Moneybird is een administratie systeem. Door WebinarGeek te verbinden met Moneybird wordt informatie gesynchroniseerd, zodat je automatisch facturen kan verzenden naar inschrijvingen die voor een webinar betaald hebben.
Om de Moneybird koppeling te gebruiken moet je betaalde webinars hosten via het systeem van WebinarGeek. Alle inschrijvers van die betaalde webinars moeten hun voor- en achternaam of bedrijfsnaam doorgeven, anders werkt de koppeling niet.
Ben je geïnteresseerd in het geven van betaalde webinars maar doe je dat nog niet? Hier lees je er meer over.
Let op! De Moneybird koppeling kan alleen gebruikt worden met Mollie.
Wanneer je Stripe gebruikt, kan je geen gebruik maken van de Moneybird koppeling. We werken op dit moment aan administratieve koppelingen voor Stripe. Je kan overwegen om een koppeling te maken tussen je administratiesoftware en Stripe of WebinarGeek met Zapier.
Moneybird koppelen
Volg deze stappen om WebinarGeek te koppelen aan Moneybird:
Klik rechtsboven op 'Account'
Klik op 'Integraties'
Klik op ‘Moneybird'
Klik op 'Verbind'
Log in op je Moneybird account
Kijk de informatie van Moneybird na en klik op ‘Toestaan’
Je Moneybird- en WebinarGeek-accounts zijn nu gekoppeld, maar je moet nog wel triggers aanmaken om van de koppeling gebruik te maken. Lees verder om erachter te komen hoe.
Let op! Als je Moneybird ontkoppelt en/of een ander account koppelt, verlies je je eerder ingestelde triggers.
Triggers
Triggers zorgen ervoor dat de integratie gegevens tussen WebinarGeek en Moneybird synchroniseert. Wanneer een bepaalde actie wordt getriggerd, zorgt deze trigger ervoor dat er daarna een proces wordt uitgevoerd.
Lijst van beschikbare triggers
De volgende triggers zijn beschikbaar voor Moneybird:
Nieuwe betaling
Je kan ons ‘Triggers’ artikel lezen voor meer informatie over deze triggers.
Acties
Acties zijn wat de software moet doen wanneer een trigger wordt geactiveerd. Zo kan je instellen dat iemand automatisch een factuur ontvangt wanneer ze een betaling doen.
Lijst van beschikbare acties
De volgende acties zijn beschikbaar voor Moneybird:
Maak verkoopfactuur aan
Er wordt een nieuw contact aangemaakt in Moneybird op basis van de webinar inschrijving. Daarna wordt er een verkoopfactuur gemaakt en gepubliceerd voor dit contact. De betaling wordt geregistreerd voor de aangemaakte verkoopfactuur. Er wordt uiteindelijk een gekozen workflow uitgevoerd.
Jij maakt en kiest de workflow die gebruikt wordt. Hiermee kan je bijvoorbeeld automatisch de aangemaakte verkoopfactuur via e-mail naar de inschrijver sturen.
Moneybird gaat ervan uit dat alle betalingen in euro plaatsvinden en BTW bevatten. De BTW percentages kunnen worden ingesteld bij het aanmaken van de trigger.
Let op! Moneybird vereist inschrijvingen om of hun volledige naam of hun bedrijfsnaam door te geven. Zonder deze informatie kan Moneybird geen nieuw contact aanmaken. Standaard starten webinars alleen met registratievelden voor de voornaam en het e-mailadres. Dat betekent dat je een vereist veld moet toevoegen voor achternaam en/of bedrijfsnaam. Hier lees je daar meer over.
Velden die op de facturen gebruikt worden
De volgende informatie wordt naar Moneybird gestuurd als deze op het registratieformulier van de deelnemer is vermeld en kan op facturen gebruikt worden:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Bedrijfsnaam
Land
Provincie
Stad
Postcode
Straat
Huisnummer
We vermelden ook de titel van het webinar en het betaalde bedrag op de factuur.
Als je meer gegevens naar Moneybird wilt sturen, kan je dit doen met onze Zapier-integratie.
Elke keer dat er een betaling plaatsvindt, wordt er een compleet nieuw contact aangemaakt, zelfs als er al een contact met dezelfde informatie bestaat. Je hebt de optie om het nieuwe contact later handmatig aan het bestaande contact te verbinden.
Moneybird tips & tricks
Eigen registratievelden toevoegen aan de factuur via Zapier
Wanneer je Moneybird gebruikt met WebinarGeek kan je je eigen registratievelden niet toevoegen aan de factuur. We werken aan een oplossing, maar in de tussentijd kan je hier Zapier voor gebruiken. Lees verder voor een uitleg over hoe je dit instelt.
Stel eerst de registratievelden van het webinar in. In dit artikel lees je alles over registratievelden.
Verbind Zapier met je WebinarGeek account. Dit artikel legt het uit.
Maak een Zap aan met de WebinarGeek ‘New Payment’ trigger.
Maak een ‘Create Contact’ Moneybird actie aan.
Vul de informatie in die gebruikt moet worden voor het contact in Moneybird. Let er hierbij op dat je de vereiste velden invult met de variabelen die Zapier ontvangt van WebinarGeek, zoals ‘Firstname’, ‘Lastname’ en ‘Email’.
Eigen velden worden doorgestuurd als ‘Subscription Extra Fields <veldnaam>’, waarbij <veldnaam> vervangen wordt door de titel die je in WebinarGeek aan het registratieveld gaf.
Maak een ‘Create Sales Invoice’ Moneybird actie aan.
De ‘Contact Id’ is in de vorige actie aangemaakt en kan hier worden geselecteerd als een variabele.
Let erop dat je de vereiste informatie invult. Gebruik WebinarGeek variabelen waar nodig.
Wanneer deze actie wordt uitgevoerd zal er een nieuwe factuur aangemaakt en verzonden worden met de extra informatie van de inschrijver.
Trefwoorden: boekhoudprogramma