Heb je het registratieproces via je eigen website of landingspagina laten verlopen of kom je van een andere webinar tool? Importeer dan gemakkelijk contacten via een .csv bestand zodat zij zich niet nog een keer hoeven in te schrijven voor je webinar.
Deze optie is niet beschikbaar in de free trial-versie. Je kunt hier contact opnemen met support om deze optie voor je in te schakelen.
Creëer een CSV-bestand
Om contacten te kunnen importeren, heb je een CSV-bestand nodig. Dit is een speciaal format in Excel, Numbers of Google Spreadsheet. Daarmee is het eenvoudig om data te beheren en te importeren.
Open een leeg Excel-bestand. Maak drie kolommen aan voor 'email', 'firstname' en 'lastname'.
Heb je het 'achternaam' veld niet (verplicht) gemaakt voor het registratieproces, dan heb je de keuze of je de ‘lastname’ kolom toevoegt in het CSV-bestand.
Om de bedrijfsnaam te importeren, maak je een vierde kolom aan voor ‘company’.
Om een extern ID van deelnemers toe te voegen, maak je een vijfde kolom aan voor 'external_id'.
Het is niet mogelijk om meer velden te importeren.
Voeg na het aanmaken van de eerste kolommen de data toe van de inschrijvers en sla het bestand op als .csv (gescheiden door lijstscheidingsteken).
Download hier een voorbeeld-CSV-bestand. Om de download te starten klik rechtermuis > 'Link openen in nieuw tabblad'.
Naast de voor-, achternaam en e-mail, kan je ook nog de bedrijfsnaam importeren. Om dat te doen, voeg je een extra kolom toe in je spreadsheet. Geef de vierde kolom (D) de titel ‘company’.
Als je een extern ID voor deelnemers wilt toevoegen, kan je een vijfde kolom toevoegen. Geef deze kolom (E) de titel 'external_id'. In de statistieken en bij de export staat het registratienummer van de deelnemer onder 'external_id'.
Let op! De 'external_id' moet altijd in de vijfde kolom, ook als je geen bedrijfsnaam wilt registreren.
Het CSV bestand ziet er dan als volgt uit:
Let op! Als je alleen de voornaam en bedrijfsnaam wilt registreren dan moet je de derde kolom 'lastname' alsnog toevoegen, je kan deze kolom wel leeg laten.
Een voorbeeld van een CSV-bestand met de bedrijfsnaam, download je hier. Klik rechtermuisknop > link openen in nieuw tabblad.
Let op! Onder de fair use policy geldt een maximaal aantal contacten dat je per dag mag importeren. Je kan tien keer het aantal kijkers in jouw abonnement importeren, tot een maximum van 10,000. Tijdens de eerste twee weken van je abonnement, kan je vijf keer het aantal kijkers in jouw abonnement importeren.
CSV-bestand uploaden
Ga naar het webinar dashboard en klik onder de tekst 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen'. Er opent een venster. Klik op 'CSV import'.
Let op! Voordat je contacten kan uploaden, is het belangrijk dat het webinar is gepubliceerd.
Vervolgens opent het scherm waar je het CSV-bestand kan uploaden.
CSV bestand selecteren
Klik op 'Bestand kiezen' en selecteer het CSV-bestand op je computer. Het bestand wordt dan toegevoegd en staat klaar om te worden geïmporteerd.
Let op! Zorg ervoor dat het bestand voldoet zoals beschreven in ‘Creëer een CSV-bestand’
Selecteer een uitzending
Heeft je webinar meerdere uitzendingen? Kies dan de juiste uitzending in het dropdownmenu. De contacten worden alleen voor deze specifieke uitzending ingeschreven.
Stuur een bevestigingsmail
Verstuur de bevestigingsmail naar de geïmporteerde contacten. De bevestigingsmail kan je terugvinden in je webinar onder ‘E-mails’. De bevestigingsmail bevat de unieke kijklink voor het live webinar.
Heb je de bevestigingsmail niet verstuurd tijdens het importeren, en wil je dat de contactpersonen de mail wel ontvangen? Dan heb je twee opties:
Verwijder de uitzending en voeg deze opnieuw toe. Zo kan je de contactpersonen opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
Stel een herinneringsmail in en verstuur deze. Hierin zit de unieke kijklink ook verwerkt.
Geen bevestiging versturen
Vink de optie 'Stuur bevestigingsmail' uit om de bevestigingsmail niet te versturen. Je moet nu op een andere manier ervoor zorgen dat de contacten de unieke kijklink ontvangen. Bijvoorbeeld via je eigen e-mailmarketing software.
Ga naar de webinarstatistieken. Klik op 'Registratiepagina' en vervolgens op 'Inschrijvingen'. Je vindt de unieke URL's (kijklink) in het exportbestand dat je hier kan downloaden.
Importeren
Zodra je het CSV-bestand hebt geüpload, een uitzending hebt geselecteerd en hebt aangegeven of de bevestiging eruit moet kun je het importeren voltooien door op ‘Importeren’ te klikken.
Zodra het importeren is voltooid, krijg je een overzicht van de geïmporteerde gegevens.
CSV bestand uploaden voor een serie
Je kunt voor de hele webinar serie in één keer contacten importeren via een CSV bestand. In het CSV-import scherm van een webinar serie kun je data selecteren voor meerdere webinars. Alle contacten uit het CSV-bestand worden geregistreerd voor alle uitzendingen die je selecteert. Wijzig een datum naar "Niet inschrijven" met behulp van het dropdown menu om het webinar uit te sluiten.
