Salesforce es un sistema muy utilizado para el marketing entrante y las ventas, que ofrece una completa plataforma CRM para gestionar productos e interacciones con los clientes. Esta integración te permite realizar un seguimiento eficaz de los clientes potenciales y segmentarlos, mejorando tus esfuerzos generales de ventas y marketing. Aprovecha la potencia combinada de WebinarGeek y Salesforce para optimizar tus estrategias de webinars e impulsar el crecimiento de tu negocio.
Salesforce está disponible como complemento en los planes Premium y se incluye de forma predeterminada en los planes Enterprise. Consulta nuestra página de precios para obtener más información.
¡Ten en cuenta! Actualmente, WebinarGeek no admite conexiones con cuentas de Salesforce en entorno sandbox.
¿Cómo funciona Salesforce con WebinarGeek?
Al conectar WebinarGeek con Salesforce, se configura automáticamente la base de la integración. Esto significa que podrás aprovechar inmediatamente lo siguiente:
Todos los registros de webinars se registran o actualizan automáticamente en Salesforce.
Todo el comportamiento de visualización y todas las acciones de los espectadores del webinar se enviarán automáticamente a Salesforce como eventos, como encuestas, llamadas a la acción, preguntas, formularios de evaluación y datos como el tiempo de visualización.
Los miembros de campaña creados mediante la integración de WebinarGeek tienen 3 estados:
"Registrado"
El estado predeterminado de los miembros de campaña creados.
"Visto"
El estado "hasResponded". Si tienes varios estados “hasReponded” en tu configuración predeterminada de Salesforce, no los modificaremos y crearemos un nuevo estado “Visto”.
“Cancelado”
El estado de los miembros de campaña que han cancelado su suscripción al webinar.
Cada cliente potencial se asocia a una campaña como miembro de campaña. Las campañas son específicas de las emisiones.
Conectar Salesforce
Sigue estos pasos para conectar WebinarGeek con Salesforce:
Haz clic en «Cuenta» en la parte superior derecha.
Haz clic en «Integraciones».
Elige «Salesforce».
Haz clic en «Conectar».
Si es necesario, inicia sesión en tu cuenta de Salesforce.
La conexión ya se ha completado y se han creado algunos activadores básicos.
¡Ten en cuenta! WebinarGeek creará varios campos invisibles de ID externo en Salesforce con nombres como «WebinarGeek_BroadcastId». No debes eliminar ni editar estos campos ni cambiar sus permisos si quieres utilizar la integración con Salesforce.
Desconectar Salesforce o conectar una cuenta diferente supone perder los activadores configurados.
Permisos (básicos)
WebinarGeek, como software, actúa en nombre del rol «Administrador del sistema» de la cuenta de Salesforce. Los permisos que utilizamos son:
‘ModifyMetadata’
Para configurar automáticamente las cuentas de Salesforce y facilitar su uso.
‘ViewAllData’
Para leer los datos de la organización.
Estos objetos se crean al conectar Salesforce con WebinarGeek:
'Objeto de miembro de campaña'
Member_WebinarGeek_SubscriptionId__c
'Objeto de campaña'
WebinarGeek_BroadcastId__c
'Objeto de cliente potencial'
Lead_WebinarGeek_SubscriptionId__c
El usuario de la integración debe tener permisos de escritura en estos campos. Estos permisos no se conceden de forma predeterminada.
No dudes en contactarnos si no puedes conceder estos permisos.
Permisos (avanzados/experimentales)
Si eres un usuario avanzado de la plataforma Salesforce y prefieres tener más control sobre los permisos que concedes a las integraciones, puedes solicitar el uso de conjuntos de permisos personalizados para conectar WebinarGeek y Salesforce.
Si deseas hacerlo, ponte en contacto con el equipo de soporte, ya que debemos activar esta función para tu cuenta.
Para que los permisos personalizados funcionen con la integración de WebinarGeek, debes crear un usuario con un conjunto de permisos llamado «WGIntegration». Sigue estos pasos:
Configura un usuario con el perfil «Standard User» y asegúrate de que «Marketing User» esté activado.
