Wurde der Anmeldeprozess über eine eigene Website oder Landingpage durchgeführt oder ein anderes Webinar-Tool verwendet? Dann lassen sich Kontakte einfach über eine .csv-Datei importieren, sodass sie sich nicht erneut für das Webinar anmelden müssen.

Zum Importieren von Kontakten wird eine CSV-Datei benötigt. Eine CSV-Datei ist ein spezielles Format in Excel, Numbers oder Google Spreadsheet. Damit lassen sich Daten einfach verwalten und importieren.

Eine Beispiel-CSV-Datei kann hier heruntergeladen werden. Klicke zum Starten des Downloads mit dem rechten Maus-Button und wähle „Link in neuem Tab öffnen“.

Neben Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse kann auch der Firmenname importiert werden. Füge dafür eine zusätzliche Spalte in der Tabellenkalkulation hinzu. Benenne die vierte Spalte (D) „company“.

Um eine externe ID für Teilnehmer hinzuzufügen, kann eine fünfte Spalte verwendet werden. Benenne diese Spalte (E) „external_id“. In den Statistiken und im Export enthält diese Spalte die Anmeldenummern der Teilnehmer.

Die CSV-Datei sieht dann so aus:

Klicke hier, um ein Beispiel einer CSV-Datei mit Firmenname herunterzuladen. Klicke zum Starten des Downloads mit der rechten Maustaste und wähle „In neuem Tab öffnen“.

Öffne das Webinar-Dashboard und klicke auf „Add contacts“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem nun auf „CSV import“ geklickt werden kann.

Es öffnet sich ein Bildschirm, auf dem die CSV-Datei hochgeladen werden kann.

Klicke auf „Select file“ und wähle die auf dem Computer gespeicherte CSV-Datei aus. Die Datei wird hinzugefügt und kann importiert werden.

Wenn das Webinar mehrere Ausstrahlungen hat, wähle im Dropdown-Menü die richtige Ausstrahlung aus. Die Kontakte werden für diese Ausstrahlung angemeldet.

Sende den importierten Kontakten eine E-Mail-Bestätigung. Die E-Mail-Bestätigung befindet sich auf der Webinarseite unter „Emails“. Darin ist der individuelle Zugangslink zum Live-Webinar enthalten.

Wurde die E-Mail-Bestätigung beim Import nicht gesendet, sollen die Kontakte sie aber erhalten? Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

Deaktiviere die Option „Send confirmation email“, um keine E-Mail-Bestätigung zu senden. Teilnehmer müssen ihren individuellen Zugangslink dann auf anderem Weg erhalten, zum Beispiel über eine eigene E-Mail-Marketing-Software.

Öffne die Statistiken des Webinars. Klicke auf „Registrierungsseite“ und dann auf „Subscribers“. Die individuellen Zugangslinks befinden sich in der Exportdatei, die dort heruntergeladen werden kann.

Nach dem Hochladen der CSV-Datei, der Auswahl der richtigen Ausstrahlung und der Entscheidung, ob die E-Mail-Bestätigung gesendet werden soll, kann der Import durch Klick auf „Import“ abgeschlossen werden.

Nach Abschluss des Imports wird eine Übersicht der importierten Daten angezeigt.

Kontakte können über eine CSV-Datei für eine gesamte Webinarserie auf einmal importiert werden. Im CSV-Import-Bildschirm einer Webinarserie können Daten für mehrere Webinare ausgewählt werden. Alle Kontakte aus der CSV-Datei werden für alle ausgewählten Ausstrahlungen angemeldet. Ändere ein Datum über das Dropdown-Menü in „Do not sign-up“, um es auszuschließen.

Wenn eine E-Mail-Bestätigung gesendet werden soll, erhalten alle Abonnenten eine E-Mail mit dem individuellen Link für jedes Webinar der Serie.

E-Mails zur Erinnerung enthalten nur einen Link zum jeweiligen Webinar, für das die E-Mail erstellt wurde. Anders als die E-Mail-Bestätigung enthalten sie daher keine Links zu allen Webinaren einer Serie.

Nach dem Importieren von Kontakten in eine Serie ist zu beachten, dass sich „Subscribers registered“ auf die Gesamtzahl der Abonnenten bezieht, die zu allen Webinaren der Serie hinzugefügt wurden. Werden also 500 Kontakte für zwei Webinare einer Serie hochgeladen, zeigt „Subscribers registered“ 1.000 an.

Nach dem Importieren der Kontakte kann der Importverlauf angezeigt werden. Gehe dazu wie folgt vor:

Auf dieser Seite können auch neue Kontakte importiert werden!

„Total“ zeigt, wie viele Kontakte in der CSV-Datei gefunden wurden.

„Registered“ zeigt, wie viele Kontakte für das Webinar registriert sind.

Auf dieser Seite kann auch geprüft werden, ob die E-Mail-Bestätigung gesendet wurde.

Nicht alle Excel-Versionen können CSV-Dateien im UTF-8-Format speichern. In neueren Excel-Versionen (2016+) wird die Option „CSV UTF-8 (comma delimited) (*.csv)“ angezeigt. Wenn die Kontaktliste Namen mit Sonderzeichen enthält (z. B. ë), wird diese Option benötigt.

Eine weitere Lösung ist die Verwendung von Google Spreadsheets:

Das Dokument ist nun als CSV-Datei im UTF-8-Format gespeichert.

Wenn beim Import ein Fehler angezeigt wird, prüfe die folgenden Punkte.

Importierte Kontakte haben keine E-Mail erhalten

Dies kann folgende drei Ursachen haben:

Das Problem lässt sich mit folgenden Schritten beheben:

Ein einzelner Kontakt kann manuell zum Webinar hinzugefügt werden. Öffne das Webinar-Dashboard und klicke auf „Add contacts“ > „Add one manually“. Es öffnet sich ein Formular, über das ein einzelner Kontakt registriert werden kann. Wähle unbedingt die Zeitzone des Zuschauers und die richtige Ausstrahlung aus.

Beim manuellen Hinzufügen eines Zuschauers zu einer Serie kann festgelegt werden, für welche Webinare und Ausstrahlungen die Anmeldung erfolgen soll. Verwende die Dropdown-Menüs oder Kontrollkästchen (On demand), um die Ausstrahlungen zu ändern oder ein Webinar auszuschließen. Wenn eine E-Mail-Bestätigung gesendet wird, erhält der Zuschauer eine E-Mail mit allen Zugangslinks.

Ja. Beim Import wird eine Option angezeigt, mit der festgelegt werden kann, ob Zuschauer das Webinar ohne Zahlung ansehen dürfen.

Es können zehnmal so viele Kontakte importiert werden, wie das Abonnement Zuschauer umfasst.

Anmeldungen können in den Webinar-Statistiken verwaltet und gelöscht werden.

Klicke auf „Registrations“ > „All subscribers“ > „Subscriber options“ > das Papierkorb-Symbol.