¿Has realizado el proceso de registro a través de tu propio sitio web o página de destino, o has utilizado otra herramienta de seminarios web? Entonces puedes importar fácilmente tus contactos mediante un archivo .csv, para que no tengan que registrarse de nuevo en tu seminario web.
Esta opción no está disponible en la prueba gratuita. Puedes contactar con soporte para que te habiliten esta opción aquí.
Crear un archivo CSV
Necesitas un archivo CSV para importar tus contactos. Un archivo CSV es un formato especial en Excel, Numbers o Google Spreadsheet. Facilita la gestión e importación de datos.
Primero, abre un archivo Excel vacío. Crea tres columnas: una para ‘email’, otra para ‘nombre’ y otra para ‘apellido’.
Si no hiciste obligatorio rellenar el campo ‘apellido’, puedes elegir si quieres añadir la columna ‘apellido’ en el archivo CSV o no.
Añade un cuarto campo para ‘company’ para importar el nombre de la empresa.
Añade un quinto campo para 'external_id' para importar un ID externo para los participantes.
No es posible importar más campos.
Después de crear las primeras columnas, añade los datos de tus contactos y guarda el archivo como documento .csv (separado por separador de lista).
Descarga un archivo CSV de ejemplo aquí. Para iniciar la descarga haz clic derecho con el ratón > 'Abrir enlace en una pestaña nueva'.
Además del nombre, apellido y correo electrónico, también puedes importar el nombre de la empresa. Para ello, necesitas añadir una columna extra en tu hoja de cálculo. Titula la cuarta columna (D) como ‘company’.
Si quieres añadir un ID externo para los participantes, puedes añadir una quinta columna. Nombra esta columna (E) como 'external_id'. En las estadísticas y en la exportación esta columna contendrá los números de registro de los participantes.
¡Atención! El campo 'external_id' siempre debe estar en la quinta columna, incluso si no quieres registrar el nombre de la empresa.
El archivo CSV quedará así:
¡Atención! Si solo quieres registrar el nombre y la empresa, aún tendrás que añadir la tercera columna 'lastname', que puedes dejar vacía.
Puedes hacer clic aquí para descargar un ejemplo de archivo CSV con el nombre de la empresa añadido. Haz clic con el botón derecho del ratón > abrir en pestaña nueva para iniciar la descarga.
¡Atención! La política de uso justo establece un número máximo de contactos que puedes importar por día. Puedes importar hasta diez veces tu límite de espectadores, con un máximo de 10.000, siempre que tengas un remitente de correo electrónico personalizado. Si aún no has verificado tu propia dirección de correo electrónico, y durante las dos primeras semanas de tu suscripción, puedes importar hasta cinco veces tu límite de espectadores.
Subir el archivo CSV
Ve al panel de control del seminario web y haz clic en ‘Añadir contactos’. Se abrirá una ventana donde podrás hacer clic en ‘Importar CSV’.
¡Atención! Es importante que el seminario web haya sido publicado antes de poder subir contactos.
Se abrirá una pantalla donde podrás subir el archivo CSV.
Seleccionar archivo CSV
Haz clic en ‘Seleccionar archivo’ y elige el archivo CSV que guardaste en tu ordenador. El archivo ya está añadido y listo para importar.
¡Atención! Asegúrate de que el archivo cumple con los requisitos descritos en ‘Crear archivo CSV’.
Seleccionar una emisión
Si tu seminario web tiene varias emisiones, selecciona la emisión correcta en el menú desplegable. Tus contactos se inscribirán en esta emisión específica.
Enviar un correo electrónico de confirmación
Envía un correo electrónico de confirmación a los contactos importados. Puedes encontrar el correo de confirmación en la página del seminario web bajo ‘Emails’. El correo de confirmación contiene el enlace único para acceder al seminario web en directo.
Si no enviaste el correo de confirmación durante la importación, pero quieres que tus contactos lo reciban, tienes dos opciones:
Elimina la emisión y añádela de nuevo. Ahora puedes reimportar los contactos y enviar el correo de confirmación.
Configura un correo electrónico de recordatorio y envíalo. El correo de recordatorio también contiene el enlace único para acceder.
No enviar correo de confirmación
Desmarca la opción 'Enviar correo de confirmación' para no enviar el correo. Ahora tendrás que encontrar otra forma para que los participantes reciban su enlace único, por ejemplo, a través de tu propio software de email marketing.
Ve a las estadísticas de tu seminario web. Haz clic en 'Página de registro' y luego en 'Suscriptores'. Puedes encontrar los enlaces únicos en el archivo de exportación que puedes descargar aquí.
Importar
Una vez que hayas subido el archivo CSV, seleccionado la emisión correcta y elegido si quieres enviar el correo de confirmación, puedes completar la importación simplemente haciendo clic en ‘Importar’.