Crea un conjunto de permisos llamado «WGIntegration».
Permisos del sistema
El conjunto de permisos personalizado requiere que se activen los siguientes permisos del sistema.System
API Enabled
Custom Permissions
Modify All Data
Modify Metadata Through Metadata API Functions
View All Data
Configuración de objetos.
La integración de WebinarGeek interactúa con cinco objetos principales:
Campaign
Campaign Member
Contact
Lead
Tareas.
A continuación se muestran capturas de pantalla de los distintos ajustes que debes aplicar en cada sección.
1. Campaign
Creamos un campo personalizado, WebinarGeek_Broadcast_ID; el conjunto de permisos necesita permisos de edición para este campo.
Permisos de objetos:
2. Miembros de campaña
Creamos un campo personalizado, WebinarGeek Subscription ID; el conjunto de permisos necesita permisos de edición para este campo.
Permisos de objetos:
3. Contactos
No creamos campos personalizados para el objeto Contact.
Permisos de objetos:
4. Clientes potenciales
Creamos un campo personalizado, Lead_WebinarGeek_SubscriptionId, que requiere permisos de edición.
Permisos de objetos:
5. Tasks
No creamos campos personalizados para Tareas.
Permisos de objetos:
Desconectar Salesforce
Desconectar Salesforce de WebinarGeek es rápido y sencillo. Sigue estos pasos:
Haz clic en «Cuenta» en la parte superior derecha.
Haz clic en «Integraciones».
Elige «Salesforce».
Haz clic en «Opciones».
Elige «Desconectar Salesforce».
¡Ten en cuenta! Desconectar Salesforce significa que perderás tus activadores. Deberás volver a crearlos si vuelves a conectar Salesforce.
Activadores
Los activadores indican a la integración que sincronice datos entre WebinarGeek y Salesforce. Cuando se desencadena un determinado evento, el activador garantiza que se ejecute un proceso posteriormente.
Lista de activadores disponibles
Los siguientes activadores están disponibles para Salesforce:
Nuevo registro
Emisión cancelada
Suscripción al webinar cancelada
Nuevo espectador
Nuevo espectador en directo
Nuevo espectador de la repetición
Un nuevo espectador ha empezado a ver el webinar
Nuevo voto en encuesta
Nueva respuesta de cuestionario
Nueva llamada a la acción
Nuevo formulario de evaluación
Nuevo mensaje en el cuadro de preguntas del webinar
Evaluación completada correctamente
Nueva pregunta de preguntas y respuestas
Se envía o se hace clic en una nueva llamada a la acción específica
Puedes consultar nuestro artículo «Activadores» para obtener más información sobre estos activadores.
Información adicional sobre los activadores de Salesforce
Nuevo registro
Información necesaria
Salesforce requiere más información para crear un miembro de campaña o cliente potencial que WebinarGeek para una suscripción a un webinar. Los datos adicionales necesarios son:
Apellidos
Empresa
Para evitar que falle el activador «Nuevo registro», WebinarGeek envía automáticamente los apellidos y la empresa como «-» cuando no se proporcionan en el formulario de registro.
Clientes potenciales existentes
Si ya existe un miembro de campaña o cliente potencial de Salesforce con la dirección de correo electrónico proporcionada y el suscriptor introduce información existente, como un número de teléfono, se sobrescribirán los datos de ese cliente potencial.
Activadores de interacción
Incluimos los siguientes activadores como «activadores de interacción»:
Nueva respuesta de cuestionario
Nuevo voto en encuesta
Nueva llamada a la acción
Nuevo formulario de evaluación
Nuevo mensaje en el cuadro de preguntas del webinar
Evaluación completada correctamente
Nueva pregunta de preguntas y respuestas
Estos activadores envían los datos a Salesforce como una tarea vinculada al contacto o cliente potencial en cuestión.
Acciones
Las acciones indican al software qué debe hacer cuando se activa un activador. Por ejemplo, puedes configurar que se añada un cliente potencial a una lista de CRM cuando se inscriba en un webinar.
