As-tu géré les inscriptions via ton propre site web ou ta page de destination, ou as-tu utilisé un autre outil de webinar ? Tu peux alors facilement importer tes contacts via un fichier .csv afin qu’ils n’aient pas à s’inscrire à nouveau à ton webinar.
Cette option n’est pas disponible pendant l’Essai gratuit. Tu peux contacter l’assistance pour l’activer ici.
Créer un fichier CSV
Tu as besoin d’un fichier CSV pour importer tes contacts. Un fichier CSV est un format spécial dans Excel, Numbers ou Google Spreadsheet. Il facilite la gestion et l’importation des données.
Commence par ouvrir un fichier Excel vierge. Crée trois colonnes : une pour « email », une pour « first name » et une pour « last name ».
Si tu n’as pas rendu le champ « last name » obligatoire, tu peux choisir d’ajouter ou non la colonne « last name » au fichier CSV.
Ajoute un quatrième champ « company » pour importer le nom d’une entreprise.
Ajoute un cinquième champ « external_id » pour importer un ID externe pour les participants.
Il n’est pas possible d’importer davantage de champs.
Après avoir créé ces colonnes, ajoute les données de tes contacts et enregistre le fichier au format .csv (séparé par un séparateur de liste).
Télécharge un exemple de fichier CSV ici. Pour démarrer le téléchargement, fais un clic droit > « Ouvrir le lien dans un nouvel onglet ».
En plus du prénom, du nom et de l’adresse e-mail, tu peux également importer le nom de l’entreprise. Pour cela, ajoute une colonne supplémentaire à ta feuille de calcul. Nomme la quatrième colonne (D) « company ».
Si tu souhaites ajouter un ID externe pour les participants, tu peux ajouter une cinquième colonne. Nomme cette colonne (E) « external_id ». Dans les Statistiques et dans l’exportation, cette colonne contiendra les numéros d’inscription des participants.
Remarque : « external_id » doit toujours être placé dans la cinquième colonne, même si tu ne souhaites pas enregistrer de nom d’entreprise.
Le fichier CSV se présentera alors ainsi :
Remarque : Si tu souhaites uniquement enregistrer le prénom et l’entreprise, tu dois tout de même ajouter la troisième colonne « lastname », que tu peux laisser vide.
Tu peux cliquer ici pour télécharger un exemple de fichier CSV avec le nom de l’entreprise. Fais un clic droit > Ouvrir dans un nouvel onglet pour démarrer le téléchargement.
Remarque : La politique d’utilisation équitable fixe un nombre maximal de contacts que tu peux importer chaque jour. Tu peux importer jusqu’à dix fois ta limite de spectateurs, dans la limite de 10 000 contacts, à condition d’avoir un expéditeur d’e-mails personnalisé. Si tu n’as pas encore vérifié ta propre adresse e-mail, et pendant les deux premières semaines de ton abonnement, tu peux importer jusqu’à cinq fois ta limite de spectateurs.
Importer le fichier CSV
Accède au tableau de bord du webinar et clique sur « Ajouter des contacts ». Une fenêtre s’ouvre alors ; clique sur « Importation CSV ».
Remarque : Il est important que le webinar soit publié avant de pouvoir importer des contacts.
Un écran s’ouvre dans lequel tu peux importer le fichier CSV.
Sélectionner un fichier CSV
Clique sur « Sélectionner un fichier » et sélectionne le fichier CSV que tu as enregistré sur ton ordinateur. Le fichier est maintenant ajouté et prêt à être importé.
Remarque : Assure-toi que le fichier respecte les exigences décrites dans « Créer un fichier CSV ».
Sélectionner une diffusion
Si ton webinar comporte plusieurs diffusions, sélectionne la bonne diffusion dans le menu déroulant. Tes contacts seront inscrits à cette diffusion spécifique.
Envoyer un e-mail de confirmation
Envoie un e-mail de confirmation aux contacts importés. Tu trouveras l’e-mail de confirmation sur la page du webinar, dans la section « E-mails ». L’e-mail de confirmation contient le lien de visionnage unique permettant d’accéder au webinar en direct.
Tu n’as pas envoyé l’e-mail de confirmation lors de l’importation, mais tu souhaites que tes contacts le reçoivent ? Deux options s’offrent à toi :
Supprime la diffusion et ajoute-la de nouveau. Tu peux maintenant réimporter les contacts et envoyer l’e-mail de confirmation.
Configure un e-mail de rappel et envoie-le. L’e-mail de rappel contient également le lien de visionnage unique.
Ne pas envoyer d’e-mail de confirmation
Décoche l’option « Envoyer un e-mail de confirmation » afin de ne pas envoyer l’e-mail de confirmation. Tu devras alors trouver un autre moyen pour que les participants reçoivent leur lien de visionnage unique, par exemple via ton propre logiciel d’e-mail marketing.
Accède aux Statistiques de ton webinar. Clique sur « Page d’inscription », puis sur « Abonnés ». Tu trouveras les liens de visionnage uniques dans le fichier d’exportation que tu peux télécharger ici.
Importer
Une fois le fichier CSV importé, la bonne diffusion sélectionnée et l’envoi ou non de l’e-mail de confirmation choisi, tu peux terminer l’importation en cliquant simplement sur « Importer ».
Une fois l’importation terminée, tu recevras un aperçu des données importées.
