Let op! Deze optie is niet beschikbaar in de free trial-versie.

Heb je het registratieproces via je eigen website of landingspagina laten verlopen of kom je van een andere webinar tool?

Importeer dan gemakkelijk contacten via een .csv bestand zodat zij zich niet nog een keer hoeven in te schrijven voor je webinar.

Creëer een CSV-bestand

Om contacten te kunnen importeren, heb je een CSV-bestand nodig. Dit is een speciaal format in Excel, Numbers of Google Spreadsheet. Daarmee is het eenvoudig om data te beheren en te importeren.

  • Open een leeg Excel-bestand. Maak drie kolommen aan voor 'email', 'firstname' en 'lastname'.
  • Heb je het 'achternaam' veld niet (verplicht) gemaakt voor het registratieproces, dan heb je de keuze of je de ‘lastname’ kolom toevoegt in het CSV-bestand.
  • Het is niet mogelijk om meer velden te importeren.
  • Voeg na het aanmaken van de eerste kolommen de data toe van de inschrijvers en sla het bestand op als .csv (gescheiden door lijstscheidingsteken).

Download hier een voorbeeld-CSV-bestand.

Je kan maximaal 1.000 inschrijvingen per CSV-bestand importeren. Heb je meer contacten? Dan moet je dit dus in stappen doen.

Let op! Onder de fair use policy geldt een maximaal aantal contacten dat je voor een webinar mag importeren. Met een Starter-abonnement mag je maximaal 250 contacten importeren, met een Premium-abonnement 1.000 en met een Advanced abonnement 10.000.

CSV-bestand uploaden

Voordat je contacten kan uploaden, is het belangrijk dat het webinar is gepubliceerd.

Ga naar het webinar dashboard en klik onder 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen'. Er opent een venster. Klik op 'CSV import'.

Vervolgens opent het scherm waar je het CSV-bestand kan uploaden.

  • CSV bestand selecteren

Klik op 'Bestand kiezen' en selecteer het CSV-bestand op je computer. Het bestand wordt dan toegevoegd en staat klaar om te worden geïmporteerd.

Let op! Zorg ervoor dat het bestand voldoet zoals beschreven in ‘Creëer een CSV-bestand’

  • Selecteer een uitzending

Heeft je webinar meerdere uitzendingen? Kies dan de juiste uitzending in het dropdownmenu. De contacten worden alleen voor deze specifieke uitzending ingeschreven.

  • Stuur een bevestigingsmail

Verstuur de bevestigingsmail naar de geïmporteerde contacten. De bevestigingsmail kan je terugvinden in je webinar onder ‘E-mails’. De bevestigingsmail bevat de unieke kijklink voor het live webinar.

Heb je de bevestigingsmail niet verstuurd tijdens het importeren, en wil je dat de contactpersonen de mail wel ontvangen? Dan heb je twee opties:

  1. Verwijder de uitzending en voeg deze opnieuw toe. Zo kan je de contactpersonen opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
  2. Stel een herinneringsmail in en verstuur deze. Hierin zit de unieke kijklink ook verwerkt.
  • Geen bevestiging versturen

Vink de optie 'Stuur bevestigingsmail' uit om de bevestigingsmail niet te versturen. Je moet nu op een andere manier ervoor zorgen dat de contacten de unieke kijklink ontvangen. Bijvoorbeeld via je eigen e-mailmarketing software.

Ga naar de webinarstatistieken. Klik op 'Registratiepagina' en vervolgens op 'Inschrijvingen'. Je vindt de unieke URL's (kijklink) in het exportbestand dat je hier kan downloaden.

  • Importeren

Zodra je het CSV-bestand hebt geüpload, een uitzending hebt geselecteerd en hebt aangegeven of de bevestiging eruit moet kun je het importeren voltooien door op ‘Importeren’ te klikken.

Zodra het importeren is voltooid, krijg je een overzicht van de geïmporteerde gegevens.

Importhistorie

Nadat je contacten hebt geïmporteerd, kan je de importhistorie bekijken.

Klik op je webinar > klik onder 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen' > 'CSV import'.

Je kan hier nieuwe contacten importeren en rechts de import historie vinden.

Onder ‘Totaal’ zie je hoeveel contacten er in het .csv bestand zijn gevonden.

Onder ‘Geregistreerd’ zie je hoeveel er zijn ingeschreven voor je webinar.

Je kan hier ook terugvinden of je de bevestigingsmail hebt verstuurd.

Houd er rekening mee, dat een contactpersoon maar één keer ingeschreven kan worden per uitzending.

Namen met speciale tekens importeren (UTF-8)

Niet alle versies van Excel ondersteunen de mogelijkheid om CSV-bestanden op te slaan in UTF-8. Deze optie heb je nodig als je bijvoorbeeld namen in je contactenlijst hebt met bijzondere tekens (zoals een ë).

De oplossing is om gebruik te maken van Google Spreadsheets:

  1. Kopieer alle data uit het CSV-bestand.
  2. Creëer een lege spreadsheet in Google Spreadsheets.
  3. Plak de data uit het Excel-document in de Google spreadsheet.
  4. Download het bestand als CSV-bestand uit Google Spreadsheets.

Het document is nu opgeslagen als een CSV met UTF-8 indeling.

Let op! Open het bestand niet opnieuw met Excel. Dan wordt de indeling namelijk weer overschreven en moet je het proces opnieuw uitvoeren.

Troubleshooting contacten importeren.

Foutmelding tijdens het importeren.

Loop de volgende stappen na.

  1. Zitten er speciale tekens in het bestand? Soms kan je deze niet zien. Volg de instructies die hier staan beschreven.
  2. Controleer de volgorde van de rijen en kolommen van het CSV bestand.
  • In rij 1, kolom A moet email staan.
  • In rij 2 kolom B moet firstname staan.
  • In rij 3 kolom C moet lastname staan. (indien ingesteld).

Geïmporteerde contacten hebben geen e-mail ontvangen.

Dit kan door de volgende 2 punten komen:

  • De bevestigingsmail is uitgeschakeld. Dit kan je nakijken bij het bewerken van je webinar onder ‘E-mails’.
  • De contacten stonden al ingeschreven of zijn al eerder geïmporteerd.
  • Je hebt bij het importeren het vinkje uitgezet van de bevestigingsmail.

Wat je kan doen is het volgende:

  • Verwijder de uitzending en voeg deze opnieuw toe. Zo kan je de contactpersonen opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
  • Stel een herinneringsmail in en verstuur deze. Hierin zit de unieke kijklink ook verwerkt.

Veelgestelde vragen

Kan ik contacten importeren bij een betaald webinar?

Dat kan zeker, bij het importeren krijg je dan een extra optie om aan te geven of de contacten het webinar zonder betaling mogen bekijken.

Hoeveel contacten kan ik maximaal importeren?

Je kan 10 keer zoveel contacten importeren als het aantal kijkers in je abonnement. Dit kan in batches van 1.000. Als je meer dan 1.000 contacten wil inschrijven, kan je dat in meerdere batches doen.

Kan ik geïmporteerde contacten ook verwijderen?

Je kan de inschrijvingen voor een webinar beheren en verwijderen in de webinar statistieken.

Zoek een contact in het overzicht met inschrijvingen en klik vervolgens op het prullenbak icoon om een inschrijving te verwijderen.

Trefwoorden: handmatig toevoegen

Heeft u het antwoord gevonden?