Nederlands ondertiteling beschikbaar
Zapier is een web-based service die het mogelijk maakt om diverse applicaties met elkaar te koppelen. Hiermee kan je WebinarGeek verbinden met meer dan 6.000 andere applicaties.
Stel dat iemand zich inschrijft voor je webinar in WebinarGeek. Dan kan je deze inschrijving naar jezelf laten mailen (via Gmail), in een Google Spreadsheet laten plaatsen (via Google Docs) en in je CRM of mailsysteem plaatsen (als deze een Zapier-integratie heeft). Ook kan je andere systemen inschrijvingen laten plaatsen in WebinarGeek, dus externe triggers combineren met de WebinarGeek-actie.
Veel bedrijven en tools bieden een integratie met Zapier en deze kan je dus met elkaar koppelen. Om te zien welke integraties er mogelijk zijn bij Zapier, kan je kijken op de website.
Liever een video? Je kan ook ons Engels gesproken webinar bekijken, waarin we een korte demo over Zapier geven. We bespreken integraties zoals Stripe en PayPal. Meld je hier aan om dit webinar te bekijken.
Vereisten
Om de WebinarGeek en Zapier te kunnen koppelen, heb je het volgende nodig:
Dit kan de betaalde of de gratis variant zijn.
Een WebinarGeek-pakket, waarin marketingintegraties beschikbaar zijn.
Maak een Zapier-account aan
Je kunt op de website van Zapier een gratis account aanmaken via de 'Sign Up for Free'-button. Je kunt ook inloggen op je bestaande Zapier-account of kiezen voor een van de betaalde abonnementen.
Koppel Zapier aan WebinarGeek
Zapier en WebinarGeek werken samen door middel van 'Zaps'. Zaps beheer je in Zapier en ontvangen je data van WebinarGeek om deze vervolgens naar een andere tool door te sturen.
Om de koppeling te maken tussen WebinarGeek en Zapier, log je in op Zapier en volg je de volgende stappen:
Klik op 'Make a Zap' om een Zap aan te maken.
Zoek bij 'Choose a Trigger App' naar de WebinarGeek-app en selecteer deze.
Kies voor de 'Trigger'. Dit is een actie die data naar Zapier stuurt. Op dit moment is er 1 beschikbaar: 'New Registration'. Deze wordt geactiveerd zodra iemand zich inschrijft voor je webinar.
Klik bij de volgende stap voor 'Connect an Account. Je wordt dan gevraagd om een API key in te voeren.
Open nu ook je WebinarGeek-account. Klik op je naam rechtsbovenin en dan op 'Integraties'. Kies vervolgens voor 'Zapier' en klik op 'Verbinden'. Je krijgt nu een persoonlijke API key. Kopieer deze en voer deze in bij Zapier.
Let op! Het aantal API-verzoeken wordt beperkt. Abonnementen hebben een API-limiet van 300 verzoeken per minuut, 5000 per uur of 25.000 per dag. De gratis trial-versie heeft een API-limiet van 10 verzoeken per minuut, 100 per uur of 500 per dag.
De verbinding wordt nu tot stand gebracht. Nu kan je Zapier gebruiken in combinatie met WebinarGeek! In het volgende onderdeel beschrijven we wat je nu met deze koppeling kunt doen. Je accountgegevens worden bewaard. Bij nieuwe Zaps hoef je deze dus niet meer opnieuw in te voeren.
Heb je problemen met de koppeling? Controleer dan of je aan de eisen voldoet die hierboven zijn genoemd.
Koppel je Zap met andere tools
Nu je de koppeling tussen WebinarGeek en Zapier hebt gemaakt, kan je je Zap verder gaan inrichten. Dit doe je als volgt:
Nadat je je account hebt gekoppeld, kan je bij de 'New registration'- en 'Webinar watched'-trigger instellen voor welke webinars je deze Zap wil activeren. Je kan hierbij kiezen voor al je webinars, maar ook voor een specifiek webinar.
Als er al registraties zijn voor webinar waarvoor je de Zap hebt ingesteld, zie je in de volgende stap de gegevens van de laatste registratie staan. Zo weet je dat alles werkt. Je ziet hierbij gelijk welke informatie allemaal beschikbaar is.
