Hast du den Registrierungsprozess über deine eigene Website oder Zielseite ausgeführt oder ein anderes Webinar-Tool verwendet? Anschließend kannst du deine Kontakte einfach über eine CSV-Datei importieren, sodass sie sich nicht erneut für dein Webinar registrieren müssen.
Diese Option ist in der kostenlosen Testversion nicht verfügbar. Du kannst dich hier an den Support wenden, um diese Option für dich zu aktivieren.
Eine CSV-Datei erstellen
Du benötigst eine CSV-Datei, um deine Kontakte zu importieren. Eine CSV-Datei ist ein spezielles Format in Excel, Numbers oder Google Spreadsheet. Es erleichtert das Verwalten und Importieren von Daten.
Zunächst öffne eine leere Excel-Datei. Erstelle drei Spalten, eine für 'E-Mail', für 'Vorname' und 'Nachname'.
Wenn du das Ausfüllen des Felds 'Nachname' nicht obligatorisch gemacht hast, kannst du auswählen, ob du die Spalte 'Nachname' in die CSV-Datei einfügen möchten oder nicht.
Füge ein viertes Feld für "Unternehmen" hinzu, um einen Unternehmensnamen zu importieren.
Füge ein fünftes Feld für "external_id" hinzu, um eine externe ID für Teilnehmer zu importieren.
Das Importieren weiterer Felder ist nicht möglich.
Füge nach dem Erstellen der ersten Spalten die Daten deiner Kontakte hinzu und speichere die Datei als CSV-Dokument (getrennt durch Listentrennzeichen).
Hier kannst du eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen. Um den Download zu starten, klicke mit der rechten Maustaste > 'Link in neuem Tab öffnen'.
Neben dem Vornamen, dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse kannst du auch den Firmennamen importieren. Dazu musst du eine zusätzliche Spalte in dein Arbeitsblatt einfügen. Benenne die vierte Spalte (D) als 'Unternehmen'.
Wenn du eine externe ID für Teilnehmer hinzufügen möchtest, kannst du eine fünfte Spalte hinzufügen. Nenne diese Spalte (E) "external_id". In der Statistik und im Export wird diese Spalte die Registrierungsnummern der Teilnehmer enthalten.
Bitte beachte! Die "external_id" muss immer in der fünften Spalte stehen, auch wenn du keinen Firmennamen einträgst.
Die CSV-Datei sieht dann wie folgt aus:
Bitte beachte! Wenn du nur den Vornamen und das Unternehmen eintragen willst, musst du noch die dritte Spalte 'Nachname' hinzufügen, du kannst die Spalte auch leer lassen.
Klicke hier, um ein Beispiel für eine CSV-Datei herunterzuladen, in der der Unternehmensname hinzugefügt wurde. Bitte klicke auf die rechte Maustaste > neuen Tab öffnen, um den Download zu starten.
Bitte beachte! Die Fair-Use-Richtlinie zur fairen Nutzung sieht eine maximale Anzahl von Kontakten vor, die du für ein Webinar importieren kannst. Du kannst bis zum Zehnfachen deines Zuschauer Limits importieren, bis zu einer maximalen Anzahl von 10.000. In den ersten zwei Wochen deines Abonnements kannst du bis zum Fünffachen deines Zuschauerlimits importieren.
CSV-Datei hochladen
Gehe zum Webinar-Dashboard und klicke auf 'Kontakte hinzufügen'. Ein Fenster wird geöffnet. Du kannst jetzt auf 'CSV-Import' klicken.
Bitte beachte! Es ist wichtig, dass das Webinar veröffentlicht wurde, bevor du Kontakte hochladen kannst.
Ein Bildschirm wird geöffnet, in dem du die CSV-Datei hochladen kannst.
Wähle die CSV-Datei
Klicke auf 'Datei auswählen' und wähle die CSV-Datei aus, die du auf deinem Computer gespeichert hast. Die Datei wird jetzt hinzugefügt und kann importiert werden.
Bitte beachte! Stelle sicher, dass die Datei den Anforderungen unter 'CSV-Datei erstellen' entspricht.