Importer un fichier CSV pour une série
Tu peux importer des contacts via un fichier CSV pour toute une série de Webinaires en une seule fois. Sur l’écran d’importation CSV d’une série de Webinaires, tu peux sélectionner les dates de plusieurs Webinaires. Tous les contacts du fichier CSV seront inscrits à toutes les diffusions que tu sélectionnes. Pour exclure une date, sélectionne « Ne pas inscrire » dans le menu déroulant.
Si tu choisis d’envoyer un e-mail de confirmation, un seul e-mail contenant le lien unique de chaque webinar de ta série sera envoyé à tous les abonnés.
Les e-mails de rappel contiendront uniquement un lien vers le webinar spécifique pour lequel tu as créé l’e-mail. Ainsi, contrairement à l’e-mail de confirmation, les e-mails de rappel ne contiennent pas de liens vers tous les webinars d’une série.
Après avoir importé des contacts dans une série, garde à l’esprit que « Abonnés inscrits » correspond au nombre total d’abonnés ajoutés à tous les webinars de la série. Ainsi, si tu importes 500 contacts pour deux webinars d’une série, « Abonnés inscrits » affichera 1 000.
Historique des importations
Après avoir importé tes contacts, tu peux consulter l’historique des importations. Suis ces étapes :
Clique sur ton webinar.
Sous « Page d’inscription », clique sur « Ajouter des contacts » > « Importation CSV ».
Tu trouveras l’historique des importations à droite.
Tu peux également importer de nouveaux contacts sur cette page !
« Total » indique le nombre de contacts trouvés dans le fichier CSV.
« Inscrits » indique le nombre de contacts inscrits à ton webinar.
Tu peux également vérifier sur cette page si tu as envoyé l’e-mail de confirmation.
Remarque : Un contact ne peut être inscrit qu’une seule fois par diffusion.
Importer des noms avec des caractères spéciaux (UTF-8)
Toutes les versions d’Excel ne permettent pas d’enregistrer des fichiers CSV au format UTF-8. Dans les versions récentes d’Excel (2016+), l’option « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv) » est proposée. Tu as besoin de cette option si les noms de ta liste de contacts comportent des caractères spéciaux (comme ë).
Une autre solution consiste à utiliser Google Spreadsheets :
Copie toutes les données du fichier CSV.
Crée une feuille de calcul vierge dans Google Spreadsheets.
Colle les données du document Excel dans la feuille de calcul Google.
Télécharge le fichier au format CSV de Google Spreadsheets.
Le document est maintenant enregistré au format CSV UTF-8.
Remarque : N’ouvre plus le fichier avec Excel. Cela écraserait le format et tu devrais recommencer le processus.
Résoudre les problèmes lors de l’importation de contacts
Si une erreur apparaît lors de l’importation, vérifie les points suivants.
Le fichier contient-il des caractères spéciaux ? Ils ne sont parfois pas visibles. Suis ces instructions.
Vérifie l’ordre des lignes et des colonnes dans le fichier CSV :
Dans la ligne 1, colonne A, il doit y avoir email.
Dans la ligne 2, colonne B, il doit y avoir first name.
Dans la ligne 3, colonne C, il doit y avoir last name.
Dans la ligne 4, colonne D, il doit y avoir company.
Les contacts importés n’ont pas reçu d’e-mail
Cela peut être dû à l’un des trois points suivants :
L’option d’e-mail de confirmation est désactivée. Tu peux le vérifier en modifiant ton webinar, dans la section « E-mails ».
Les contacts étaient déjà inscrits ou ont déjà été importés.
Tu as décoché l’option d’e-mail de confirmation lors de l’importation.
Tu peux résoudre ce problème en suivant les étapes suivantes :
Supprime la diffusion et ajoute-la de nouveau. Tu peux maintenant réimporter les contacts et envoyer l’e-mail de confirmation.
Configure un e-mail de rappel et envoie-le. Le lien de visionnage unique est inclus dans cet e-mail.
Ajouter un contact manuellement
Tu peux ajouter manuellement un seul contact à ton webinar. Accède au tableau de bord du webinar et clique sur « Ajouter des contacts » > « Ajouter un contact manuellement ». Un formulaire s’ouvre et te permet d’inscrire un seul contact. Veille à sélectionner le fuseau horaire du spectateur et la bonne diffusion.
Lorsque tu ajoutes manuellement un spectateur à une série, tu peux préciser les webinars et les diffusions auxquels l’inscrire. Utilise les menus déroulants ou les cases à cocher (à la demande) pour modifier les diffusions ou exclure un webinar. Si tu choisis d’envoyer un e-mail de confirmation, le spectateur reçoit un seul e-mail contenant tous les liens de visionnage.
Questions fréquentes
Puis-je importer des contacts pour un webinar payant ?
Oui ! Lors de l’importation, une option apparaît pour indiquer si les spectateurs peuvent regarder le webinar sans payer.
Quel est le nombre maximal de contacts que je peux importer ?
Tu peux importer un nombre de contacts égal à dix fois le nombre de spectateurs inclus dans ton abonnement.
Puis-je supprimer des contacts importés ?
Tu peux gérer et supprimer les inscriptions dans les Statistiques du webinar.
Clique sur « Inscriptions » > « Tous les abonnés » > « Options de l’abonné » > l’icône de corbeille.