De volgende stap is het inrichten van de 'action' van je Zap. Daarmee stel je in wat er gebeurt zodra iemand zich inschrijft voor een webinar waarvoor je de Zap hebt ingesteld. Je kan hierbij kiezen uit meer dan 1.000 andere tools variërend van Gmail en Trello tot Marketo en HubSpot. Je kan de gegevens van je registratie 'linken' aan velden in andere tools.
Voorbeeld: voeg een nieuwe rij toe in Google Spreadsheets na elke webinarregistratie.
Maar je kan het ook omdraaien en WebinarGeek gebruiken als action. Zo kan je op basis van triggers van andere tools iemand inschrijven voor een webinar in WebinarGeek.
Let op! Triggers worden niet direct geactiveerd. Zapier roept onze API aan waarna triggers worden geactiveerd. Hoe vaak Zapier onze API aanroept, is afhankelijk van je Zapier-abonnement.
Trigger: New registration
De trigger 'New registration' verzendt gegevens van nieuwe registraties vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New registration'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Het maakt niet uit waar je registraties vandaan komen. Of de aanmelding nu binnenkomt via de registratiepagina, een geëmbedde pagina, API of CSV-import, in alle gevallen worden de gegevens naar Zapier gestuurd.
Alle informatie van een inschrijver die wij opslaan, kan je gebruiken. Het gaat dan om de volgende gegevens:
Voornaam, achternaam en e-mailadres.
De gegevens van de extra registratievelden die je hebt aangemaakt voor je webinar.
De datum van registratie en de datum van de uitzending waarvoor iemand zich heeft aangemeld.
De titel van je webinar.
De 'Externe ID' van je registratie als deze is ingevuld.
Het unieke nummer van de registratie in WebinarGeek.
Alle toestemmingsvelden, inclusief labels.
Het IP-adres van de gebruiker waarmee deze zich heeft aangemeld.
Let op! Alle data en tijden in Zapier staan in het ISO 8601 formaat. Je kan Zapier’s formatting tools gebruiken om de data en tijden te veranderen. In dit artikel van Zapier leer je hoe je dat doet.
Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'. Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: New viewer
De trigger 'New viewer' verzendt gegevens van nieuwe kijkers vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New viewer'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Deze trigger werkt voor kijkers van je live, automated en on demand webinars. Hij werkt niet bij replays.
Bij live en automated webinars wordt deze trigger geactiveerd nadat het webinar beëindigd is.
Bij on demand webinars wordt deze trigger geactiveerd nadat iemand stopt met kijken.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: New live viewer
De trigger 'New live viewer' verzendt gegevens van nieuwe kijkers vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New live viewer'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Deze trigger werkt voor kijkers van je live en automated webinars. Hij werkt niet bij on demand webinars en replays.
Deze trigger wordt geactiveerd wanneer het webiner beëindigd is. Wil je een kijker trigger die geactiveerd wordt nadat iemand begint met kijken? Gebruik dan de 'New viewer started watching' trigger.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: New viewer started watching
De trigger 'New viewer started watching' verzendt gegevens van nieuwe kijkers vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New viewer started watching'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Deze trigger werkt voor kijkers van je live, automated en on demand webinars, maar ook replays en de replay van gisteren.
Deze trigger wordt direct geactiveerd wanneer iemand begint met kijken.
Omdat deze trigger geactiveerd wordt nadat iemand begint met kijken wordt de kijktijd niet juist doorgestuurd. Heb je de juiste kijktijd nodig in Zapier? Gebruik dan een van de andere kijker triggers.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: New replay viewer
De trigger 'New replay viewer' verzendt gegevens van nieuwe replay kijkers vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New replay viewer'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Deze trigger werkt voor kijkers van replays en de replay van gisteren.
Deze trigger wordt geactiveerd nadat iemand begint met kijken.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: No Show Live or Automated Webinar
De trigger 'No Show Live or Automated Webinar' verzendt gegevens van nieuwe replay kijkers vanuit WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'No Show Live or Automated Webinar'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Deze trigger werkt voor kijkers van live en automated webinars. Hij werkt niet bij on demand webinars en replays.
