¿Has realizado el proceso de registro a través de tu propio sitio web o página de destino, o has utilizado otra herramienta de webinars? Entonces puedes importar fácilmente tus contactos mediante un archivo .csv, para que no tengan que registrarse de nuevo en tu webinar.
Esta opción no está disponible en la prueba gratuita. Puedes contactar con soporte para que habiliten esta opción aquí.
Crear un archivo CSV
Necesitas un archivo CSV para importar tus contactos. Un archivo CSV es un formato especial de Excel, Numbers or Google Spreadsheet. Facilita la gestión y la importación de datos.
Primero, abre un archivo de Excel vacío. Crea tres columnas: una para «email», otra para «first name» y otra para «last name».
Si no has hecho obligatorio rellenar el campo «last name», puedes elegir si quieres añadir la columna «last name» al archivo CSV o no.
Añade un cuarto campo para «company» para importar el nombre de una empresa.
Añade un quinto campo para «external_id» para importar un ID externo de los participantes.
No es posible importar más campos.
Después de crear las primeras columnas, añade los datos de tus contactos y guarda el archivo como documento .csv (separado por separador de lista).
Descarga un archivo CSV de ejemplo aquí. Para iniciar la descarga, haz clic con el botón derecho del ratón > «Abrir enlace en una pestaña nueva».
Además del nombre, los apellidos y el correo electrónico, también puedes importar el nombre de la empresa. Para ello, debes añadir una columna adicional a tu hoja de cálculo. Denomina «company» a la cuarta columna (D).
Si quieres añadir un ID externo para los participantes, puedes añadir una quinta columna. Denomina «external_id» a esta columna (E). En las estadísticas y en la exportación, esta columna contendrá los números de registro de los participantes.
¡Importante! «external_id» debe colocarse siempre en la quinta columna, aunque no quieras registrar el nombre de una empresa.
El archivo CSV tendrá este aspecto:
¡Importante! Si solo quieres registrar el nombre y la empresa, tendrás que añadir igualmente la tercera columna, «lastname»; puedes dejarla vacía.
Puedes hacer clic aquí para descargar un ejemplo de archivo CSV con el nombre de la empresa añadido. Para iniciar la descarga, haz clic con el botón derecho del ratón > abre una pestaña nueva.
¡Importante! La política de uso razonable establece un número máximo de contactos que puedes importar al día. Puedes importar hasta diez veces tu límite de espectadores, con un máximo de 10 000, siempre que tengas un remitente de correo electrónico personalizado. Si todavía no has verificado tu propia dirección de correo electrónico, y durante las dos primeras semanas de tu suscripción, puedes importar hasta cinco veces tu límite de espectadores.
Subir el archivo CSV
Ve al panel del webinar y haz clic en «Añadir contactos». Se abrirá una ventana en la que podrás hacer clic en «Importar CSV».
¡Importante! Es importante que el webinar se haya publicado antes de poder subir contactos.
Se abrirá una pantalla en la que podrás subir el archivo CSV.
Seleccionar archivo CSV
Haz clic en «Seleccionar archivo» y selecciona el archivo CSV que guardaste en tu ordenador. El archivo se añadirá y estará listo para importarse.
¡Importante! Asegúrate de que el archivo cumple los requisitos descritos en «Crear un archivo CSV».
Seleccionar una emisión
Si tu webinar tiene varias emisiones, selecciona la emisión correcta en el menú desplegable. Tus contactos se inscribirán en esa emisión concreta.
Enviar un correo electrónico de confirmación
Envía un correo electrónico de confirmación a los contactos importados. Puedes encontrar el correo electrónico de confirmación en la página del webinar, en «Correos electrónicos». El correo electrónico de confirmación contiene el enlace de visualización único para acceder al webinar en directo.
¿No enviaste el correo electrónico de confirmación durante la importación, pero quieres que tus contactos lo reciban? Entonces tienes dos opciones:
Elimina la emisión y vuelve a añadirla. Ahora puedes volver a importar los contactos y enviar el correo electrónico de confirmación.
Configura un correo electrónico de recordatorio y envíalo. El correo electrónico de recordatorio también contiene el enlace de visualización único.
No enviar un correo electrónico de confirmación
Desmarca la opción «Enviar correo electrónico de confirmación» para no enviar el correo electrónico de confirmación. Ahora tendrás que buscar otra forma de que los participantes reciban su enlace de visualización único, por ejemplo, mediante tu propio software de marketing por correo electrónico.
Ve a las estadísticas de tu webinar. Haz clic en «Página de registro» y luego en «Suscriptores». Puedes encontrar los enlaces de visualización únicos en el archivo de exportación que puedes descargar aquí.
Importar
Una vez que hayas subido el archivo CSV, seleccionado la emisión correcta y elegido si quieres enviar el correo electrónico de confirmación, puedes completar la importación haciendo clic en «Importar».