Wähle eine Sendung
Wenn dein Webinar mehrere Sendungen enthält, wähle im Dropdown-Menü die richtige Sendung aus. Deine Kontakte werden für diese bestimmte Sendung registriert.
Sende eine Bestätigungs-E-Mail
Sende eine Bestätigungs-E-Mail an die importierten Kontakte. Du findest die Bestätigungs-E-Mail auf der Webinar-Seite unter 'E-Mails'. Die Bestätigungs-E-Mail enthält den eindeutigen Link zum Anzeigen des Live-Webinars.
Hast du die Bestätigungs-E-Mail während des Imports nicht gesendet, möchtest du aber, dass deine Kontakte die E-Mail erhalten? Dann hast du zwei Möglichkeiten:
Lösche die Sendung und füge sie erneut hinzu. Du kannst die Kontakte jetzt erneut importieren und die Bestätigungs-E-Mail senden.
Richte eine Erinnerungs-E-Mail ein und sende sie. Die Erinnerungs-E-Mail enthält auch den eindeutigen Link zum Anzeigen.
Sende eine Bestätigung ohne WebinarGeek
Wenn du mit WebinarGeek keine Bestätigungs-E-Mail senden möchtest, musst du sicherstellen, dass deine registrierten Kontakte den Anzeigelink auf eine andere Weise erhalten. Möglicherweise möchtest du deine eigene E-Mail-Marketing-Software verwenden.
Gehe jetzt zuerst zur Webinar-Statistik. Klicke auf 'Registrierungsseite' > 'Registrierungen'. Die eindeutigen URLs findest du in der Exportdatei, die du hier herunterladen kannst.
Importieren
Nachdem du die CSV-Datei hochgeladen, die richtige Sendung ausgewählt und ausgewählt hast, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll, kannst du den Import abschließen, indem du einfach auf 'Importieren' klickst.
Nach Abschluss des Imports erhältst du eine Übersicht über die importierten Daten.
Importieren einer CSV-Datei für eine Serie
Man kann Kontakte über eine CSV-Datei für die gesamte Webinarreihe auf einmal importieren. In der CSV-Importmaske einer Webinarreihe kannst du Termine für mehrere Webinare auswählen. Alle Kontakte aus der CSV-Datei werden für alle von dir ausgewählten Sendungen registriert. Ändere einen Termin über das Dropdown-Menü in 'Nicht anmelden', um ihn auszuschließen.
Wenn du dich dafür entscheidest, eine Bestätigungs-E-Mail zu senden, wird eine E-Mail an alle Abonnenten mit dem eindeutigen Link für jedes Webinar aus deiner Serie gesendet.
Erinnerungs-E-Mails enthalten nur einen Link für das spezifische Webinar, für das du die E-Mail erstellt hast. Anders als bei der Bestätigungs-E-Mail enthalten die Erinnerungs-E-Mails also keine Links zu allen Webinaren einer Serie.
Beachte nach dem Import von Kontakten in eine Serie, dass sich "Registrierte Teilnehmer" auf die Gesamtzahl der Teilnehmer bezieht, die zu allen Webinaren der Serie hinzugefügt wurden. Wenn du also 500 Kontakte für zwei Webinare einer Serie hochlädst, wird unter "Registrierte Teilnehmer" eine Zahl von 1000 angezeigt.
Importverlauf anzeigen
Nach dem Import deiner Kontakte kannst du den Importverlauf anzeigen.
Klicke auf Dein Webinar-Dashboard
Klicke unter "Registrierungsseite" auf "Kontakte hinzufügen" > "CSV-Import".
Auf der rechten Seite findest du die Importhistorie.
Auf dieser Seite kannst du auch neue Kontakte importieren!
'Gesamt' zeigt an, wie viele Kontakte in der CSV-Datei gefunden wurden.
'Registriert' zeigt an, wie viele Kontakte für dein Webinar registriert sind.
Du kannst auch überprüfen, ob du die Bestätigungs-E-Mail auf dieser Seite gesendet hast.
Bitte beachte! Ein Kontakt kann nur einmal pro Sendung registriert werden.