Deze trigger wordt geactiveerd nadat een webinar eindigt en iemand niet gekeken heeft.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: New payment
De trigger 'New payment' stuurt gegevens naar Zapier over de betaling en degene die heeft betaald.
Een paar dingen die belangrijk zijn om te weten over deze trigger:
Als je de 'New payment'-trigger aanmaakt, kan je instellen dat deze alleen actief is bij nieuwe registraties voor een specifiek webinar of voor alle webinars in je account.
Er wordt alleen informatie over voltooide betalingen verstuurd. Je kan dus bijvoorbeeld een actie koppelen om een factuur te maken in je boekhoudprogramma.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Daarnaast krijg je bij deze trigger informatie over de betaling, zoals betaalmethode, bedrag en tijdstip van betaling. Alle informatie die je nodig hebt om bijvoorbeeld een factuur te maken! Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Subscription payments'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste betaling (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Trigger: Assessment passed
De trigger 'Assessment passed ‘ stuurt de gegevens van een kijker via Zapier naar andere tools wanneer ze aan de voorwaarden van jouw toetsing voldoen. Je kan dit gebruiken om automatisch e-mails te verzenden, studiepunten te accrediteren of certificaten te genereren voor kijkers die aan jouw vooraf ingestelde eisen voldoen.
De informatie die naar Zapier wordt gestuurd, is dezelfde als de informatie die wordt verzonden met de trigger 'Nieuwe registratie'. Houdt er rekening mee dat het soms even kan duren voordat alle kijktijden up-to-date zijn.
Tip! Wil je een certificaat aanmaken na een toesting? Volg dan de stappen die hier gegeven zijn.
Trigger: Unsubscribed from webinar
De trigger "Unsubscribed From Webinar" trigger stuurt gegevens van alle inschrijvingen die zich hebben uitgeschreven van WebinarGeek via Zapier naar andere tools.
Je kan alle informatie gebruiken die beschikbaar is bij de 'New registration'-trigger. Voor deze trigger is nog extra informatie beschikbaar, zoals kijktijd, betalingen en calls to action. Een volledig overzicht van velden kan je vinden in onze API-documentatie, onder 'Retrieve a subscription'.
Ook krijg je in Zapier bij het aanmaken van een Zap een voorbeeld van je laatste inschrijving (als die er is). Zo kan je precies de velden kiezen die er zijn.
Action: Subscribe to a single webinar
Naast triggers kun je ook “Actions” of acties aanmaken. Acties kunnen worden geactiveerd door andere apps. De actie 'Subscribe to a single webinar' kan worden geactiveerd om iemand automatisch in te schrijven voor jouw webinar.
Wat je moet weten:
De actie schrijft iemand in voor een specifieke uitzending. Afhankelijk van het type webinar moet je:
Het webinar, datum en tijd selecteren (alleen Live of geautomatiseerde webinars)
Of alleen het webinar selecteren (On Demand)
Verplichte registratievelden moeten altijd een waarde hebben, anders mislukt de actie. Voornaam en e-mailadres zijn altijd verplicht.
Voorbeeld: als je een verplicht veld hebt toegevoegd, zoals "bedrijf", zorg er dan voor dat je altijd een waarde voor dat veld opgeeft.
De flow voor de registratie is hetzelfde als bij een normale registratie. Er wordt nog steeds een bevestigingsmail verzonden na registratie, tenzij je deze uitschakelt.
Inschrijvingen die via Zapier binnenkomen, krijgen de tekst 'zapier' als waarde voor 'Registratiebron'. Zo kan je deze onderscheiden van andere inschrijvingen.
Action: Subscribe to webinar series
Deze actie kan worden geactiveerd om automatisch iemand in te schrijven voor alle webinars in een serie.
Wat je moet weten:
Selecteer in de actie de titel van de serie om de hele serie aan de actie toe te wijzen. Zapier geeft elke serie weer, ook als er geen uitzendingen zijn gepland.
Je kan ook zoeken op het Webinar ID. Deze vindt je door bij het eerste webinar uit de series te klikken op het vraagteken naast de "Bewerk webinar" knop.