Una vez completada la importación, recibirás un resumen de los datos importados.
Importar un archivo CSV para una serie
Puedes importar contactos mediante un CSV para toda una serie de webinars de una vez. En la pantalla de importación de CSV de una serie de webinars, podrás seleccionar fechas para varios webinars. Todos los contactos del archivo CSV se registrarán en todas las emisiones que selecciones. Para excluir una fecha, cámbiala a «No registrar» mediante el menú desplegable.
Si eliges enviar un correo electrónico de confirmación, se enviará un correo a todos los suscriptores con el enlace único de cada webinar de tu serie.
Los correos electrónicos de recordatorio solo tendrán un enlace para el webinar específico en el que creaste el correo. Por tanto, a diferencia del correo electrónico de confirmación, los correos electrónicos de recordatorio no tendrán enlaces a todos los webinars de una serie.
Después de importar contactos a una serie, ten en cuenta que «Suscriptores registrados» se refiere al número total de suscriptores añadidos a todos los webinars de la serie. Por tanto, si subes 500 contactos para dos webinars de una serie, «Suscriptores registrados» mostrará 1000.
Historial de importaciones
Después de importar tus contactos, puedes consultar el historial de importaciones. Sigue estos pasos:
Haz clic en tu webinar.
En «Página de registro», haz clic en «Añadir contactos» > «Importar CSV».
Encontrarás el historial de importaciones en el lado derecho.
¡También puedes importar nuevos contactos en esta página!
«Total» muestra cuántos contactos se encontraron en el archivo CSV.
«Registrados» muestra cuántos contactos están registrados en tu webinar.
También puedes comprobar en esta página si has enviado el correo electrónico de confirmación.
¡Importante! Un contacto solo puede registrarse una vez por emisión.
Importar nombres con caracteres especiales (UTF-8)
No todas las versiones de Excel permiten guardar archivos CSV en UTF-8. En las versiones más recientes de Excel (2016 o posterior), verás la opción de guardar como «CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv)». Si tienes nombres con caracteres especiales (como ë) en tu lista de contactos, necesitas esta opción.
Otra solución es utilizar Hojas de cálculo de Google:
Copia todos los datos del archivo CSV.
Crea una hoja de cálculo en blanco en Google Spreadsheets.
Pega los datos del documento de Excel en la hoja de cálculo de Google.
Descarga el archivo como archivo CSV de Hojas de cálculo de Google.
El documento ya está guardado como CSV con formato UTF-8.
¡Importante! No vuelvas a abrir el archivo con Excel. Esto sobrescribirá el formato y tendrás que repetir el proceso.
Solucionar problemas al importar contactos
Si aparece un error durante la importación, comprueba los siguientes pasos.
¿Hay caracteres especiales en el archivo? A veces no podrás verlos. Sigue estas instrucciones.
Comprueba el orden de las filas y columnas del archivo CSV:
En la fila 1, columna A, debe aparecer email.
En la fila 2, columna B, debe aparecer first name.
En la fila 3, columna C, debe aparecer last name.
En la fila 4, columna D, debe aparecer company.
Los contactos importados no han recibido un correo electrónico
Esto puede deberse a estos tres motivos:
La opción de correo electrónico de confirmación está desactivada. Puedes comprobarlo al editar tu webinar, en «Correos electrónicos».
Los contactos ya estaban registrados o se habían importado antes.
Desmarcaste la opción de correo electrónico de confirmación durante la importación.
Puedes solucionar este problema siguiendo estos pasos:
Delete the broadcast and add it again. You can now re-import the contacts and send the confirmation email.
Configura un correo electrónico de recordatorio y envíalo. Este correo incluye el enlace de visualización único.
Añadir un contacto manualmente
Puedes añadir manualmente un único contacto a tu webinar. Ve al panel del webinar y haz clic en «Añadir contactos» > «Añadir uno manualmente». Se abrirá un formulario que puedes utilizar para registrar un único contacto. Asegúrate de seleccionar la zona horaria del espectador y la emisión correcta.
Al añadir manualmente un espectador a una serie, podrás especificar a qué webinars y emisiones quieres suscribirlo. Utiliza los menús desplegables o las casillas de verificación (bajo demanda) para cambiar las emisiones o excluir un webinar. El espectador recibe un único correo con todos los enlaces de visualización si eliges enviar un correo electrónico de confirmación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar contactos para un webinar de pago?
¡Sí! Al importar, aparecerá una opción para indicar si los espectadores pueden ver el webinar sin pagar.
¿Cuál es el número máximo de contactos que puedo importar?
Puedes importar un número de contactos equivalente a 10 veces el número de espectadores incluido en tu suscripción.
¿Puedo eliminar contactos importados?
Puedes gestionar y eliminar registros en las estadísticas del webinar.
Haz clic en «Registros» > «Todos los suscriptores» > «Opciones de suscriptor» > icono de la papelera.