As-tu géré le processus d’inscription via ton propre site web ou ta page de destination, ou as-tu utilisé un autre outil de webinaire ? Tu peux alors facilement importer tes contacts via un fichier .csv afin qu’ils n’aient pas à s’inscrire de nouveau à ton webinaire.
Cette option n’est pas disponible pendant l’Essai gratuit. Tu peux contacter l’assistance pour l’activer ici.
Créer un fichier CSV
Tu as besoin d’un fichier CSV pour importer tes contacts. Un fichier CSV est un format particulier dans Excel, Numbers ou Google Spreadsheet. Il facilite la gestion et l’importation de données.
Commence par ouvrir un fichier Excel vide. Crée trois colonnes : une pour « email », une pour « first name » et une pour « last name ».
Si tu n’as pas rendu obligatoire le champ « last name », tu peux choisir d’ajouter ou non la colonne « last name » au fichier CSV.
Ajoute un quatrième champ « company » pour importer le nom de l’entreprise.
Ajoute un cinquième champ « external_id » pour importer un identifiant externe pour les participants.
Il n’est pas possible d’importer davantage de champs.
Après avoir créé les premières colonnes, ajoute les données de tes contacts et enregistre le fichier au format .csv (séparé par le séparateur de liste).
Télécharge un exemple de fichier CSV ici. Pour lancer le téléchargement, fais un clic droit > « Ouvrir le lien dans un nouvel onglet ».
Outre le prénom, le nom et l’adresse e-mail, tu peux aussi importer le nom de l’entreprise. Pour cela, ajoute une colonne supplémentaire à ta feuille de calcul. Nomme la quatrième colonne (D) « company ».
Si tu souhaites ajouter un identifiant externe pour les participants, tu peux ajouter une cinquième colonne. Nomme cette colonne (E) « external_id ». Dans les Statistiques et l’exportation, cette colonne contiendra les numéros d’inscription des participants.
Remarque : « external_id » doit toujours figurer dans la cinquième colonne, même si tu ne souhaites pas renseigner de nom d’entreprise.
Le fichier CSV se présentera alors ainsi :
Remarque : Si tu souhaites uniquement renseigner le prénom et l’entreprise, tu dois tout de même ajouter la troisième colonne « lastname », que tu peux laisser vide.
Tu peux cliquer ici pour télécharger un exemple de fichier CSV avec le nom de l’entreprise. Pour lancer le téléchargement, fais un clic droit > ouvrir dans un nouvel onglet.
Remarque : La politique d’utilisation équitable fixe un nombre maximal de contacts que tu peux importer par jour. Tu peux importer jusqu’à dix fois ta limite de spectateurs, dans la limite de 10 000 contacts, à condition d’avoir un expéditeur d’e-mail personnalisé. Si tu n’as pas encore vérifié ta propre adresse e-mail, et pendant les deux premières semaines de ton abonnement, tu peux importer jusqu’à cinq fois ta limite de spectateurs.
Importer le fichier CSV
Accède au tableau de bord du webinaire et clique sur « Add contacts ». Une fenêtre s’ouvre dans laquelle tu peux cliquer sur « CSV import ».
Remarque : Il est important que le webinaire soit publié avant de pouvoir importer des contacts.
Un écran s’ouvre dans lequel tu peux importer le fichier CSV.
Sélectionner un fichier CSV
Clique sur « Select file » et sélectionne le fichier CSV enregistré sur ton ordinateur. Le fichier est maintenant ajouté et prêt à être importé.
Remarque : Assure-toi que le fichier répond aux exigences décrites dans « Créer un fichier CSV ».
Sélectionner une diffusion
Si ton webinaire comporte plusieurs diffusions, sélectionne la bonne diffusion dans le menu déroulant. Tes contacts seront inscrits à cette diffusion spécifique.
Envoyer un e-mail de confirmation
Envoie un e-mail de confirmation aux contacts importés. Tu trouveras l’e-mail de confirmation sur la page du webinaire, sous « Emails ». L’e-mail de confirmation contient le lien de visionnage unique permettant d’accéder au webinaire en direct.
N’as-tu pas envoyé l’ e-mail de confirmation lors de l’importation, mais souhaites-tu que tes contacts le reçoivent ? Tu as alors deux options :
Supprime la diffusion et ajoute-la de nouveau. Tu peux maintenant réimporter les contacts et envoyer l’e-mail de confirmation.
Configure un e-mail de rappel et envoie-le. L’e-mail de rappel contient également le lien de visionnage unique.
Ne pas envoyer d’e-mail de confirmation
Décoche l’option « Send confirmation email » afin de ne pas envoyer l’e-mail de confirmation. Tu devras alors trouver un autre moyen de transmettre leur lien de visionnage unique aux participants, par exemple via ton propre logiciel d’e-mailing.
Accède aux Statistiques de ton webinaire. Clique sur « Page d’inscription », puis sur « Subscribers ». Tu trouveras les liens de visionnage uniques dans le fichier d’exportation que tu peux télécharger ici.
Importer
Une fois le fichier CSV importé, la bonne diffusion sélectionnée et l’envoi de l’e-mail de confirmation choisi, tu peux terminer l’importation en cliquant simplement sur « Import ».
Une fois l’importation terminée, tu obtiendras un aperçu des données importées.
