Avez-vous géré les inscriptions via votre propre site web ou page de destination, ou avez-vous utilisé un autre outil de webinaire ? Dans ce cas, vous pouvez facilement importer vos contacts à partir d'un fichier .csv afin qu'ils n'aient pas besoin de s'inscrire à nouveau à votre webinaire.
Cette option n'est pas disponible pendant la période d'essai gratuite. Vous pouvez contacter l'assistance pour l'activer. ici.
Créer un fichier CSV
Vous avez besoin d'un fichier CSV pour importer vos contacts. Un fichier CSV est un format spécifique. Exceller, Nombres ou Feuille de calcul GoogleCela facilite la gestion et l'importation des données.
Commencez par ouvrir un fichier Excel vide. Créez ensuite trois colonnes : une pour l’adresse e-mail, une pour le prénom et une pour le nom.
Si vous n'avez pas rendu obligatoire le remplissage du champ « nom de famille », vous pouvez choisir d'ajouter ou non la colonne « nom de famille » dans le fichier CSV.
Ajoutez un quatrième champ « entreprise » pour importer le nom de l'entreprise.
Ajoutez un cinquième champ « external_id » pour importer un identifiant externe pour les participants.
L'importation de champs supplémentaires n'est pas possible.
Après avoir créé les premières colonnes, ajoutez les données de vos contacts et enregistrez le fichier au format .csv (séparateur de liste).
Télécharger un exemple de fichier CSV iciPour lancer le téléchargement, faites un clic droit avec votre souris > « Ouvrir le lien dans un nouvel onglet ».
Outre le prénom, le nom et l'adresse e-mail, vous pouvez également importer le nom de l'entreprise. Pour ce faire, ajoutez une colonne supplémentaire à votre feuille de calcul. Nommez la quatrième colonne (D) « Entreprise ».
Pour ajouter un identifiant externe aux participants, vous pouvez créer une cinquième colonne. Nommez-la « external_id » (E). Dans les statistiques et les exportations, cette colonne contiendra les numéros d'inscription des participants.
Veuillez noter! Le champ « external_id » doit toujours être placé dans la cinquième colonne, même si vous ne souhaitez pas enregistrer de nom d'entreprise.
Le fichier CSV ressemblera alors à ceci :
Veuillez noter! Si vous souhaitez uniquement enregistrer le prénom et le nom de l'entreprise, vous devrez tout de même ajouter la troisième colonne « nom de famille » ; vous pouvez laisser cette colonne vide.
Vous pouvez cliquer ici Pour télécharger un exemple de fichier CSV avec le nom de l'entreprise ajouté, veuillez cliquer avec le bouton droit de la souris > ouvrir un nouvel onglet pour lancer le téléchargement.
Veuillez noter! La politique d'utilisation équitable limite le nombre de contacts que vous pouvez importer par jour. Vous pouvez importer jusqu'à dix fois votre limite de visionnage, dans la limite de 10 000 contacts, sous réserve de disposer d'un compte. expéditeur d'e-mails personnalisésSi vous n'avez pas encore vérifié votre adresse e-mail, et pendant les deux premières semaines de votre abonnement, vous pouvez importer jusqu'à cinq fois votre limite de visionnage.
Téléchargez le fichier CSV
Allez à tableau de bord du webinaire Cliquez ensuite sur « Ajouter des contacts ». Une fenêtre s'ouvrira ; vous pourrez alors cliquer sur « Importer un fichier CSV ».
Veuillez noter! Il est important que le webinaire soit publié avant de pouvoir télécharger les contacts.
Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de télécharger le fichier CSV.
Sélectionnez le fichier CSV
Cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez le fichier CSV enregistré sur votre ordinateur. Le fichier est maintenant ajouté et prêt à être importé.
Veuillez noter! Assurez-vous que le fichier respecte les exigences décrites dans « Créer un fichier CSV ».
Sélectionnez une diffusion
Si votre webinaire est diffusé à plusieurs reprises, veuillez sélectionner la diffusion souhaitée dans le menu déroulant. Vos contacts seront inscrits à cette diffusion spécifique.
Envoyer un courriel de confirmation
Envoyer un courriel de confirmation Pour les contacts importés. Vous trouverez l'e-mail de confirmation sur la page du webinaire, dans la section « E-mails ». Cet e-mail contient le lien unique pour accéder au webinaire en direct.
N'avez-vous pas envoyé le courriel de confirmation Lors de l'importation, souhaitez-vous que vos contacts reçoivent l'e-mail ? Dans ce cas, deux options s'offrent à vous :
Supprimez la diffusion et ajoutez-la à nouveau. Vous pouvez maintenant réimporter les contacts et envoyer l'e-mail de confirmation.
Configurez un e-mail de rappel et envoyez-le. Cet e-mail contient également le lien de visualisation unique.
N'envoyez pas d'e-mail de confirmation
Décochez l'option « Envoyer un e-mail de confirmation » si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail de confirmation. Vous devrez alors trouver un autre moyen pour les participants de recevoir leur lien de visionnage unique, par exemple via votre logiciel d'emailing.
Accédez aux statistiques de votre webinaire. Cliquez sur « Page d'inscription », puis sur « Abonnés ». Vous trouverez les liens de visionnage uniques dans le fichier d'exportation téléchargeable ici.
Importer
Une fois le fichier CSV téléchargé, la diffusion appropriée sélectionnée et l'envoi de l'e-mail de confirmation choisi, vous pouvez finaliser l'importation en cliquant simplement sur « Importer ».
Une fois l'importation terminée, vous recevrez un aperçu des données importées.
