Om de bevestigingsmail te vinden, kun je de volgende stappen volgen:
Klik op je webinar.
Klik op 'Webinar bewerken'.
Navigeer naar 'E-mails'.
Klik op de bevestigingsmail.
De bevestigingsmail staat altijd ingepland en wordt direct verstuurd nadat iemand zich heeft ingeschreven.
De bevestigingsmail bevat de volgende informatie:
De titel van het webinar.
De datum en het tijdstip van het webinar.
De optie om het webinar aan een agenda toe te voegen.
Een button om het webinar te bekijken.
De optie om je uit te schrijven voor het webinar.
Let op! Het is niet mogelijk om bestanden mee te sturen. Als je deelnemers bijvoorbeeld een PDF wilt sturen, kan je een link delen naar een cloud service, zoals Google Drive.
Als iemand zich in een keer registreert voor meerdere webinars van je serie, wordt er een bevestigingsmail gestuurd met de verschillende kijklinks.
Wil je zelf een bevestigingsmail versturen, schakel dan de bevestigingsmail handmatig uit. Hier lees je stap-voor-stap hoe je de bevestigingsmail kan uitschakelen.
Klik hier voor meer informatie over het aanmaken en bewerken van je e-mail.
De bevestigingsmail kan opnieuw worden verstuurd naar een kijker via de statistieken.
Als sommige registranten geen bevestigingsmail hebben ontvangen (ook niet in de spam box), neem dan gerust contact met ons op via de chat. Hier kan je nog tips voor optimale aflevering van e-mails vinden.
Agenda-uitnodigingen
Bevestigingsmails bevatten standaard een kalender of agenda-uitnodiging (ICS) om jouw abonnees te vragen het webinar aan hun agenda toe te voegen. Op de meeste e-mailclients kunnen ze het webinar rechtstreeks vanuit de e-mail aan hun agenda toevoegen zonder dat ze een webpagina hoeven te laden.
De informatie in de uitnodiging kan niet worden bewerkt. WebinarGeek gebruikt de duur die je voor je webinar hebt ingesteld. De titel en beschrijving van de agenda-uitnodiging kan je aanpassen bij de Metadata-instellingen of in het 'Algemeen' tabblad in de webinar editor. In de beschrijving van het event vindt de kijker ook zijn persoonlijke kijklink.
Let op! De organisator van het kalender evenement is gebaseerd op de ‘Naam afzender’ die ingesteld staat in de bevestigingsmail. Wanneer je de organisator van het evenement wilt wijzigen moet je de ‘Naam afzender’ veranderen in de bevestigingsmail van het webinar.
Er is één uitzondering: wanneer de ontvanger het e-mailadres van de verzender in hun contacten heeft staan, zullen de details uit de contactenlijst van de ontvanger de organisator overschrijven.
In Gmail kan het er bijvoorbeeld zo uitzien:
Agenda-uitnodigingen aanpassen
Je kan de manier waarop uitnodigingen worden verzonden ook aanpassen.
Selecteer het webinar dat je wil bewerken.
Navigeer naar ‘Registratie’.
Klik op ‘Instellingen’.
Scroll naar beneden naar ‘Kalenderuitnodigingen aanpassen’ en selecteer jouw gewenste methode.
Let op! Deze instelling heeft geen invloed op kalenderuitnodigingen die je toevoegt als link in een e-mail.
Je kan kiezen uit de volgende opties:
Voeg indien mogelijk automatisch een uitnodiging toe aan de kalender van de ontvanger
Een uitnodiging bijvoegen maar niet automatisch toevoegen aan de kalender
Geen kalenderuitnodiging bijvoegen
Als je kiest voor de eerste optie, kunnen deelnemers de uitnodiging daarna nog accepteren of weigeren. We sturen een stukje informatie in de uitnodiging waarmee we vragen aan agenda-tools om hier geen e-mail van te sturen. Helaas negeren sommige tools deze instelling en gaat er alsnog een e-mail uit naar de afzender van de e-mail. Wat je kan doen, is het afzenderadres aanpassen of e-mailfilter/regel maken om deze e-mails automatisch vanuit je inbox te archiveren.
Agenda-uitnodigingen voor series
Voor een serie van webinars is het mogelijk om meerdere titels te gebruiken, wat betekent dat elke agenda-uitnodiging zich kan onderscheiden als een webinar in de serie en dat niet elke agenda-uitnodiging dezelfde informatie hoeft te bevatten.
Let op! Wanneer een webinar is geannuleerd, wordt de uitnodiging niet uit de agenda's van de deelnemers verwijderd. Je kunt de deelnemers over het geannuleerde webinar informeren door hen direct een e-mail te sturen.
Trefwoorden: kopieer, Calendar invitation attachments, ICS