Lista de acciones disponibles
Las siguientes acciones están disponibles para Salesforce:
Añadir miembro de campaña
Añade el cliente potencial a una campaña en Salesforce (si no existe ninguna), actualiza su actividad o crea una tarea en Salesforce relacionada con el cliente potencial.
Set campaign status to “Aborted”
Esta acción solo está disponible para el activador «Emisión cancelada». Hace que tu campaña refleje la cancelación al establecer su estado en «Cancelada».
Obtén más información sobre la configuración de activadores en nuestro artículo «Activadores».
Activadores predeterminados
Al conectar Salesforce con WebinarGeek se crea inmediatamente un conjunto de activadores predeterminados. Se crean los siguientes activadores:
Activador | Acción |
Nuevo registro | Añadir miembro de campaña |
Emisión cancelada | Set campaign status to “Aborted” |
Suscripción al webinar cancelada | Añadir miembro de campaña |
Nuevo espectador | Añadir miembro de campaña |
Nuevo voto en encuesta | Añadir miembro de campaña |
Nueva respuesta de cuestionario | Añadir miembro de campaña |
Nueva llamada a la acción | Añadir miembro de campaña |
Nuevo formulario de evaluación | Añadir miembro de campaña |
Nuevo mensaje en el cuadro de preguntas del webinar | Añadir miembro de campaña |
Evaluación completada correctamente | Añadir miembro de campaña |
Nueva pregunta de preguntas y respuestas | Añadir miembro de campaña |
En resumen, tu conexión entre WebinarGeek y Salesforce realizará un seguimiento de los registros, los espectadores y las interacciones de forma predeterminada, sin necesidad de configuración manual.
Si necesitas activadores adicionales, puedes añadirlos tú mismo. Obtén más información al respecto aquí.
También puedes eliminar los activadores que no necesites. Obtén más información al respecto aquí.
Campos enviados a Salesforce
La siguiente información se envía a Salesforce si se proporciona en el formulario de registro del participante:
Nombre
Apellidos
Dirección de correo electrónico
Nombre de la empresa
Cargo
País
Ciudad
Código postal
Calle
Número
Número de teléfono
Si necesitas enviar más datos a Salesforce, puedes hacerlo con nuestra integración con Zapier.
Encontrar tus webinars en Salesforce
Ve a la pestaña «Campaigns» de Salesforce
Establece la lista en «Recently Viewed»
Se creará una campaña en Salesforce en cuanto tu webinar reciba su primer suscriptor. La campaña tendrá el estado «Planned», a menos que lo cambies manualmente.
Si cancelas una emisión, el webinar se añadirá a Salesforce como una campaña con el estado «Aborted».
Encontrar tus suscriptores en Salesforce
Todos los suscriptores:
Ve a la pestaña «Clientes potenciales» de Salesforce
Selecciona el suscriptor cuya información quieres consultar
Por webinar:
Ve a la pestaña «Campaigns» de Salesforce
Selecciona el webinar cuyos suscriptores quieres consultar
Desplázate hasta «Campaign members» y haz clic en «View all»
Selecciona el suscriptor cuya información quieres consultar
El historial de campañas te muestra todos los webinars en los que se ha inscrito el cliente potencial.
Consejos y trucos de Salesforce
Salesforce Marketing Cloud y Pardot
Usa «Campaign Member Statuses» para segmentar automáticamente según datos del webinar, como registros, espectadores y ausencias. Esto te permite crear, por ejemplo, listas de segmentación e informes en Marketing Cloud o Pardot.
Pardot y automatizaciones de marketing
Usa Clientes potenciales y Campaigns para sincronizar datos de webinars con Pardot Prospect Records, Pardot Automation Rules, Dynamic Lists y más.
¡Ten en cuenta! Los datos de webinars en Salesforce se registran como Lead Campaign History en lugar de como Prospect Activity. Esto es independiente de Engagement History.
También puedes usar nuestra integración directa con Salesforce para sincronizar los datos de tus webinars con Salesforce Marketing Cloud y más.