entendrez un léger signal sonore. L'enregistrement commencera automatiquement lorsque vous lancerez le webinaire en direct.

Le webinaire va démarrer et les indicateurs de la page seront mis à jour en conséquence. À gauche, l'indicateur d'état affichera « EN DIRECT » et le chronomètre se déclenchera. Le nombre à côté de l'icône de la scène indique le nombre de participants actifs, et l'icône des spectateurs affiche le nombre de participants présents. Ce dernier nombre est visible uniquement par l'équipe organisatrice. Vous pouvez le masquer en cliquant sur l'icône des spectateurs.

Il est possible que la connexion subisse des interruptions pendant un webinaire. Dans ce cas, vous et vos participants en serez avertis. Il se peut parfois que vous deviez actualiser la page. Pas d'inquiétude ! Vous pourrez reprendre votre webinaire dès que la connexion sera rétablie.

Si vous tentez de démarrer votre webinaire en direct plus de 5 minutes avant l'heure prévue, une notification vous demandera de confirmer votre choix. Cette notification vise à éviter que vos participants ne manquent une partie du webinaire, car par défaut, ils ne peuvent accéder à la salle de webinaire que 5 minutes avant l'heure de début prévue.

Vous avez lancé la diffusion en direct trop tôt par inadvertance ? Pas de panique. Les participants peuvent déjà accéder à la diffusion, mais tant que votre caméra et votre micro sont éteints, ils ne s'en apercevront pas. Sachez toutefois que ce temps supplémentaire sera visible dans la rediffusion et l'enregistrement.

Vous voulez éviter cela ? Interrompez le webinaire et reprenez-le dans les 15 minutes. Pendant ce délai, vous pouvez le relancer sans problème. Passé ce délai, la reprise n’est plus possible car le replay est généré automatiquement. Pour vos participants, ce sera comme si vous veniez de commencer le direct.

Votre webinaire est terminé ? Mettez-y fin en cliquant sur « Terminer le webinaire » au-dessus de la vidéo.

Une fenêtre s'affichera pour confirmer votre souhait de mettre fin au webinaire. Cliquez sur « Mettre fin au webinaire ». Un son discret retentira, vous ne serez plus visible ni audible pour les participants et l'enregistrement s'arrêtera.

Si vous avez configuré une page de vente et/ou un formulaire d'évaluation, ceux-ci apparaîtront désormais aux visiteurs.

Vous pouvez rester dans la salle de webinaire pour suivre les participants encore connectés. Nous vous conseillons de fermer la page une fois que tous les participants sont partis, car ils pourraient encore poser des questions.

En tant que présentateur principal, vous pouvez gérer les apparitions à l'écran et les interventions audibles des coprésentateurs. Pour en savoir plus, consultez la documentation. ici.