¿Has realizado el proceso de registro a través de tu propio sitio web o página de destino, o has utilizado otra herramienta de webinars? En ese caso, puedes importar fácilmente tus contactos mediante un archivo .csv para que no tengan que registrarse de nuevo en tu webinar.
Esta opción no está disponible durante la prueba gratuita. Puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte para que active esta opción aquí.
Crear un archivo CSV
Necesitas un archivo CSV para importar tus contactos. Un archivo CSV es un formato especial de Excel, Numbers o Google Spreadsheet. Facilita la gestión y la importación de datos.
Primero, abre un archivo de Excel vacío. Crea tres columnas: una para «email», otra para «first name» y otra para «last name».
If you did not make it a mandatory to fill in the ‘last name’ field, you can choose if you want to add the ‘last name’ column in the CSV file, o not.
Añade un cuarto campo para «company» a fin de importar el nombre de una empresa.
Añade un quinto campo para «external_id» a fin de importar un ID externo para los participantes.
No es posible importar más campos.
Después de crear las primeras columnas, añade los datos de tus contactos y guarda el archivo como un documento .csv (separado por separador de lista).
Descarga un archivo CSV de ejemplo aquí. Para iniciar la descarga, haz clic con el botón derecho del ratón > «Abrir enlace en una pestaña nueva».
Además del nombre, los apellidos y el correo electrónico, también puedes importar el nombre de la empresa. Para ello, debes añadir una columna adicional a tu hoja de cálculo. Titula la cuarta columna (D) como «company».
Si quieres añadir un ID externo para los participantes, puedes añadir una quinta columna. Nombra esta columna (E) «external_id». En las estadísticas y la exportación, esta columna contendrá los números de registro de los participantes.
¡Atención! «external_id» debe colocarse siempre en la quinta columna, aunque no quieras registrar el nombre de una empresa.
El archivo CSV tendrá este aspecto:
¡Atención! Si solo quieres registrar el nombre y la empresa, tendrás que añadir igualmente la tercera columna «lastname», aunque puedes dejarla vacía.
You can click aquí para descargar un ejemplo de archivo CSV con el nombre de la empresa añadido. Para iniciar la descarga, haz clic con el botón derecho del ratón > abrir en una pestaña nueva.
¡Atención! La política de uso razonable establece un número máximo de contactos que puedes importar al día. Puedes importar hasta diez veces tu límite de espectadores, con un máximo de 10.000, siempre que tengas un remitente de correo electrónico personalizado. Si todavía no has verificado tu propia dirección de correo electrónico, y durante las dos primeras semanas de tu suscripción, puedes importar hasta cinco veces tu límite de espectadores.
Subir el archivo CSV
Ve al panel del webinar y haz clic en «Añadir contactos». Se abrirá una ventana en la que podrás hacer clic en «Importar CSV».
¡Atención! Es importante que el webinar se haya publicado antes de poder subir contactos.
Se abrirá una pantalla en la que podrás subir el archivo CSV.
Seleccionar archivo CSV
Haz clic en «Seleccionar archivo» y selecciona el archivo CSV que guardaste en tu ordenador. El archivo ya se ha añadido y está listo para importarse.
¡Atención! Asegúrate de que el archivo cumple los requisitos descritos en «Crear un archivo CSV».
Seleccionar una emisión
Si tu webinar tiene varias emisiones, selecciona la emisión correcta en el menú desplegable. Tus contactos se inscribirán en esta emisión concreta.
Enviar un correo electrónico de confirmación
Envía un correo electrónico de confirmación to the imported contacts. You can find the correo electrónico de confirmación on the webinar page under ‘Emails’. The correo electrónico de confirmación contains the unique viewing link to access the live webinar.
¿No enviaste el confirmation e-mail durante la importación, pero quieres que tus contactos reciban el correo electrónico? Entonces tienes dos opciones:
Elimina la emisión y añádela de nuevo. You can now re-import the contacts and send the correo electrónico de confirmación.
Configura un correo electrónico de recordatorio y envíalo. El correo electrónico de recordatorio también contiene el enlace de visualización único.
Don't send a correo electrónico de confirmación
Uncheck the option 'Send correo electrónico de confirmación' in order to not send the correo electrónico de confirmación. Now you'll have to find a different way for participants to receive their unique viewing link. Through your own email marketing software, for example.
Ve a las estadísticas de tu webinar. Haz clic en «Página de registro» y después en «Suscriptores». Puedes encontrar los enlaces de visualización únicos en el archivo de exportación que puedes descargar aquí.
Importar
Once you have uploaded the CSV file, selected the right broadcast and chose if you want the correo electrónico de confirmación sent, you can complete the import by simply clicking ‘Import’.