Cuando la importación haya finalizado, recibirás un resumen de los datos importados.
Importar un archivo CSV para una serie
Puedes importar contactos mediante un CSV para toda la serie de seminarios web a la vez. En la pantalla de importación CSV de una serie, podrás seleccionar fechas para varios seminarios. Todos los contactos del archivo CSV se registrarán en todas las emisiones que selecciones. Cambia una fecha a “No inscribirse” usando el menú desplegable para excluirla.
Si eliges enviar un correo de confirmación, se enviará un correo a todos los suscriptores con el enlace único para cada seminario de la serie.
Los correos de recordatorio solo tendrán un enlace para el seminario específico donde creaste el correo. Por lo tanto, a diferencia del correo de confirmación, los recordatorios no incluirán enlaces a todos los seminarios de la serie.
Después de importar contactos a una serie, ten en cuenta que "Suscriptores registrados" se refiere al total de suscriptores añadidos a todos los seminarios de la serie. Así que si subes 500 contactos para dos seminarios, "Suscriptores registrados" mostrará 1000.
Historial de importación
Después de importar tus contactos, puedes ver el historial de importación. Sigue estos pasos:
Haz clic en tu seminario web.
En 'Página de registro' haz clic en 'Añadir contactos' > 'Importar CSV'.
En el lado derecho encontrarás el historial de importación.
¡También puedes importar nuevos contactos en esta página!
‘Total’ te muestra cuántos contactos se encontraron en el archivo CSV.
‘Registrados’ muestra cuántos contactos están registrados en tu seminario web.
También puedes comprobar si has enviado el correo de confirmación en esta página.
¡Atención! Un contacto solo puede registrarse una vez por emisión.
Importar nombres con caracteres especiales (UTF-8)
No todas las versiones de Excel permiten guardar archivos CSV en UTF-8. En versiones más recientes de Excel (2016+) verás la opción de guardar como “CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv)”. Si tienes nombres en tu lista de contactos con caracteres especiales (como ë), necesitas esta opción.
Otra solución es usar Google Spreadsheets:
Copia todos los datos del archivo CSV.
Crea una hoja de cálculo en blanco en Google Spreadsheets.
Pega los datos del documento Excel en la hoja de Google.
Descarga el archivo como CSV desde Google Spreadsheets.
El documento ya está guardado como CSV con formato UTF-8.
¡Atención! No abras el archivo con Excel después de guardarlo. Esto sobrescribirá el formato y tendrás que repetir el proceso.
Solución de problemas al importar contactos
Si aparece un error durante la importación, comprueba los siguientes pasos.
¿Hay caracteres especiales en el archivo? A veces no se ven. Sigue estas instrucciones.
Revisa el orden de las filas y columnas en el archivo CSV:
En la fila 1, columna A – debe estar email.
En la fila 2, columna B – debe estar nombre.
En la fila 3, columna C – debe estar apellido.
En la fila 4, columna D - debe estar company.
Los contactos importados no recibieron un correo electrónico
Esto puede deberse a tres motivos:
La opción de correo de confirmación está desactivada. Puedes comprobarlo al editar tu seminario web en ‘Emails’.
Los contactos ya estaban registrados o se importaron antes.
Desmarcaste la opción de correo de confirmación al importar.
Puedes solucionar este problema siguiendo estos pasos:
Elimina la emisión y añádela de nuevo. Ahora puedes reimportar los contactos y enviar el correo de confirmación.
Configura un correo de recordatorio y envíalo. El enlace único está incluido en este correo.
Añadir un contacto manualmente
Puedes añadir un contacto individualmente a tu seminario web. Ve al panel de control del seminario web y haz clic en ‘Añadir contactos’ > 'Añadir uno manualmente'. Se abrirá un formulario para registrar un contacto individual. Asegúrate de seleccionar la zona horaria del espectador y la emisión correcta.
Al añadir manualmente un espectador a una serie, tendrás la opción de especificar a qué seminarios y emisiones suscribirlo. Usa los menús desplegables o casillas de verificación (on demand) para cambiar las emisiones o excluir un seminario. El espectador recibe un correo con todos los enlaces de visualización si eliges enviar un correo de confirmación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar contactos para un seminario web de pago?
¡Sí, puedes! Al importar, aparecerá una opción para indicar si los espectadores pueden ver el seminario sin pagar.
¿Cuál es el número máximo de contactos que puedo importar?
Puedes importar 10 veces el número de espectadores que tengas en tu suscripción.
¿Puedo eliminar contactos importados?
Puedes gestionar y eliminar registros en las estadísticas del seminario web.
Haz clic en 'Registros' > 'Todos los suscriptores' > 'Opciones de suscriptor' > icono de papelera.