Moneybird

Boek de betalingen voor je betaalde webinars automatisch in je administratie en stuur je kijkers automatisch een factuur met Moneybird.

Dina avatar
Geschreven door Dina
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Met de Moneybird-koppeling kan je betalingen voor je betaalde webinars automatisch inboeken in je administratie en stuur je kijkers automatisch een factuur. De optie maakt het gebruik van betaalde webinars binnen WebinarGeek nog makkelijker!

Bied je nog geen betaalde webinars aan, maar heb je hier wel interesse in? Lees er dan hier meer over.

Let op! De Moneybird integratie kan alleen gebruikt worden in combinatie met Mollie. Als je gebruikt maakt van Stripe kan je dus geen gebruik maken van de Moneybird integratie. We werken op dit moment aan andere administratie en facturatie opties voor Stripe. Voor nu zou je kunnen overwegen een connectie te maken met jouw boekhoudsoftware via Zapier.

De werking van de koppeling

Op het moment dat een inschrijver een betaling voldoet voor je webinar, gebeurt er bij een koppeling met Moneybird het volgende:

  • Aanmaken van een nieuw contact op basis van bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam van de kijker.

  • Aanmaken van een verkoopfactuur voor dit contact.

  • Publiceren van de verkoopfactuur.

  • Een betaling registreren voor de verkoopfactuur.

  • Een workflow initiëren (die je zelf kan kiezen). Op basis van deze workflow kan je bijvoorbeeld je inschrijver een mail sturen met de factuur.

De koppeling werkt zoals alle WebinarGeek-integraties op basis van triggers en acties. De beschikbare trigger voor Moneybird is 'Nieuwe betaling' en de actie is 'Maak factuur aan'.

Wat heb je nodig?

Je hebt een Moneybird-account nodig en je moet gebruikmaken van betaalde webinars binnen WebinarGeek.

Het is niet mogelijk om deze koppeling te gebruiken als je de betalingen voor je webinars buiten WebinarGeek afhandelt.

Op dit moment gaan we ervan uit dat alle betalingen inclusief btw en in euro's zijn. Je kan zelf je btw-tarief instellen.

Let op! Om de koppeling goed te laten werken, is het noodzakelijk dat al je webinarinschrijvers een bedrijfsnaam invullen of een voor- en achternaam. Dit zijn namelijk de gegevens die Moneybird nodig heeft voor een nieuw contact. Zorg er dus voor dat deze velden op het registratieformulier voor je webinar staan. De koppeling zal niet werken als bijvoorbeeld het veld 'achternaam' ontbreekt of als het veld niet verplicht is. Vraag je om een bedrijfsnaam, kies dan voor het standaard WebinarGeek-veld voor bedrijfsnaam.

De koppeling opzetten

Doorloop de volgende stappen om WebinarGeek te koppelen aan je Moneybird-account:

  1. Ga naar WebinarGeek en klik rechtsboven op 'Account'

  2. Klik op 'Integraties'

  3. Klik op 'Moneybird'

  4. Klik op 'Verbind'

  5. Log in met je Moneybird-account

  6. Geef WebinarGeek toestemming om te koppelen met Moneybird

    • WebinarGeek heeft toestemming nodig om facturen aan te maken

      De koppeling tussen WebinarGeek en Moneybird autoriseren
  7. Je wordt teruggestuurd naar WebinarGeek

  8. Klik op 'Nieuwe trigger'

  9. Kies 'Nieuwe betaling' als trigger

  10. Kies 'Maak verkoopfactuur aan' als actie

  11. Kies een BTW tarief

  12. Kies een workflow

    • Met de workflow stel je in wat er gebeurt nadat er een factuur is aangemaakt

Een nieuwe trigger maken voor Moneybird

Hierna is de koppeling actief! Je kan nu alleen nog het btw-tarief en de workflow aanpassen. Dit kan je ook per webinar doen via webinarspecifieke triggers.

Gegevenssynchronisatie en informatie op factuur

Bij het aanmaken van een contact sturen wij de volgende informatie mee:

  • Bedrijfsnaam

  • Voornaam

  • Achternaam

  • E-mailadres

  • Land

  • Adresgegevens

Let op! Om deze gegevens door te kunnen sturen moet je gebruik maken van de standaardvelden, 'eigen velden' worden niet standaard doorgestuurd. Je kan hier wel Zapier voor gebruiken.

We maken bij elke betaling een nieuw contact aan. Als je wil, kan je deze achteraf koppelen aan een bestaand contact.

Je factuur kan je in Moneybird zelf opmaken. De informatie die wij erop zetten is een factuurregel met de volgende informatie:

  • De titel van je webinar

  • Het totaalbedrag dat is afgerekend, inclusief btw

Een voorbeeldfactuur:

Een voorbeeld van een Moneybird factuur

Extra registratievelden van een registratie toevoegen aan een factuur via Zapier

WebinarGeeks Moneybird integratie stuurt geen eigen velden naar Moneybird. Als je andere gevens verzamelt en deze wilt toevoegen aan een factuur moet je op dit moment Zapier gebruiken.

Hieronder geven we een korte tutorial hoe je dit kunt instellen.

Om extra gegevens naar Zapier te kunnen sturen, moet je ervoor zorgen dat je extra registratievelden hebt ingesteld om deze informatie van abonnees te verzamelen. Hier leggen we uit hoe je extra eigen velden toevoegt.

  1. Zorg eerst dat je extra registratievelden hebt ingesteld zodat je deze informatie naar Zapier en Moneybird kan sturen; hier lees je daar meer over

  2. Koppel Zapier; hier lees je daar meer over

  3. Maak een nieuwe 'New payment' trigger aan in Zapier

    Adding address information to the invoice via Zapier

  4. Voeg een 'Create contact in Moneybird' actie toe in Zapier

  5. Vul de velden in met de extra registratievelden die je in WebinarGeek hebt ingesteld

    • Zorg ervoor dat je alle verplichte velden invult met behulp van de variabelen die Zapier uit WebinarGeek haalt!

      Adding address information to the invoice via Zapier

  6. Voeg een 'Create sales invoice in Moneybird' actie toe

    • Het contact id is in de vorige actie gemaakt en kan in deze actie als variabele worden geselecteerd. Zorg ervoor dat je alle nodige details invult, gebruik (WebinarGeek) variabelen waar nodig.

Wanneer deze actie wordt geactiveerd, wordt er een nieuw factuur gemaakt met de extra velden (en verzonden naar het e-mailadres van de registratie.)

Adding address information to the invoice via Zapier

Trefwoorden: boekhoudprogramma

Was dit een antwoord op uw vraag?