Una vez completada la importación, recibirás un resumen de los datos importados.
Importar un archivo CSV para una serie
Puedes importar contactos mediante un CSV para toda la serie de webinars a la vez. En la pantalla de importación de CSV de una serie de webinars, podrás seleccionar fechas para varios webinars. Todos los contactos del archivo CSV se registrarán en todas las emisiones que selecciones. Para excluir una fecha, cámbiala a «No registrar» mediante el menú desplegable.
If you choose to send a correo electrónico de confirmación, one email will be sent to all subscribers with the unique link for every webinar in your series.
Los correos electrónicos de recordatorio will only have a link for the specific webinar where you created the email. So, unlike the correo electrónico de confirmación, reminder emails will not have links to all the webinars in a series.
Después de importar contactos a una serie, ten en cuenta que «Suscriptores registrados» se refiere al número total de suscriptores añadidos a todos los webinars de la serie. Por tanto, si subes 500 contactos para dos webinars de una serie, «Suscriptores registrados» mostrará 1000.
Historial de importaciones
Después de importar tus contactos, puedes ver el historial de importaciones. Sigue estos pasos:
Haz clic en tu webinar.
En «Página de registro», haz clic en «Añadir contactos» > «Importar CSV».
Encontrarás el historial de importaciones en el lado derecho.
También puedes importar nuevos contactos en esta página.
«Total» muestra cuántos contactos se han encontrado en el archivo CSV.
«Registrados» muestra cuántos contactos están registrados en tu webinar.
También puedes comprobar en esta página si has enviado el correo electrónico de confirmación.
¡Atención! Un contacto solo puede registrarse una vez por emisión.
Importar nombres con caracteres especiales (UTF-8)
No todas las versiones de Excel permiten guardar archivos CSV en UTF-8. En las versiones más recientes de Excel (2016 o posteriores), verás la opción de guardar como «CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv)». Si tienes nombres con caracteres especiales (como ë) en tu lista de contactos, necesitas esta opción.
Otra solución es utilizar Hojas de cálculo de Google:
Copia todos los datos del archivo CSV.
Crea una hoja de cálculo en blanco en Google Spreadsheets.
Pega los datos del documento de Excel en la hoja de cálculo de Google.
Descarga el archivo como archivo CSV de Hojas de cálculo de Google.
El documento ya se ha guardado como CSV con formato UTF-8.
¡Atención! No vuelvas a abrir el archivo con Excel. Esto sobrescribirá el formato y tendrás que repetir el proceso.
Solucionar problemas al importar contactos
Si aparece un error durante la importación, comprueba los siguientes pasos.
¿Hay caracteres especiales en el archivo? A veces no podrás verlos. Sigue estas instrucciones.
Comprueba el orden de las filas y columnas en el archivo CSV:
En la fila 1, columna A, debe aparecer email.
En la fila 2, columna B, debe aparecer first name.
En la fila 3, columna C, debe aparecer last name.
En la fila 4, columna D, debe aparecer company.
Los contactos importados no han recibido un correo electrónico
Esto puede deberse a estos tres motivos:
The correo electrónico de confirmación option is disabled. You can check this when editing your webinar under ‘Emails’.
The contacts were already registered o have been imported before.
You unchecked the correo electrónico de confirmación option when importing.
Puedes solucionar este problema siguiendo estos pasos:
Delete the broadcast and add it again. You can now re-import the contacts and send the correo electrónico de confirmación.
Configura un correo electrónico de recordatorio y envíalo. Este correo electrónico incluye el enlace de visualización único.
Añadir un contacto manualmente
You are able to add a single contact manually to your webinar. Ve al panel del webinar y haz clic en «Añadir contactos» > «Añadir uno manualmente». Se abrirá un formulario que puedes utilizar para registrar un único contacto. Asegúrate de seleccionar la zona horaria del espectador y la emisión correcta.
When manually adding a viewer to a series, you will have the option to specify which webinars and broadcasts to subscribe them to. Use the drop down menus o checkboxes (on demand) to change the broadcasts o exclude a webinar. The viewer receives one email containing every watch link at once if you choose to send a correo electrónico de confirmación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar contactos para un webinar de pago?
Sí. Al importar, aparecerá una opción para indicar si los espectadores pueden ver el webinar sin pagar.
¿Cuál es el número máximo de contactos que puedo importar?
Puedes importar un número de contactos diez veces superior al número de espectadores incluido en tu suscripción.
¿Puedo eliminar contactos importados?
Puedes gestionar y eliminar registros en las estadísticas del webinar.
Haz clic en «Registros» > «Todos los suscriptores» > «Opciones del suscriptor» > icono de la papelera.