Pour respecter, par exemple, la législation RGPD il est nécessaire de demander le consentement pour traiter et enregistrer les données personnelles des personnes qui s’inscrivent. À cette fin, WebinarGeek te permet de créer des champs de consentement et de les ajouter à toutes tes pages d’inscription. Le plus simple est de les ajouter depuis ton compte.
Au niveau du compte
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte » dans le menu déroulant.
Accède à « Confidentialité et sécurité ».
Clique sur « Champs de consentement ».
Clique sur « Ajouter un champ de consentement ».
Ajoute un « Nom à usage interne » ; seul le propriétaire du compte peut le voir.
Ajoute un « Texte à côté de la case à cocher » ; ce texte s’affichera sur la page d’inscription ou le formulaire intégré, à côté de la case où les inscrits peuvent indiquer qu’ils acceptent les conditions générales.
Tu peux empêcher les personnes de s’inscrire si elles ne donnent pas leur consentement. Pour cela, clique sur « Rendre le champ obligatoire, inscription sans consentement impossible ».
Choisis le type de champ de consentement parmi les trois types disponibles.
« Afficher uniquement la case à cocher et le texte » : la personne qui s’inscrit verra uniquement la case à cocher et le texte ajouté dans « Texte à côté de la case à cocher ».
« Lien vers une URL externe » : tu peux ajouter ici un lien vers ton accord. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, puis ajoute une URL externe.
« Lien vers un texte d’accord » : tu peux ajouter ton propre texte d’accord ; il s’affichera dans une fenêtre contextuelle lorsque le visiteur cliquera dessus. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, puis ajoute ton texte.
Configure les webinaires auxquels ce champ de consentement s’applique. Avec « Toutes les langues », il sera utilisé pour chaque webinaire ; avec « Néerlandais », pour tous les webinaires configurés en néerlandais ; et avec « Anglais », pour tous les webinaires configurés en anglais.
N’oublie pas de cliquer sur « Créer le consentement » pour enregistrer tes modifications !
Configurer pour chaque webinaire
Tu peux créer un champ de consentement distinct pour chaque webinaire. Par exemple, si tu as configuré des conditions différentes pour chaque webinaire.
Suis ces étapes pour configurer un champ de consentement pour un webinaire spécifique :
Trouve ton webinaire dans l’aperçu de tes webinaires et clique sur son titre.
Clique sur le bouton « Modifier le webinaire ».
Accède à « Inscription ».
Accède à « Champs d’inscription ».
Clique sur « Ajouter un champ de consentement » en bas de la page.
Ajoute un « Nom à usage interne » ; seul le propriétaire du compte peut le voir.
Ajoute un « Texte à côté de la case à cocher » ; ce texte s’affichera sur la page d’inscription ou le formulaire intégré, à côté de la case où les inscrits peuvent indiquer qu’ils acceptent les conditions générales.
Tu peux empêcher les personnes de s’inscrire si elles ne donnent pas leur consentement. Pour cela, clique sur « Rendre le champ obligatoire, inscription sans consentement impossible ».
Choisis le type de champ de consentement parmi les trois types disponibles.
« Afficher uniquement la case à cocher et le texte » : la personne qui s’inscrit verra uniquement la case à cocher et le texte ajouté dans « Texte à côté de la case à cocher ».
« Lien vers une URL externe » : tu peux ajouter ici un lien vers ton accord. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, puis ajoute une URL externe.
« Lien vers un texte d’accord » : tu peux ajouter ton propre texte d’accord ; il s’affichera dans une fenêtre contextuelle lorsque le visiteur cliquera dessus. Donne à ton accord un nom approprié, visible par tes visiteurs, puis ajoute ton texte.
N’oublie pas de cliquer sur « Créer le consentement » pour enregistrer tes modifications !
As-tu également un champ de consentement général actif dans ton compte ? Le champ de consentement distinct s’affichera sous le champ général.
Utiliser comme consentement à recevoir des e-mails
Tu peux choisir d’enregistrer le champ de consentement comme champ de consentement à recevoir des e-mails. Ainsi, les inscriptions seront automatiquement ajoutées à une liste d’e-mails après consentement. Configure ton intégration e-mail avec WebinarGeek pour activer cette fonctionnalité.
Coche la case « Ce champ est un champ de consentement à recevoir des e-mails ».
Lorsque tu marques un champ de consentement comme « consentement à recevoir des e-mails », cela signifie :
Pour le webinaire où ce champ est visible, les utilisateurs seront ajoutés à une liste d’e-mails uniquement si cette option est activée.
Cette option fonctionne automatiquement avec tes intégrations e-mail dans WebinarGeek. Ainsi, si tu as configuré une intégration avec MailChimp, Autorespond ou tout autre fournisseur de messagerie pris en charge, une personne sera automatiquement ajoutée à cette liste de diffusion lorsqu’elle cochera le champ de consentement requis.
Pour les webinaires où ce champ n’est pas visible, les utilisateurs seront toujours ajoutés à ta liste de diffusion (si tu en as configuré une).
Modifier/supprimer un champ de consentement
Au niveau du compte
Suis les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer des champs de consentement dans ton compte :
Clique sur « Compte » en haut à droite.
Clique sur « Mon compte » dans le menu déroulant.
Accède à « Confidentialité et sécurité ».
Clique sur « Champs de consentement ».
Clique sur les trois points à côté du champ de consentement que tu souhaites modifier ou supprimer.
Choisis « Modifier » pour modifier le champ de consentement ou « Supprimer » pour le retirer de ton compte.
Pour chaque webinaire
Suis les étapes ci-dessous pour modifier ou supprimer des champs de consentement pour chaque webinaire :
Trouve ton webinaire dans l’aperçu de tes webinaires et clique sur son titre.
Clique sur le bouton « Modifier le webinaire ».
Accède à « Inscription ».
Accède à « Champs d’inscription ».
Clique sur « Options ».
Choisis « Modifier » pour modifier le champ de consentement ou « Supprimer » pour le retirer du webinaire.
Exporter les données pour la charge de la preuve
Toutes les données collectées via tes « champs de consentement » sont accessibles dans les statistiques de ton webinaire. Tu peux ainsi toujours répondre aux exigences du RGPD relatives à la charge de la preuve.
Clique sur « Statistiques » dans le tableau de bord de ton webinaire, puis accède à « Inscriptions » > « Inscrits » et clique sur « Exporter au format CSV ». Ouvre le fichier .CSV et ajuste la largeur des colonnes pour voir correctement toutes les colonnes renseignées. Clique ici pour en savoir plus sur l’ajustement automatique de la largeur des colonnes.
Le fichier .CSV contient deux colonnes supplémentaires :
Consentements : tu y trouveras les champs de consentement acceptés par le spectateur.
Source d’inscription : tu y trouveras la source depuis laquelle le spectateur s’est inscrit, par exemple la page d’inscription, un formulaire intégré ou une autre source.
Mots-clés : champs d’autorisation