Als je ervoor kiest om een bevestigingsmail te sturen, wordt er één e-mail naar alle registraties gestuurd met de unieke link kijk link voor elk webinar uit de serie.
Herinneringsmails hebben alleen een link voor het specifieke webinar waarin je de e-mail hebt gemaakt. Dus, in tegenstelling tot de bevestigingsmail, bevatten herinneringsmails niet de links naar alle webinars in een serie.
Houd er na het importeren van contacten in een serie rekening mee dat "geregistreerd" verwijst naar het totale aantal registraties dat is toegevoegd aan alle webinars van de serie. Dus als je 500 contacten uploadt voor twee webinars in een serie, zie je bij "geregistreerd" 1000 staan.
Importhistorie
Nadat je contacten hebt geïmporteerd, kan je de importhistorie bekijken. Volg hiervoor de stappen:
Klik op je webinar.
Klik onder 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen' > 'CSV import'.
Rechts vind je de import historie.
Je kan hier ook nieuwe contacten importeren.
Onder ‘Totaal’ zie je hoeveel contacten er in het .csv bestand zijn gevonden.
Onder ‘Geregistreerd’ zie je hoeveel er zijn ingeschreven voor je webinar.
Je kan hier ook terugvinden of je de bevestigingsmail hebt verstuurd.
Let op! Een contactpersoon maar één keer ingeschreven kan worden per uitzending.
Namen met speciale tekens importeren (UTF-8)
Niet alle versies van Excel ondersteunen de mogelijkheid om CSV-bestanden op te slaan in UTF-8. In nieuwe versies van excel (2016+) heb je de optie om het bestand op te slaan als "CSV UTF-8 (door komma's gescheiden) (*.csv)”. Deze optie heb je nodig als je bijvoorbeeld namen in je contactenlijst hebt met bijzondere tekens (zoals een ë).
Een andere oplossing is om gebruik te maken van Google Spreadsheets:
Kopieer alle data uit het CSV-bestand.
Creëer een lege spreadsheet in Google Spreadsheets.
Plak de data uit het Excel-document in de Google spreadsheet.
Download het bestand als CSV-bestand uit Google Spreadsheets.
Het document is nu opgeslagen als een CSV met UTF-8 indeling.
Let op! Open het bestand niet opnieuw met Excel. Dan wordt de indeling namelijk weer overschreven en moet je het proces opnieuw uitvoeren.
Troubleshooting contacten importeren
Foutmelding tijdens het importeren. Loop de volgende stappen na.
Zitten er speciale tekens in het bestand? Soms kan je deze niet zien. Volg de instructies die hier staan beschreven.
Controleer de volgorde van de rijen en kolommen van het CSV bestand.
In rij 1, kolom A moet email staan.
In rij 2 kolom B moet firstname staan.
In rij 3 kolom C moet lastname staan. (indien ingesteld).
In rij 4 kolom D moet company staan. (indien ingesteld).
Geïmporteerde contacten hebben geen e-mail ontvangen.
Dit kan door de volgende 3 punten komen:
De bevestigingsmail is uitgeschakeld. Dit kan je nakijken bij het bewerken van je webinar onder ‘E-mails’.
De contacten stonden al ingeschreven of zijn al eerder geïmporteerd.
Je hebt bij het importeren het vinkje uitgezet van de bevestigingsmail.
Wat je kan doen is het volgende:
Verwijder de uitzending en voeg deze opnieuw toe. Zo kan je de contactpersonen opnieuw importeren en de bevestigingsmail versturen.
Stel een herinneringsmail in en verstuur deze. Hierin zit de unieke kijklink ook verwerkt.
Handmatig één contact toevoegen
Je kunt handmatig één contactpersoon toevoegen aan jouw webinar. Ga naar het webinar dashboard en klik onder de tekst 'Registratiepagina' op 'Contacten toevoegen' > 'Handmatig één toevoegen'. Er wordt een formulier geopend waarmee één contactpersoon kan worden geregistreerd. Zorg ervoor dat je de tijdzone van de kijker en de juiste uitzending selecteert.
Wanneer je handmatig contacten toevoegt aan een serie, heb je de optie om specifieke webinars of uitzendingen te kiezen waarvoor je ze in wilt schrijven. Gebruik de dropdown menus om een uitzending te kiezen of sluit een webinar uit van de inschrijving via de dropdown menus of checkboxes (on demand). Er wordt een bevestigingsmail verstuurd met daarin elke kijklink; als je er voor kiest deze te sturen.
Veelgestelde vragen
Kan ik contacten importeren bij een betaald webinar?
Dat kan zeker, bij het importeren krijg je dan een extra optie om aan te geven of de contacten het webinar zonder betaling mogen bekijken.
Hoeveel contacten kan ik maximaal importeren?
Je kan 10 keer zoveel contacten importeren als het aantal kijkers in je abonnement.
Kan ik geïmporteerde contacten ook verwijderen?
Je kan de inschrijvingen voor een webinar beheren en verwijderen in de webinar statistieken.
Zoek een contact in het overzicht met inschrijvingen en klik vervolgens op het prullenbak icoon om een inschrijving te verwijderen.
Trefwoorden: handmatig toevoegen