Importieren von Namen mit Sonderzeichen (UTF-8)
Nicht alle Excel-Versionen unterstützen das Speichern von CSV-Dateien in UTF-8. In neueren Excel-Versionen (2016+) siehst du die Option zum Speichern als 'CSV UTF-8 (kommagetrennt) (*.csv)'. Wenn du Namen mit Sonderzeichen (wie ä) in deiner Kontaktliste hast, benötigst du diese Option.
Eine andere Lösung ist die Verwendung von Google Sheets:
Kopiere alle Daten aus der CSV-Datei.
Erstelle eine leere Tabelle in Google Tabellen.
Füge die Daten aus dem Excel-Dokument in die Google-Tabelle ein.
Lade die Datei als Google Tabellen-CSV-Datei herunter.
Das Dokument wird nun als CSV im UTF-8-Format gespeichert.
Bitte beachte! Öffne die Datei nicht mehr mit Excel. Dadurch wird das Format überschrieben und du musst den Vorgang erneut ausführen.
Fehlerbehebung beim Importieren von Kontakten
Wenn beim Import ein Fehler auftritt, überprüfe die folgenden Schritte.
Enthält die Datei Sonderzeichen? Manchmal kannst du sie nicht sehen. Befolge diese Anweisungen.
Überprüfe die Reihenfolge der Zeilen und Spalten in der CSV-Datei:
In Zeile 1, Spalte A - sollte es eine E-Mail geben.
In Zeile 2, Spalte B - sollte es einen Vornamen geben.
In Zeile 3, Spalte C - sollte es einen Nachnamen geben.
In Zeile 4, Spalte D - sollte ein Unternehmen stehen.
Wenn importierte Kontakte keine E-Mail erhalten haben
kann dies an diesen beiden Punkten liegen:
Die Bestätigungs-E-Mail-Option ist deaktiviert. Du kannst dies überprüfen, wenn du dein Webinar unter 'E-Mails' bearbeiten.
Die Kontakte wurden bereits registriert oder wurden bereits importiert
Du hast die Option zur Bestätigungs-E-Mail beim Import deaktiviert.
Du kannst dieses Problem mit den folgenden Schritten beheben:
Lösche die Sendung und füge sie erneut hinzu. Du kannst die Kontakte jetzt erneut importieren und die Bestätigungs-E-Mail senden.
Richte eine Erinnerungs-E-Mail ein und sende diese. Der eindeutige Anzeigelink ist in dieser E-Mail enthalten.
Einen Kontakt manuell hinzufügen
Du kannst einen einzelnen Kontakt manuell zu deinem Webinar hinzufügen. Gehe zum Webinar-Dashboard und klicke auf 'Kontakte hinzufügen' > 'Einen manuell hinzufügen'. Es öffnet sich ein Formular, mit dem du einen einzelnen Kontakt hinzufügen kannst. Stelle sicher, dass du die Zeitzone des Zuschauers und die richtige Sendung auswählst.
Wenn du einen Zuschauer manuell zu einer Serie hinzufügst, hast du die Möglichkeit anzugeben, welche Webinare und Sendungen abonniert werden sollen. Verwende die Dropdown-Menüs oder Kontrollkästchen (bei Bedarf), um die Sendungen zu ändern oder ein Webinar auszuschließen. Wenn du eine Bestätigungs-E-Mail sendest, erhält der Zuschauer eine E-Mail mit allen Links zum Ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Kontakte für ein kostenpflichtiges Webinar importieren?
Auf jeden Fall! Beim Import wird eine Option angezeigt, die angibt, ob die Zuschauer das Webinar ohne Bezahlung sehen können.
Wie viele Kontakte kann ich maximal importieren?
Du kannst zehnmal mehr Kontakte importieren als die Anzahl der Zuschauer, die du in deinem Abonnement hast.
Kann ich importierte Kontakte löschen?
Du kannst Registrierungen in der Webinar-Statistik verwalten und löschen.
Klicke auf Registrierungen > Alle Abonnenten > Abonnentenoptionen > Papierkorbsymbol.