Importer un fichier CSV pour une série
Tu peux importer des contacts via un fichier CSV pour l’ensemble d’une série de webinaires en une seule fois. Dans l’écran d’importation CSV d’une série de webinaires, tu peux sélectionner des dates pour plusieurs webinaires. Tous les contacts du fichier CSV seront inscrits à toutes les diffusions que tu sélectionnes. Pour exclure une date, remplace-la par « Do not sign-up » dans le menu déroulant.
Si tu choisis d’envoyer un e-mail de confirmation, un seul e-mail sera envoyé à tous les inscrits avec le lien unique de chaque webinaire de ta série.
Les e-mails de rappel ne contiendront qu’un lien vers le webinaire spécifique pour lequel tu as créé l’e-mail. Ainsi, contrairement à l’e-mail de confirmation, les e-mails de rappel ne contiendront pas de liens vers tous les webinaires d’une série.
Après avoir importé des contacts dans une série, garde à l’esprit que « Subscribers registered » correspond au nombre total d’inscrits ajoutés à tous les webinaires de la série. Ainsi, si tu importes 500 contacts pour deux webinaires d’une série, « Subscribers registered » indiquera 1 000.
Historique des importations
Après avoir importé tes contacts, tu peux consulter l’historique des importations. Procède comme suit :
Clique sur ton webinaire.
Sous « Page d’inscription », clique sur « Add contacts » > « CSV import ».
Tu trouveras l’historique des importations à droite.
Tu peux également importer de nouveaux contacts sur cette page !
« Total » indique le nombre de contacts trouvés dans le fichier CSV.
« Registered » indique le nombre de contacts inscrits à ton webinaire.
Tu peux également vérifier sur cette page si tu as envoyé l’e-mail de confirmation.
Remarque : Un contact ne peut être inscrit qu’une seule fois par diffusion.
Importer des noms avec des caractères spéciaux (UTF-8)
Toutes les versions d’Excel ne permettent pas d’enregistrer des fichiers CSV au format UTF-8. Dans les versions plus récentes d’Excel (2016+), tu verras l’option d’enregistrement « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv) ». Si des noms de ta liste de contacts contiennent des caractères spéciaux (comme ë), tu as besoin de cette option.
Une autre solution consiste à utiliser Google Spreadsheets :
Copie toutes les données du fichier CSV.
Crée une feuille de calcul vierge dans Google Spreadsheets.
Colle les données du document Excel dans la feuille de calcul Google.
Télécharge le fichier au format CSV Google Spreadsheets.
Le document est maintenant enregistré au format CSV UTF-8.
Remarque : N’ouvre plus le fichier avec Excel. Cela remplacerait le format et tu devrais recommencer le processus.
Résoudre les problèmes lors de l’importation de contacts
Si une erreur apparaît lors de l’importation, vérifie les points suivants.
Le fichier contient-il des caractères spéciaux ? Il est parfois impossible de les voir. Suis ces instructions.
Vérifie l’ordre des lignes et des colonnes dans le fichier CSV :
Dans la ligne 1, colonne A, il doit y avoir email.
Dans la ligne 2, colonne B, il doit y avoir first name.
Dans la ligne 3, colonne C, il doit y avoir last name.
Dans la ligne 4, colonne D, il doit y avoir company.
Les contacts importés n’ont pas reçu d’e-mail
Cela peut être dû aux trois points suivants :
L’option d’e-mail de confirmation est désactivée. Tu peux le vérifier lorsque tu modifies ton webinaire, sous « Emails ».
Les contacts étaient déjà inscrits ou ont déjà été importés.
Tu as décoché l’option d’e-mail de confirmation lors de l’importation.
Tu peux résoudre ce problème en suivant les étapes suivantes :
Supprime la diffusion et ajoute-la de nouveau. Tu peux maintenant réimporter les contacts et envoyer l’e-mail de confirmation.
Configure un e-mail de rappel et envoie-le. Le lien de visionnage unique est inclus dans cet e-mail.
Ajouter un contact manuellement
Tu peux ajouter un seul contact manuellement à ton webinaire. Accède au tableau de bord du webinaire et clique sur « Add contacts » > « Add one manually ». Un formulaire s’ouvre pour inscrire un seul contact. Veille à sélectionner le fuseau horaire du spectateur et la bonne diffusion.
Lorsque tu ajoutes manuellement un spectateur à une série, tu peux préciser les webinaires et les diffusions auxquels l’inscrire. Utilise les menus déroulants ou les cases à cocher (à la demande) pour modifier les diffusions ou exclure un webinaire. Si tu choisis d’envoyer un e-mail de confirmation, le spectateur reçoit un seul e-mail contenant tous les liens de visionnage.
Questions fréquentes
Puis-je importer des contacts pour un Webinar payant ?
Oui ! Lors de l’importation, une option s’affiche pour indiquer si les spectateurs peuvent regarder le webinaire sans payer.
Quel est le nombre maximal de contacts que je peux importer ?
Tu peux importer jusqu’à dix fois le nombre de spectateurs inclus dans ton abonnement.
Puis-je supprimer des contacts importés ?
Tu peux gérer et supprimer les inscriptions dans les Statistiques du webinaire.
Clique sur « Registrations » > « All subscribers » > « Subscriber options » > l’icône de corbeille.