Bij een serie met meerdere uitzendingen per webinar wordt de inschrijving altijd aangemeld voor de vroegste uitzending van elk webinar. Dit kan niet worden gewijzigd en je kunt specifieke webinars of uitzendingen niet uitsluiten.
Verplichte registratievelden moeten altijd een waarde hebben, anders mislukt de actie. Voornaam en e-mailadres zijn altijd verplicht.
Voorbeeld: als je een verplicht veld hebt toegevoegd, zoals "bedrijf", zorg er dan voor dat je altijd een waarde voor dat veld opgeeft.
De flow voor de registratie is hetzelfde als bij een normale registratie. Er wordt nog steeds een bevestigingsmail verzonden na registratie, tenzij je deze uitschakelt. Als je ervoor kiest om een bevestigingsmail te sturen via WebinarGeek, ontvangen inschrijvingen een enkele e-mail met daarin alle kijklinks (voor elk webinar in de serie).
Inschrijvingen die via Zapier binnenkomen, krijgen de tekst 'zapier' als waarde voor 'Registratiebron'. Zo kan je deze onderscheiden van andere inschrijvingen.
Action: Subscribe to the first available broadcast date.
Deze workaround kan getriggered worden om automatisch iemand bij de eerst beschikbare inschrijfdatum in te schrijven. Je gebruikt eigenlijk de stappen van hierboven maar dan voor een enkele webinar.
Selecteer in de actie de titel van de serie om de hele serie aan de actie toe te wijzen. Zapier geeft elke serie weer, ook als er geen uitzendingen zijn gepland. (In dit geval is de serie maar 1 webinar).
Je kan ook zoeken op het Webinar ID. Deze vindt je door bij het eerste webinar uit de series te klikken op het vraagteken naast de "Bewerk webinar" knop.
Verplichte velden moeten altijd een waarde hebben, anders krijg je een foutmelding. Email en voornaam zijn altijd verplicht.
Voorbeeld: als je een verplicht veld hebt toegevoegd, zoals "bedrijf", zorg er dan voor dat je altijd een waarde voor dat veld opgeeft.
De flow voor de registratie is hetzelfde als bij een normale registratie. Er wordt nog steeds een bevestigingsmail verzonden na registratie, tenzij je deze uitschakelt. Als je ervoor kiest om een bevestigingsmail te sturen via WebinarGeek, ontvangen inschrijvingen een enkele e-mail met daarin alle kijklinks (voor elk webinar in de serie).
Beschikbare velden voor "Subscribe" Actions
Je kan de volgende velden meesturen bij een nieuwe registratie:
Voornaam, achternaam en e-mailadres
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer
Land
Tijdzone
Extern ID
Extra velden (met als label de naam van je extra veld)
Toestemmingsvelden
Custom field (gebruikt voor aangepaste registratielinks om te meten waar inschrijvingen vandaan komen)
Zorg er voor dat je verplichte velden altijd een waarde hebben, anders zal de inschrijving mislukken.
Creëer een certificaat
Je kan Zapier gebruiken om een certificaat voor je webinar te maken zodra een toetsing geslaagd is. Dit kun je doen met het volgende Zap template.
Maak een certificaat in Google Slides met tekst variabelen om de naam van de deelnemer automatisch te tonen, en gebruik deze presentatie als template voor je certificaten.
Je kunt het certificaat versturen als een PDF bijlage van een email.
Let op! De toetsingmodule is alleen beschikbaar bij live, automated en on demand webinars. Het werkt niet bij replays. Let hierop wanneer je de Zapier template hierboven gebruikt, omdat dit betekent dat je een on demand webinar moet gebruiken in plaats van een replay.
Consultancy
Mocht je meer hulp nodig hebben of simpelweg een gecompliceerde flow in gedachte kan je ons altijd contacten over onze consultancy services. Op deze manier kan je er voor zorgen dat jouw Zapier integratie vlekkeloos werkt!
Inspiratie: Zap templates
Enkele Zap templates waarmee je direct van start kan:
Verken WebinarGeek integraties die mogelijk worden gemaakt door Zapier.
Trefwoorden: zaps, connecties, verbinden, zoho, flow