Importer un fichier CSV pour une série
Vous pouvez importer vos contacts pour l'ensemble de la série de webinaires en une seule fois via un fichier CSV. Sur l'écran d'importation CSV, vous pourrez sélectionner les dates de plusieurs webinaires. Tous les contacts du fichier CSV seront inscrits à toutes les sessions sélectionnées. Pour exclure une date, sélectionnez « Ne pas s'inscrire » dans le menu déroulant.
Si vous choisissez d'envoyer un e-mail de confirmation, un seul e-mail sera envoyé à tous les abonnés avec le lien unique pour chaque webinaire de votre série.
Courriels de rappel Le courriel de rappel ne contiendra qu'un lien vers le webinaire spécifique pour lequel vous l'avez créé. Contrairement au courriel de confirmation, il ne contiendra donc pas de liens vers tous les webinaires d'une même série.
Après avoir importé des contacts dans une série, veuillez noter que le nombre d'abonnés inscrits correspond au nombre total d'abonnés ajoutés à tous les webinaires de la série. Ainsi, si vous importez 500 contacts pour deux webinaires d'une même série, le nombre d'abonnés inscrits affiché sera de 1 000.
Historique d'importation
Après avoir importé vos contacts, vous pouvez consulter l'historique d'importation. Suivez les étapes suivantes :
Cliquez sur votre webinaire.
Sur la page « Inscription », cliquez sur « Ajouter des contacts » > « Importation CSV ».
L'historique des importations se trouve sur la droite.
Vous pouvez également importer de nouveaux contacts sur cette page !
« Total » vous indique le nombre de contacts trouvés dans le fichier CSV.
La mention « Inscrits » indique le nombre de contacts inscrits à votre webinaire.
Vous pouvez également vérifier sur cette page si vous avez envoyé l'e-mail de confirmation.
Veuillez noter! Un contact ne peut être enregistré qu'une seule fois par diffusion.
Importation de noms contenant des caractères spéciaux (UTF-8)
Toutes les versions d'Excel ne permettent pas d'enregistrer les fichiers CSV au format UTF-8. Dans les versions récentes (2016 et suivantes), vous trouverez l'option « CSV UTF-8 (séparateur : virgule) (*.csv) ». Si votre liste de contacts contient des noms avec des caractères spéciaux (comme ë), cette option est nécessaire.
Une autre solution consiste à utiliser Google Sheets :
Copiez toutes les données du fichier CSV.
Créez une feuille de calcul vierge dans Google Sheets.
Collez les données du document Excel dans la feuille de calcul Google.
Téléchargez le fichier au format CSV (Google Sheets).
Le document est maintenant enregistré au format CSV UTF-8.
Veuillez noter! N’ouvrez plus le fichier avec Excel. Cela écraserait le format et vous devriez recommencer la procédure.
Dépannage lors de l'importation des contacts
Si une erreur survient lors de l'importation, veuillez suivre les étapes suivantes.
Le fichier contient-il des caractères spéciaux ? Il arrive qu’ils soient invisibles. Suivez les instructions. ces instructions.
Vérifiez l'ordre des lignes et des colonnes dans le fichier CSV :
Dans la ligne 1, colonne A – il devrait y avoir e-mail.
Dans la ligne 2, colonne B – il devrait y avoir prénom.
Dans la ligne 3, colonne C – il devrait y avoir nom de famille.
Dans la ligne 4, colonne D, il devrait y avoir entreprise.
Les contacts importés n'ont pas reçu d'e-mail
Cela peut être dû à ces trois points :
L'option d'envoi d'un e-mail de confirmation est désactivée. Vous pouvez le vérifier lors de la modification de votre webinaire, dans la section « E-mails ».
Les contacts étaient déjà enregistrés ou avaient déjà été importés.
Vous avez décoché l'option d'e-mail de confirmation lors de l'importation.
Vous pouvez résoudre ce problème en suivant les étapes suivantes :
Supprimez la diffusion et ajoutez-la à nouveau. Vous pouvez maintenant réimporter les contacts et envoyer l'e-mail de confirmation.
Configurez un e-mail de rappel et envoyez-le. Le lien de visionnage unique se trouve dans cet e-mail.
Ajouter un contact manuellement
Vous pouvez ajouter manuellement un seul contact à votre webinaire. Rendez-vous dans la section tableau de bord du webinaire Cliquez ensuite sur « Ajouter des contacts » > « Ajouter manuellement ». Un formulaire s'ouvrira, vous permettant d'enregistrer un contact. Veillez à sélectionner le fuseau horaire du spectateur et la diffusion appropriée.
Lorsque vous ajoutez manuellement un participant à une série, vous pouvez choisir les webinaires et les diffusions auxquels l'abonner. Utilisez les menus déroulants ou les cases à cocher (à la demande) pour modifier les diffusions ou exclure un webinaire. Si vous choisissez d'envoyer un e-mail de confirmation, le participant recevra un seul e-mail contenant tous les liens de visionnage.
Foire aux questions
Puis-je importer les contacts d'un webinaire payant ?
Oui, c'est possible ! Lors de l'importation, une option apparaîtra pour indiquer si les spectateurs peuvent visionner le webinaire gratuitement.
Quel est le nombre maximum de contacts que je peux importer ?
Vous pouvez importer 10 fois plus de contacts que le nombre de spectateurs de votre abonnement.
Puis-je supprimer les contacts importés ?
Vous pouvez gérer et supprimer les inscriptions dans les statistiques du webinaire.
Cliquez sur « Inscriptions » > « Tous les abonnés » > « Options d'abonnement » > Icône de la corbeille.